Pytanie: Spółka planuje wynająć budynek socjalno-produkcyjny. Zgodnie z ustaleniami z wynajmujący musi na własny koszt zakupić sprzęt i wyposażenie. Sprzęt przeciwpożarowy już zakupiono. Jak w księgach ująć fakturę za sprzęt przeciwpożarowy? Sprawdź, jaka jest odpowiedź eksperta.

Odpowiedź: W zależności od wartości sprzętu przeciwpożarowego i przyjętych zasad rachunkowości należy potraktować go jako wyposażenie wliczane jednorazowo w koszty bądź niskocenne środki trwałe jednorazowo umarzane, bądź też środki trwałe, które będą okresowo amortyzowane.

W pytaniu nie określono, co wchodzi w skład zakupionego sprzętu przeciwpożarowego, zakładam zatem, że są to gaśnice, węże i inny osprzęt wymagany przez przepisy ppoż. w budynkach użytkowych.

Spółka, jako właściciel budynku, ma obowiązek zapewnienia bezpiecznego korzystania z wynajmowanych powierzchni. Strony umowy najmu mogą w dowolny sposób ustalić, do czego jest zobowiązany wynajmujący. Jeżeli ma on zapewnić sprzęt i wyposażenie, przykładowo meble, klimatyzację itp., to wydatki związane z zakupem tych rzeczy będą u niego kosztem z tytułu świadczenia usług najmu.

W zależności od wartości zakupionego wyposażenia może ono być bezpośrednio odpisane w koszty podatkowe – do 3.500 zł lub jednorazowo zamortyzowane w momencie przekazania do używania – również do wartości 3.500 zł bądź też uznawane w koszty w postaci odpisów amortyzacyjnych – jeżeli wartość początkowa zakupionego sprzętu lub wyposażenia będzie przewyższać wartość 3.500 zł.

Powyższe progi kwotowe określa ustawa o podatku dochodowym. Ustawa o rachunkowości nie ustanawia takich progów. Z polityki rachunkowości każdej jednostki powinny wynikać zasady uznawania zakupionych składników majątku za środki trwałe. Środkami trwałymi są w rozumieniu tejże ustawy rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki. Zalicza się do nich w szczególności:

nieruchomości - w tym grunty, prawo użytkowania wieczystego gruntu, budowle i budynki, a także będące odrębną własnością lokale, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego oraz spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego,
maszyny, urządzenia, środki transportu i inne rzeczy,
ulepszenia w obcych środkach trwałych,
inwentarz żywy.

Ewidencja księgowa będzie następująca w zależności od przyjętej zasady rachunkowości:

1) Jeżeli składniki majątku o wartości do 3.500 zł są odpisywane w koszty w momencie ich zakupu:

Wn konto „Zużycie materiałów”,
Wn konto „Rozrachunki z tytułu VAT”,
Ma konto „Rozrachunki z dostawcami” lub „Kasa”.

2) Jeżeli składniki majątku przykładowo o wartości wyższej aniżeli 1.500 zł a niższej niż 3.500 zł są zaliczane do środków trwałych niskocennych i jednorazowo amortyzowane w miesiącu oddania ich do używania:

Wn konto „Środki trwałe”,
Wn konto „Rozrachunki z tytułu VAT”,
Ma konto „Pozostałe rozrachunki”

i w momencie oddania ich do używania:

Wn konto „Amortyzacja”,
Ma konto „Odpisy umorzeniowe środków trwałych niskocennych”.

3) Jeżeli składniki majątku przewyższają wartość 3.500 zł ich zakup zaewidencjonowany zostaje jako nabycie środków trwałych, od których dokonuje się odpisów amortyzacyjnych:

Wn konto „Środki trwałe”,
Wn konto „Rozrachunki z tytułu VAT”,
Ma konto „Pozostałe rozrachunki”

oraz wartość okresowych (miesięcznych, kwartalnych, rocznych) odpisów amortyzacyjnych:

Wn konto „Amortyzacja”,
Ma konto „Odpisy umorzeniowe środków trwałych”.

Podstawa prawna:
- art. 16f ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 z późn. zm.),
- art. 3 ust. 1 pkt. 15 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 z późn. zm.).

Autor: Wioletta Roman, doradca podatkowy, prowadzi kancelarię w Krakowie

Odpowiedź udzielona: 4 lipca 2007 r.