Nowe rozporządzenie w sprawie KPiR 2026 – co czeka biura rachunkowe

W resorcie finansów został przygotowany projekt nowego rozporządzenia MF, regulującego zasady prowadzenia ksiąg podatkowych. Ma ono zastąpić dotychczas obowiązujące w tym zakresie rozporządzenie Ministra Finansów z 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. 2019 poz. 2544 ze zm.).  Z treścią projektu – zawierającego m.in. nowy wzór KPiR – można zapoznać się na stronie Rządowego Centrum Legislacji (RCL).

Pomimo tego, że w porównaniu z poprzednim rozporządzeniem MF w sprawie prowadzenia KPiR (z 26 sierpnia 2003 r.) obecne rozporządzenie Ministra Finansów obowiązuje stosunkowo krótko – bo od 1 stycznia 2020 r. –  w podległym mu resorcie postanowiono je zastąpić nowymi przepisami.

Jak bowiem wskazano w uzasadnieniu projektu, o którym mowa, ustawa z  29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw (określana mianem podatkowego Polskiego Ładu) – nadała nowe brzmienie przepisowi art. 24a ust. 7 ustawy PIT. Przepis ten od 1 stycznia 2026 r. będzie stanowił, że minister właściwy do spraw finansów publicznych określi, w drodze rozporządzenia, szczegółowe warunki, jakim powinna odpowiadać podatkowa księga przychodów i rozchodów, oraz szczegółowy zakres obowiązków związanych z jej prowadzeniem, w celu umożliwienia wykorzystania tej księgi jako dowodu pozwalającego na określenie zobowiązań podatkowych w prawidłowej wysokości.

Na podstawie zaś § 32 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 20 czerwca 2002 r. w sprawie „Zasad techniki prawodawczej” (tekst jedn.: Dz. U. z 2016 r. poz. 283), jeżeli zmienia się treść przepisu upoważniającego do wydania aktu wykonawczego w ten sposób, że zmienia się rodzaj aktu wykonawczego, zakres spraw przekazanych do uregulowania aktem wykonawczym lub wytyczne dotyczące treści tego aktu  – przyjmuje się, że akt wykonawczy wydany na podstawie tego przepisu upoważniającego traci moc obowiązującą z dniem wejścia w życie przepisu zmieniającego treść przepisu upoważniającego.

Ponadto wskazana wcześniej ustawa nowelizująca z 29 października 2021 r. nałożyła na podatników nowe obowiązki w zakresie prowadzenia KPiR. Mianowicie określone w przepisach podmioty prowadzące księgę podatkową lub ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, począwszy od 1 stycznia 2026 r. będą obowiązane prowadzić je  przy użyciu programów komputerowych oraz przesyłać właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego te księgi i ewidencję po zakończeniu roku podatkowego, w terminie do dnia upływu terminu złożenia zeznania rocznego  PIT – za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Tak wynika z art. 24a ust. 1e ustawy o PIT po nowelizacji.

Dlatego  konieczne jest wydanie przez Ministra Finansów nowego rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Nowe rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie prowadzenia KPiR, w  znacznym stopniu  będzie powtórzeniem regulacji zawartych w obecnym rozporządzeniu MF w tym zakresie.  W porównaniu z nim  będzie jednak zawierać także istotne różnice. Nowościami będą przykładowo:

• podstawowy sposób prowadzenia księgi przy użyciu programów komputerowych – z pewnymi wyjątkami (dotyczącym np. osób wykonujących działalność na podstawie umów agencyjnych i umów na warunkach zlecenia zawartych na podstawie odrębnych przepisów),
• ujednolicenie terminów dokonywania wpisów do księgi (zarówno od strony kosztowej, jak i przychodowej) – niezależnie więc od tego, czy KPiR  będzie prowadzona przez biuro rachunkowe, czy samodzielnie przez podatnika, wpisy będą dokonywane, co do zasady, najpóźniej do dnia 20. każdego miesiąca, następującego po miesiącu dokonania wydatków bądź uzyskania przychodu,
• brak obowiązku podpisywania spisu z natury przez osoby sporządzające spis – będzie on podpisywany jedynie przez właściciela zakładu (wspólników); ponadto do księgi ma być wpisywana wyłącznie wartość spisu,
• brak regulacji dotyczących miejsca przechowywania księgi oraz dowodów – skoro obowiązki w tym zakresie ogólnie określono w art. 86 Ordynacji podatkowej (nakazującym ich przechowywanie zasadniczo do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego); przepisy obecnego rozporządzenia w sprawie KPiR wprost wskazują, że księga oraz dowody, na których podstawie są dokonywane w niej zapisy, mają znajdować się na stałe w miejscu wykonywania działalności lub miejscu wskazanym przez podatnika jako siedziba, a jeżeli prowadzenie księgi zostało zlecone biuru rachunkowemu – w miejscu prowadzenia lub przechowywania księgi przez to biuro,
• brak obowiązku posiadania przez przedsiębiorstwa wielozakładowe ksiąg w ramach każdego zakładu,
• wyłączenie z katalogu dowodów księgowych dziennych zestawień dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzanych do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem – podatnik będzie dokonywał zapisów bezpośrednio w księdze, prowadzonej co do zasady w postaci elektronicznej, na podstawie poszczególnych faktur,
• wyłączenie możliwości dokumentowania paragonami bez NIP określonych zakupów w jednostkach handlu detalicznego, np. materiałów, czy środków czystości, jak również możliwości dokumentowania zakupu materiałów pomocniczych w jednostkach handlu detalicznego za pomocą dowodów wewnętrznych (bez zmian pozostanie natomiast możliwość dokumentowania wydatków poniesionych na zakup paliw oraz olejów za granicą, tj.  paragonami lub dowodami kasowymi).

W ramach omawianych zmian, określony w załączniku do rozporządzenia wzór KPiR, został uzupełniony o dodatkowe kolumny. W nowej (zmodyfikowanej) kolumnie nr 3 podatnik będzie wpisywał numer  identyfikujący fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Natomiast w dodanej kolumnie nr 5 – będzie wpisywany identyfikator podatkowy kontrahenta (przy podawaniu danych tego podmiotu wystarczające będzie wpisanie jego NIP).

Zgodnie z zapisami projektu, nowe przepisy mają wejść w życie 1 stycznia 2026 r. Z tym dniem utraci zarazem moc obowiązującą ww. rozporządzenie Ministra Finansów z 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, które aktualnie funkcjonuje w omawianym zakresie.

Źródło:

• projekt (z 19 marca 2025 r.) rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.