Czy pracownikowi na poczet podróży można wypłacać zaliczki

Izabela Nowacka

Autor: Izabela Nowacka

Dodano: 19 kwietnia 2018
Pytanie:  Charakter pracy pracownika (miejsce pracy: teren całego kraju) wymaga nocowania w hotelach, jeżdżenia czasami taksówkami oraz innymi środkami lokomocji. Pracownik czasami sam płaci a potem rozlicza się z pracodawcą za pomocą rachunków, biletów. Teraz chcemy w każdym miesiącu wypłacać mu zaliczkę na poczet tych wydatków np. 500 zł. Po rozliczeniu się z wydatków miesięcznie, jeżeli nie wykorzysta całej zaliczki to dostanie na przyszły miesiąc kwotę różnicy między 500 zł, a tym co zostało z poprzedniej zaliczki. Czy możemy zastosować takie rozwiązanie, czy powinniśmy to zapisać w regulaminie? Jak zabezpieczyć się na wypadek zwolnienia pracownika, żeby móc mu potrącić niewykorzystaną zaliczkę z ostatniego wynagrodzenia? Czy wystarczy zgoda na potrącenie podpisana przez pracownika już teraz, a będzie dotyczyła właśnie takiej sytuacji w przyszłości?
Odpowiedź: 

Tak, można wypłacać pracownikowi zaliczki na poczet wydatków podróżnych. Nierozliczone kwoty pracodawca może potrącić z wynagrodzenia bez zgody pracownika, z zastosowaniem kwoty granicznej oraz kwoty wolnej.

Zaliczki pieniężne powierzone pracownikowi są mieniem

Udzielone pracownikowi zaliczki pieniężne na pokrycie wydatków związanych z wykonywaniem obowiązków służbowych – np. na zakup materiałów, paliwo, delegacje, traktuje się jak mienie powierzone z obowiązkiem wyliczenia się.

Pracownik odpowiada za szkodę powstałą w tym mieniu do pełnej wysokości, zgodnie z art. 124 Kodeksu pracy, dalej: kp.

Mienie, w tym przypadku odpowiednia kwota pieniędzy, powinno być prawidłowo powierzone tj. za zgodą pracownika, najlepiej poprzez każdorazowe podpisanie pokwitowania w przypadku pobrania gotówki.

Oprócz tego, warto podpisać dodatkowo z pracownikiem odrębną umowę o odpowiedzialności za powierzone mienie, stanowiącą załącznik do umowy o pracę. Tam obie strony powinny szczegółowo ustalić przedmiot przekazania (pieniądze), cel, termin wyliczenia się.

Pracodawca ma prawo potrącić zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi

Jeżeli pracownik nie rozliczył się z zaliczek pieniężnych lub nie zwrócił nadwyżki w terminie, w którym miał obowiązek to zrobić, pracodawca ma prawo potrącić je.

Potrącenia należy jednak przeprowadzać z zachowaniem zasad z zakresu ochrony wynagrodzenia za pracę, a więc zgodnie z przepisami kodeksu pracy.

Z wynagrodzenia za pracę – po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych - podlegają (bez zgody pracownika) potrąceniu tylko następujące należności:

1) sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych;

2) sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne;

3) zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi;

4) kary pieniężne przewidziane w art. 108 kp.

Potrąceń dokonuje się w przedstawionej kolejności (w razie zbiegu), i w przypadku zaliczek – do wysokości połowy wynagrodzenia (netto). Kwota wolna od potrąceń wynosi 75% wynagrodzenia minimalnego netto.

Izabela Nowacka

Autor: Izabela Nowacka

Ekonomista, specjalizuje się w prawie pracy, ubezpieczeniach społecznych i prawie podatkowym. Autorka licznych publikacji z zakresu rozliczania wynagrodzeń, współpracuje z wieloma wydawnictwami, jest autorką publikacji m.in. w Rzeczpospolitej, Monitorze Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych, Monitorze rachunkowości budżetowej

Materiały Video na ten temat

Nie ma jeszcze komentarzy do tego dokumentu.
Zaloguj się aby dodać komentarz
wiper-pixel