Zwrot kosztów za prywatne auta elektryczne na cele służbowe – wskazówki dotyczące rozliczeń

W odniesieniu do samochodów spalinowych kwestie wydatków zwracanych pracownikom z tytułu używania prywatnych samochodów na potrzeby zakładu pracy od lat są szczegółowo uregulowane i nie przysparzają większych trudności w ich stosowaniu. Mowa tutaj zarówno o regulacjach w zakresie zasad rozliczania jazd lokalnych i zamiejscowych w odniesieniu do kalkulacji wysokości takich zwrotów, jak również skutków podatkowych dotyczących kosztów uzyskania przychodów pracodawcy czy rozpoznania przychodów po stronie pracowników.  

W związku z postępującą popularyzacją pojazdów o napędzie alternatywnym (m.in. elektrycznych, hybrydowych, czy napędzanych wodorem) i niedostosowaniem aktualnie obowiązujących przepisów do warunków technicznych oraz specyfiki ich użytkowania, pojawił się problem z rozliczaniem korzystania przez pracowników z tego typu pojazdów na cele pracodawcy.

Zaznaczyć należy, że problem ten został zauważony, bowiem w marcu 2023 r. do Sejmu wpłynął projekt nowelizacji ustawyz 6 września 2001 r.o transporcie drogowym (druk 3101),  którego celem była zmiana brzmienia art. 34a ust. 1 i 2, a co za tym idzie również treści rozporządzenia ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

Projektowana zmiana przepisów miała umożliwić zwrot pracownikom kosztów używania do celów służbowych samochodów prywatnych z napędem elektrycznym, hybrydowym, napędzanych wodorem, czy też innymi alternatywnymi źródłami energii. Zgodnie z uzasadnieniem do ustawy, zmienione rozporządzenie, miało uzależniać wysokość stawek kosztów używania pojazdów do celów służbowych od mocy silnika.

Prace nad nowelizacją zostały jednak zawieszone w sierpniu 2023 r. Szacuje się, że zostaną wkrótce wznowione, bowiem 13 maja 2024 r. w wykazie prac legislacyjnych Rady Ministrów pojawiła się informacja o projektowanej zmianie ww. przepisów, a jako planowany termin przyjęcia projektu wskazano IV kwartał 2024 r.

Okoliczność trwających prac nad zmianą ustawy i aktów wykonawczych nie eliminuje jednak problemu podatników zmagających się z koniecznością bieżącego rozliczania kosztów używania przez pracowników prywatnych pojazdów m.in. o napędzie elektrycznym.

Biorąc pod uwagę treść składanych przez podatników ww. zakresie wniosków o wydanie indywidulanych interpretacji prawa podatkowego można zauważyć dwie propozycje kalkulacji tych kosztów.

Jedną z nich jest stosowanie do pojazdów elektrycznych zasad właściwych dla rozliczania samochodów osobowych spalinowych o pojemności skokowej silnika do 900 cm³ (tj. jako iloczynu liczby przejechanych kilometrów oraz wskazanej dla takich pojazdów stawki za 1 km w wysokości 0,89 zł). Uzasadnieniem dla stosowania do pojazdów elektrycznych niższej stawki za kilometr wynikającej z rozporządzenia ministra infrastruktury, jest wskazanie, że samochody elektryczne nie mają pojemności silnika, a więc od strony technicznej pojemność silnika wynosi w tym przypadku 0 cm³, czyli mniej niż 900 cm³.

Podejście to zostało zaaprobowane przez dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 9 listopada 2021 r., znak: 0113-KDIPT2-3.4011.606.2021.2.ID. Jak wskazał organ: „W związku z powyższym, skoro w przedmiotowej sprawie, pojemność silnika wynosi 0, należy zgodzić się z Wnioskodawcą, że wysokość podstawy naliczenia podatku dochodowego od osób fizycznych w przypadku, gdy przychodem pracownika w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, jest wypłata ryczałtu związanego z użytkowaniem elektrycznego samochodu prywatnego do celów służbowych, należy obliczyć przyjmując stawkę 0,5214 zł za 1 km, ponieważ pojemność silnika elektrycznego o wielkości 0 cm³ mieści się w przedziale do 900 cm³, dla którego ustawodawca nie określił dolnej granicy.”

Ww. interpretacja została wydana w 2021 roku, tj. jeszcze przed zmianą wysokości stawek za kilometr przebiegu pojazdu stąd wskazanie stawki 0,5214 zł za 1km (nowe stawki obowiązują od 17 stycznia2023 r.). W pozostałym zakresie powołana interpretacja jest aktualna i potwierdza możliwość zastosowania niżej stawki za kilometr (0,89 zł) właściwej dla samochodów spalinowych w odniesieniu do kalkulacji zwrotu kosztów pracownikowi poruszającemu się pojazdem elektrycznym.

Pojawiają się również stanowiska organów, zgodnie z którymi, rozporządzenie ministra infrastruktury, nie znajdzie zastosowania w przypadku samochodów elektrycznych, gdyż tego typu pojazdy nie są objęte zakresem tej regulacji. Przykładem jest interpretacja dyrektora KIS z 17 lutego 2022 r., znak: 0113-KDIPT2-3.4011.1173.2021.1.NM. Organ podatkowy wskazał w niej jak wskazał organ:

„Przechodząc do kwestii zastosowania i ustalenia limitu wynikającego z rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do jazd lokalnych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy wskazać należy, że omawiane Rozporządzenie nie obejmuje swoim zakresem samochodów osobowych o napędzie elektrycznym. Oznacza to, że w przypadku zwrotu kosztów przejazdu z tytułu jazd lokalnych prywatnym samochodem osobowym o napędzie elektrycznym nie ma zastosowania limit w wysokości iloczynu przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu z rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r.”

Jednocześnie w powołanej interpretacji organ podatkowy nie przedstawił alternatywnego sposobu określenia wartości zwrotu kosztów używania elektrycznego samochodu prywatnego na cele służbowe.

Kwestia ta została podniesiona również przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej w interpretacji z 26 października 2023 r., znak DOP3.8222.4.2022.CNRU. Zgodnie z posiadanymi uprawnieniami zmienił on z urzędu interpretację indywidualną dyrektora KIS z 17 listopada 2021 r., znak 0114-KDIP3-2.4011.437.2021.1.MT.

Co prawda zmieniona interpretacja dotyczyła obowiązków płatnika w zakresie zwrotu kosztów używania samochodu elektrycznego stanowiącego własność pracownika z tytułu odbycia podróży służbowej oraz możliwości skorzystania ze zwolnienia z PIT z art. 21 ust. 1 pkt 16, niemniej jednak organ odniósł się ogólnie do braku możliwości zastosowania do zwrotu kosztów pracownikowi z tytułu użytkowania pojazdów elektrycznych zarówno rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z  29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, jak również rozporządzenia ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

Z uwagi na to, że nie ma odpowiednich uregulowań dotyczących użytkowania na potrzeby pracodawcy prywatnych samochodów o napędzie alternatywnym zarówno w przypadku jazd lokalnych, jak i zamiejscowych, to do momentu wprowadzenia dedykowanych regulacji dla tych samochodów, w przypadku zwrotu pracownikom kosztów dopuszczalne wydaje się być dokonanie własnych kalkulacji na podstawie rzeczywistych i możliwych do udokumentowania parametrów dotyczących eksploatacji takiego pojazdu (takie rozwiązanie zaproponowane przez podatnika nie zostało zanegowane przez organ w powołanej wyżej interpretacji zmienionej przez Szefa KAS - znak DOP3.8222.4.2022.CNRU). Jednocześnie akceptowalną przez organy podatkowe alternatywą jest posiłkowanie się rozwiązaniami dedykowanymi dla samochodów spalinowych o pojemności skokowej silnika do 900 cm³.

Warto jednak mieć na uwadze, że zastosowanie kalkulacji opracowanych dla samochodów spalinowych o niższej pojemności skokowej silnika może być nieadekwatne do rzeczywiście poniesionych przez pracownika kosztów na eksploatację pojazdu o napędzie alternatywnym, co w przypadku używania takiego samochodu podczas podróży służbowej, gdzie zgodnie z powołanymi wyżej interpretacjami przychód pracownika z tego tytułu podlega w całości zwolnieniu od opodatkowania PIT (bez konieczności stosowania limitów z rozporządzenia) może być dla niego krzywdzące.

Na marginesie dodajmy, że w przeciwieństwie do używania samochodu w czasie delegacji służbowej, zgodnie z aktualnymi interpretacjami i wyrokami sądów administracyjnych, każdy zwrot kosztów używania samochodu prywatnego w jazdach lokalnych będzie stanowił przychód pracownika ze stosunku pracy, bez względu na wysokość takiego zwrotu i poza ściśle określonymi w ustawie o PIT przypadkami nie będzie on podlegał zwolnieniu z opodatkowania.

Katarzyna Jastrzębska, doradca podatkowy, kierownik zespołu ds. podatków bezpośrednich Subteno Tax Komorniczak i Wspólnicy sp. k