Sprawdź, czy prokurentowi w czasie podróży służbowej przysługuje zwrot kosztów

Prokura, zgodnie z Kodeksem cywilnym, jest pełnomocnictwem udzielonym przez przedsiębiorcę podlegającego obowiązkowi wpisu do rejestru przedsiębiorców, które obejmuje umocowanie do czynności sądowych i pozasądowych, jakie są związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa.

Udzielenie prokury jest uznawane za jednostronną czynność prawną. Do udzielenia prokury wystarczające jest zatem złożenie oświadczenia woli przez podmiot do tego uprawniony. Powołanie do pełnienia określonych funkcji jest więc stosunkiem prawnym jednostronnym.

Prokurent może być więc powołanym do wykonywania swoich czynności na podstawie uchwały wspólników.

Prawo do zwrotu kosztów z tytułu podróży służbowych czy jazd lokalnych jest uregulowane przepisami tylko w stosunku do pracowników (prawo pracy).

Natomiast w odniesieniu do pozostałych osób, niebędących pracownikami, prawo do dodatkowych świadczeń jak np. zwrotu kosztów przejazdów w interesach spółki, powinno wynikać z uchwał, statutów, regulaminów czy odrębnych umów z tymi osobami (np. o używanie prywatnego samochodu do celów służbowych).

Tam powinny być uregulowane takie kwestie jak wysokość zwrotu kosztów, wymagane dokumenty (ewidencje, bilety, paragony), przede wszystkim te, które są niezbędne dla celów podatkowych oraz rachunkowości.

Źródłem przychodu z prokury nie jest więc ani stosunek pracy ani działalność wykonywana osobiście, lecz tzw. inne źródła, co oznacza, że spółka nie pobiera miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy od wynagrodzenia czy innych świadczeń. Prokurent sam rozlicza ten przychód w swoim zeznaniu rocznym na podstawie informacji PIT-8C od spółki.

Z podatku dochodowego zwolnione są diety i inne należności za czas podróży osoby niebędącej pracownikiem do wysokości określonej w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 167).

Zatem, zwrot kosztów przejazdów prywatnym samochodem w sprawach spółki jest zwolniony z podatku do wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów i stawki urzędowej według pojemności skokowej silnika.

Stawki te są określone w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. nr 27, poz. 271 ze zm.).

Przykładowo, dla auta osobowego o pojemności powyżej 900cm3 stawka wynosi 0,8358 zł.

Co prawda interpretacja dotyczy zleceniobiorców, ale oni też nie są pracownikami podobnie jak prokurenci czy członkowie zarządu.

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Do kosztów uzysku nie zalicza się m.in. wydatków (...) z tytułu kosztów używania, dla potrzeb działalności gospodarczej, samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu (art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych).

Stawka za jeden kilometr przebiegu pojazdu to stawka określona dla samochodów osobowych, uwzględniającą odpowiednio pojemność silnika.

Przebieg pojazdu powinien być udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu, potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca.

Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za jeden kilometr przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane. W razie braku tej ewidencji, wydatki z tytułu używania samochodów nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.

Z powyższych przepisów wynika, że do kosztów uzyskania przychodów mogą być zaliczone wydatki z tytułu używania przez prokurentów samochodów prywatnych w trakcie odbywania przez nich podróży służbowych. Jednakże w tym przypadku należy zastosować ograniczenie wynikające z powyższego przepisu tj. kosztem uzyskania przychodu mogą być kwoty wynikające z ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez prokurenta.