Rozliczenie zagranicznej podróży służbowej na Słowację

Jeżeli przedsiębiorca (np. właściciel firmy) odbywa krajowe i zagraniczne podróże w celu wykonywania działalności gospodarczej, to do kosztów uzyskania przychodów może zaliczyć:

1. wartość diet za czas podróży służbowej ustalonych w takiej wysokości, jaka przysługuje pracownikom na podstawie:
   • rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. z 2002 r. nr 236, poz. 1990 z późn. zm.) oraz
   • rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U. z 2002 r. nr 236, poz. 1991 z późn. zm.),
2. pozostałe wydatki faktycznie poniesione w związku z podróżą, takie jak koszty biletów za przejazdy, noclegów w hotelach, ubezpieczenia, biletów za wstęp na targi itp.

W przypadku podróży służbowych pracowników, warunki wypłacania im z tego tytułu określonych należności u prywatnego pracodawcy precyzuje się w układzie zbiorowym pracy, w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania. W sytuacji gdy wspomniane akty lub umowa o pracę nie zawierają stosownych postanowień w tej sprawie, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów delegacji według przytoczonych wyżej rozporządzeń.

Na ich mocy za czas delegacji pracownik powinien otrzymać:

1. diety;
2. zwrot kosztów:
   • przejazdów i dojazdów,
   • noclegów (przy podróżach zagranicznych w uzasadnionych przypadkach podmiot zatrudniający może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg w hotelu w delegacji, stwierdzonych rachunkiem, nawet jeżeli jego wartość przekracza limit wyznaczony w ww. rozporządzeniu traktującym o delegacjach poza granicami kraju. W przepisach nie zdefiniowano, co należy rozumieć przez „uzasadnione przypadki”, a tym samym wiele leży tu w gestii pracodawcy. Z uwagi na brak bliższych wskazań określających okoliczności uzasadniające ponoszenie ponadlimitowych wydatków za nocleg należy przyjąć, iż zaliczyć można do nich przykładowo sytuację braku wolnych miejsc w tańszych hotelach w miejscowości, w której pracownik przebywał w czasie podróży służbowej),
   • innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Diety przysługują:

1. przy podróżach zagranicznych:
   • za każdą dobę podróży w pełnej wysokości (np. w przypadku wyjazdu na Słowację chodzi o kwotę 33 euro);
   • za niepełną dobę podróży:
     - do 8 godzin podróży - 1/3 diety,
     - ponad 8 do 12 godzin podróży - 1/2 diety,
     - ponad 12 godzin podróży - pełna dieta,
2. przy podróżach krajowych:
   • jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:
     - do 8 godzin - dieta nie przysługuje,
     - od 8 do 12 godzin - przysługuje połowa diety,
     - ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości,
   • jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości (obecnie 23 zł), a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:
     - do 8 godzin - przysługuje połowa diety,
     - ponad 8 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Warte podkreślenia jest to, iż pracownikowi, który otrzymuje za granicą częściowe wyżywienie, przysługuje odpowiednio na:

1. śniadanie - 15% diety;
2. obiad - 30% diety;
3. kolację - 30% diety;
4. inne wydatki - 25% diety.

Wyjazd służbowy poza terytorium Polski wiąże się z odbywaniem zarówno podróży zagranicznej, jak i krajowej. Czas podróży krajowej liczy się od momentu opuszczenia miejscowości rozpoczęcia podróży do chwili przekroczenia granicy kraju. Analogicznie jest w drodze powrotnej - czas tzw. „krajówki” liczymy od chwili przekroczenia granicy kraju do momentu powrotu do miejscowości zakończenia podróży. Oba te czasy podlegają zsumowaniu i są rozliczane jako jedna podróż krajowa.

W związku z tym, że podróż zagraniczna wiąże się z koniecznością przekroczenia granicy, ustawodawca określił, jak dokładnie należy liczyć czas jej trwania, uzależniając to od środka lokomocji, jakim porusza się osoba odbywająca podróż. W przypadku odbywania podróży:

• lądowej - czas podróży rozpoczyna swój bieg od chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze za granicę i trwa do chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej do kraju;
• lotniczej - czas podróży rozpoczyna się od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju i trwa do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju;
• morskiej - czas podróży rozpoczyna się od momentu wyjścia statku (promu) z portu polskiego i trwa do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do portu polskiego.

W przypadku podróży zagranicznej i jej rozliczenia, które powinno nastąpić nie później niż 14. dnia od zakończenia podróży, powstaje problem przeliczenia kosztów wyrażonych w walucie obcej na walutę polską. Ponieważ postanowienia prawa pracy nie zawierają w tym zakresie żadnych uregulowań, powinniśmy odwołać się tu do przepisów podatkowych. Zgodnie z ich brzmieniem koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według średniego kursu NBP dla danej waluty z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu.

Zaznaczmy w tym miejscu, że jeśli pracownikowi wypłacono zaliczkę na poczet podróży służbowej w walucie obcej to dla uproszczenia do rozliczenia kosztów zagranicznej podróży służbowej można też przyjąć kurs, po jakim wyceniono zaliczkę.