Sprawdź, czy prokurentowi w czasie podróży służbowej przysługuje zwrot kosztów

Izabela Nowacka

Autor: Izabela Nowacka

Dodano:
d6d7f9f4720f476ed87719991959ba5b8b0bc241-medium

Twoja spółka nie chce płacić prokurentom i członkom zarządu ryczałtów za użytkowanie samochodów? Sprawdź, czy w takiej sytuacji może wynająć od nich samochód. Upewnij się, czy zwrot kosztów przejazdów prywatnym samochodem w sprawach spółki jest dla tych osób zwolniony z podatku.

Prokura, zgodnie z Kodeksem cywilnym, jest pełnomocnictwem udzielonym przez przedsiębiorcę podlegającego obowiązkowi wpisu do rejestru przedsiębiorców, które obejmuje umocowanie do czynności sądowych i pozasądowych, jakie są związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa.

Udzielenie prokury jest uznawane za jednostronną czynność prawną. Do udzielenia prokury wystarczające jest zatem złożenie oświadczenia woli przez podmiot do tego uprawniony. Powołanie do pełnienia określonych funkcji jest więc stosunkiem prawnym jednostronnym.

Prokurent może być więc powołanym do wykonywania swoich czynności na podstawie uchwały wspólników.

Prokurenci i członkowie zarządu - prawo do zwrotu kosztów podróży

Prawo do zwrotu kosztów z tytułu podróży służbowych czy jazd lokalnych jest uregulowane przepisami tylko w stosunku do pracowników (prawo pracy).

Natomiast w odniesieniu do pozostałych osób, niebędących pracownikami, prawo do dodatkowych świadczeń jak np. zwrotu kosztów przejazdów w interesach spółki, powinno wynikać z uchwał, statutów, regulaminów czy odrębnych umów z tymi osobami (np. o używanie prywatnego samochodu do celów służbowych).

Tam powinny być uregulowane takie kwestie jak wysokość zwrotu kosztów, wymagane dokumenty (ewidencje, bilety, paragony), przede wszystkim te, które są niezbędne dla celów podatkowych oraz rachunkowości.

Zwrot kosztów podróży a przychód podatnika

Źródłem przychodu z prokury nie jest więc ani stosunek pracy ani działalność wykonywana osobiście, lecz tzw. inne źródła, co oznacza, że spółka nie pobiera miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy od wynagrodzenia czy innych świadczeń. Prokurent sam rozlicza ten przychód w swoim zeznaniu rocznym na podstawie informacji PIT-8C od spółki.

Z podatku dochodowego zwolnione są diety i inne należności za czas podróży osoby niebędącej pracownikiem do wysokości określonej w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 167).

Zwolnienie ma zastosowanie, jeżeli otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów podatnika i zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów (art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b), ust. 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych).

Zatem, zwrot kosztów przejazdów prywatnym samochodem w sprawach spółki jest zwolniony z podatku do wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów i stawki urzędowej według pojemności skokowej silnika.

Stawki te są określone w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. nr 27, poz. 271 ze zm.).

Przykładowo, dla auta osobowego o pojemności powyżej 900cm3 stawka wynosi 0,8358 zł.

Podróż odnosi się tu nie tylko do wyjazdów zamiejscowych, ale także lokalnych. Jak wyjaśnił Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie, w interpretacji z 9 czerwca 2016 r. (IPPB4/4511-376/16-2/MS2), ustawodawca posłużył się terminem ,,podróż" bez określenia ,,służbowa", dlatego też zakres tego zwolnienia jest szerszy, ponieważ nie ogranicza się ono jedynie do podróży służbowych, ale do wszelkich podróży osób niebędących pracownikami, pod warunkiem, że zostały spełnione przesłanki w art. 21 ust. 13 ww. ustawy, tj. wypłacone świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów świadczeniobiorcy - zleceniobiorcy, oraz zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów.

Co prawda interpretacja dotyczy zleceniobiorców, ale oni też nie są pracownikami podobnie jak prokurenci czy członkowie zarządu.

Ewentualna nadwyżka ponad limit zwolnienia stanowi przychód opodatkowany, który powinien być doliczony w informacji PIT-8C.

Zwrot kosztów podróży a koszty spółki

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Do kosztów uzysku nie zalicza się m.in. wydatków (...) z tytułu kosztów używania, dla potrzeb działalności gospodarczej, samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu (art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych).

Stawka za jeden kilometr przebiegu pojazdu to stawka określona dla samochodów osobowych, uwzględniającą odpowiednio pojemność silnika.

Przebieg pojazdu powinien być udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu, potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca.

Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za jeden kilometr przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane. W razie braku tej ewidencji, wydatki z tytułu używania samochodów nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.

Z powyższych przepisów wynika, że do kosztów uzyskania przychodów mogą być zaliczone wydatki z tytułu używania przez prokurentów samochodów prywatnych w trakcie odbywania przez nich podróży służbowych. Jednakże w tym przypadku należy zastosować ograniczenie wynikające z powyższego przepisu tj. kosztem uzyskania przychodu mogą być kwoty wynikające z ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez prokurenta.

Izabela Nowacka

Autor: Izabela Nowacka

Ekonomista, specjalizuje się w prawie pracy, ubezpieczeniach społecznych i prawie podatkowym. Autorka licznych publikacji z zakresu rozliczania wynagrodzeń, współpracuje z wieloma wydawnictwami, jest autorką publikacji m.in. w Rzeczpospolitej, Monitorze Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych, Monitorze rachunkowości budżetowej
Nie ma jeszcze komentarzy do tego dokumentu.
Zaloguj się aby dodać komentarz

Najnowsze porady

Przetestuj Portal FK przez 24 godziny za DARMO - otrzymasz dostęp do wszystkich treści Załóż konto testowe

x
wiper-pixel