Wydatki na wyżywienie pracownika w podróży służbowej – co z kosztami podatkowymi

Problem: Pracownik podczas podróży służbowej korzystał z usług gastronomicznych, za które sam zapłacił. Otrzymał fakturę wystawioną na pracodawcę. Po zakończeniu podróży pracownik przedstawił wszystkie faktury i rachunki za te usługi. Czy pracodawca ma obowiązek zwrotu wszystkich środków pracownikowi? Czy pracodawca może te wydatki uznać jako koszt uzyskania przychodów?

Rozwiązanie: Spółka jako pracodawca zobowiązana jest do zwrotu na rzecz pracownika wydatków w wysokości diet wynikających z przywołanych przypisów. Jednocześnie przepisy prawa nie zabraniają, aby spółka zamiast wypłacania diet, pracownikowi zdecydowała się na zwracanie kosztów wyżywienia na podstawie przedstawionych przez niego rachunków.

Przykładowo w obowiązującym w spółce regulaminie pracy mogą znaleźć się stosowne zapisy mówiące o tym, że pracownikom przysługuje zwrot wydatków na wyżywienie w kwocie faktycznie poniesionej przez pracownika.

Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Zgodnie z art. 77(5) § 3 Kodeksu pracy, warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania.

W przypadku zaś, gdy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawierają takich postanowień, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej odpowiednio według przepisów dotyczących pracownika zatrudnionego w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej.

Należność z tytułu diet obliczamy za czas od rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego w następujący sposób:

1. jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:

1. mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje,
2. od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,
3. ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości;

2. jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:

a)     do 8 godzin – przysługuje 50% diety,

b)    ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

(§ 7 ust. 2 rozporządzenia ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, dalej: rozporządzenie w sprawie podróży służbowych).

Z puntu widzenia pracownika, zwróćmy uwagę na  art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o PIT. Zgodnie z tym przepisem zwalnia się od podatku diety i inne należności za czas:

1. podróży służbowej pracownika,
2. podróży osoby niebędącej pracownikiem

– do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13 i 15c.

Z przedstawionego na wstępie problemu wynika, że wydatki na wyżywienie zostały udokumentowane fakturą VAT wystawioną na rzecz spółki, przez co przedsiębiorstwo nabrało wątpliwości, czy będzie mogło zaliczyć poniesiony wydatek do kosztów uzyskania przychodów. W tym kontekście istotne znaczenie posiada art. 15 ust. 1 ustawy o CIT. Zgodnie z tym przepisem kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Przepisy ustawy o CIT (do z uwzględnieniem art. 16 ust. 1 pkt 30 i pkt 51) nie zawierają wyłączenia z możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu wydatków poniesionych na rzecz pracowników, które związane są z odbywanymi przez nich podróżami w sprawach służbowych.

Dlatego też np. koszty wyżywienia poniesione w trakcie podróży służbowej pracownika należy rozpatrywać na podstawie ogólnych przesłanek, a więc istnienia związku tych kosztów z uzyskiwanymi przychodami ze źródła przychodów.

Pomocne dla oceny przedstawionego stanu faktycznego okazać się może przy tym stanowisko Izby Skarbowej w Warszawie z 5 października 2011 r. interpretacji (znak IPPB5/423-744/11-2/RS). Izba podkreśliła, że wydatki poniesione przez spółkę w związku ze zwrotem kosztów wyżywienia pracownikowi odbywającemu podróż służbową na podstawie przedłożonych faktur, stanowią dla pracodawcy koszt uzyskania przychodu.