Rozliczenie zagranicznej podróży służbowej na Słowację

Mariusz Pigulski

Autor: Mariusz Pigulski

Dodano:
Pytanie:  Jak rozliczyć delegację na Słowację odbytą samochodem służbowym właściciela firmy i jednego pracownika? Osoby te wyjechały 27 marca 2010 r. o godz. 20.00 i przekroczyły granicę 28 marca 2010 r. o godz. 4.20 i przebywały na Słowacji do 1 kwietnia br. Wracając przekroczyły granice 1 kwietnia o godz. 21.00, a zakończyły podróż 2 kwietnia 2010 r. o godz. 5.20. Za noclegi jest wystawiony rachunek na kwotę 320 euro. Delegacje rozliczałam 8 kwietnia 2010 r. a kurs euro jaki brałam pod uwagę do rozliczenia z 7 kwietnia to 3,8378 zł. Jak prawidłowo powinnam rozliczyć podróż służbową?
Odpowiedź: 

W opisanych okolicznościach czas podróży krajowej liczymy do momentu opuszczenia Polski oraz od chwili wjechania do Polski w drodze powrotnej, zaś podróż zagraniczna rozpoczyna swój bieg od chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze na Słowację i trwa do momentu przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej. W analizowanym przypadku podróż krajowa trwała łącznie 16 godzin i 40 minut, za co każdej z osób odbywających podróż należy się po 23 zł diety, zaś podróż zagraniczna trwała 4 doby i ponad 16 godzin, za co przysługuje po 165 euro (5 x 33 euro), co po przeliczeniu daje sumę 633,24 zł (165 euro x 3,8378 zł). Zaprezentowane wyliczenia dokonano przy założeniu, że w podróży nie było zapewnionego bezpłatnego wyżywienia.

1. Przedsiębiorca odbywający podróż służbową

Jeżeli przedsiębiorca (np. właściciel firmy) odbywa krajowe i zagraniczne podróże w celu wykonywania działalności gospodarczej, to do kosztów uzyskania przychodów może zaliczyć:

  1. wartość diet za czas podróży służbowej ustalonych w takiej wysokości, jaka przysługuje pracownikom na podstawie:
    • rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. z 2002 r. nr 236, poz. 1990 z późn. zm.) oraz
    • rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U. z 2002 r. nr 236, poz. 1991 z późn. zm.),
  2. pozostałe wydatki faktycznie poniesione w związku z podróżą, takie jak koszty biletów za przejazdy, noclegów w hotelach, ubezpieczenia, biletów za wstęp na targi itp.
2. Podróż służbowa pracowników

W przypadku podróży służbowych pracowników, warunki wypłacania im z tego tytułu określonych należności u prywatnego pracodawcy precyzuje się w układzie zbiorowym pracy, w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania. W sytuacji gdy wspomniane akty lub umowa o pracę nie zawierają stosownych postanowień w tej sprawie, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów delegacji według przytoczonych wyżej rozporządzeń.

Na ich mocy za czas delegacji pracownik powinien otrzymać:

  1. diety;
  2. zwrot kosztów:
    • przejazdów i dojazdów,
    • noclegów (przy podróżach zagranicznych w uzasadnionych przypadkach podmiot zatrudniający może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg w hotelu w delegacji, stwierdzonych rachunkiem, nawet jeżeli jego wartość przekracza limit wyznaczony w ww. rozporządzeniu traktującym o delegacjach poza granicami kraju. W przepisach nie zdefiniowano, co należy rozumieć przez „uzasadnione przypadki”, a tym samym wiele leży tu w gestii pracodawcy. Z uwagi na brak bliższych wskazań określających okoliczności uzasadniające ponoszenie ponadlimitowych wydatków za nocleg należy przyjąć, iż zaliczyć można do nich przykładowo sytuację braku wolnych miejsc w tańszych hotelach w miejscowości, w której pracownik przebywał w czasie podróży służbowej),
    • innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
3. Jakie diety przysługują pracownikowi przy podróżach zagranicznych a jakie przy krajowych?

Diety przysługują:

  1. przy podróżach zagranicznych:
    • za każdą dobę podróży w pełnej wysokości (np. w przypadku wyjazdu na Słowację chodzi o kwotę 33 euro);
    • za niepełną dobę podróży:
      - do 8 godzin podróży - 1/3 diety,
      - ponad 8 do 12 godzin podróży - 1/2 diety,
      - ponad 12 godzin podróży - pełna dieta,
  2. przy podróżach krajowych:
    • jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:
      - do 8 godzin - dieta nie przysługuje,
      - od 8 do 12 godzin - przysługuje połowa diety,
      - ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości,
    • jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości (obecnie 23 zł), a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:
      - do 8 godzin - przysługuje połowa diety,
      - ponad 8 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Warte podkreślenia jest to, iż pracownikowi, który otrzymuje za granicą częściowe wyżywienie, przysługuje odpowiednio na:

  1. śniadanie - 15% diety;
  2. obiad - 30% diety;
  3. kolację - 30% diety;
  4. inne wydatki - 25% diety.
4. Jaki liczyć się czas podróży?

Wyjazd służbowy poza terytorium Polski wiąże się z odbywaniem zarówno podróży zagranicznej, jak i krajowej. Czas podróży krajowej liczy się od momentu opuszczenia miejscowości rozpoczęcia podróży do chwili przekroczenia granicy kraju. Analogicznie jest w drodze powrotnej - czas tzw. „krajówki” liczymy od chwili przekroczenia granicy kraju do momentu powrotu do miejscowości zakończenia podróży. Oba te czasy podlegają zsumowaniu i są rozliczane jako jedna podróż krajowa.

W związku z tym, że podróż zagraniczna wiąże się z koniecznością przekroczenia granicy, ustawodawca określił, jak dokładnie należy liczyć czas jej trwania, uzależniając to od środka lokomocji, jakim porusza się osoba odbywająca podróż. W przypadku odbywania podróży:

  • lądowej - czas podróży rozpoczyna swój bieg od chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze za granicę i trwa do chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej do kraju;
  • lotniczej - czas podróży rozpoczyna się od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju i trwa do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju;
  • morskiej - czas podróży rozpoczyna się od momentu wyjścia statku (promu) z portu polskiego i trwa do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do portu polskiego.
5. Jak przeliczyć koszty wyrażone w walucie obcej na walutę polską?

W przypadku podróży zagranicznej i jej rozliczenia, które powinno nastąpić nie później niż 14. dnia od zakończenia podróży, powstaje problem przeliczenia kosztów wyrażonych w walucie obcej na walutę polską. Ponieważ postanowienia prawa pracy nie zawierają w tym zakresie żadnych uregulowań, powinniśmy odwołać się tu do przepisów podatkowych. Zgodnie z ich brzmieniem koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według średniego kursu NBP dla danej waluty z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu.

Wobec tego dniem, do którego należy odnosić tę regułę, w zakresie kosztów podróży zagranicznych, jest dzień rozliczenia jej kosztów (jako dzień poniesienia kosztów), a dniem właściwym do określenia kursu jest ostatni dzień roboczy przed dniem rozliczenia.

Zaznaczmy w tym miejscu, że jeśli pracownikowi wypłacono zaliczkę na poczet podróży służbowej w walucie obcej to dla uproszczenia do rozliczenia kosztów zagranicznej podróży służbowej można też przyjąć kurs, po jakim wyceniono zaliczkę.

Taki sposób postępowania nie powinien być kwestionowany przez organy aparatu skarbowego, albowiem koszty odbytej podróży pokrywane są z wypłaconej pracownikowi zaliczki w walucie obcej, uprzednio już przeliczonej według kursu z dnia jej wypłaty.
Podstawa prawna: 

- art. 15 ust. 1 i 4e, art. 15a ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz.U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 z późn. zm.),
- § 2-4, § 9 ust. 3 i § 13 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U. z 2002 r. nr 236, poz. 1991 z późn. zm.),
- § 4, § 7 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. z 2002 r. nr 236, poz. 1990 z późn. zm.).

Tekst opublikowany: 

6 maja 2010 r.

Mariusz Pigulski

Autor: Mariusz Pigulski

Mariusz Pigulski - specjalista z dziedziny kadrowo-płacowej, posiadający ponad 10-letnie doświadczenie. Absolwent Podyplomowego Studium Prawa Pracy na Uniwersytecie Łódzkim. Autor licznych opracowań i publikacji z zakresu kadr, rozliczania: wynagrodzeń, składek ZUS oraz podatku.
Nie ma jeszcze komentarzy do tego dokumentu.
Zaloguj się aby dodać komentarz

Najnowsze porady

© PortalFK.pl
Strona używa plików cookies. Korzystając ze strony użytkownik wyraża zgodę na używanie plików cookies.

Przetestuj Portal FK przez 24 godziny za DARMO - otrzymasz dostęp do wszystkich treści Przetestuj Portal FK »

x
wiper-pixel