Zbiorcza lista płac. Jak ma się do ochrony danych pracowników

Izabela Nowacka

Autor: Izabela Nowacka

Dodano: 22 sierpnia 2018
Pytanie:  Pracodawca wypłaca wynagrodzenie pracownikom na konto bankowe i gotówką. Tworzy zbiorową listę płac gotówkową, tzn. jest jedna lista, na której są wszyscy pracownicy, u których jest wypłacane wynagrodzenie w gotówce. Na liście widnieje kwota wynagrodzenia netto i tam się każdy pracownik podpisuje. Każdy pracownik niestety widzi, ile kto zarabia. Chociaż właściciel twierdzi, że to jakoś przykrywa, aby drugi nie widział. Ja uważam, że to jest nieprawidłowe, ale właściciel uzyskał potwierdzenia u informatyka, że program nie jest w stanie tego inaczej zrobić. Czy jest taki przepis, który tego nie zabrania? Czy to jest właściwe stanowisko pracodawcy?
Odpowiedź: 

Umożliwienie pracownikom wglądu do dokumentacji płacowej, w tym do zbiorczej listy płac, zarówno w obecnym stanie prawnym w zakresie ochrony danych osobowych jak i poprzednim (przed RODO), stanowi naruszenie nie tylko właśnie tych przepisów, ale również naruszenie dóbr osobistych pracownika, w myśl Kodeksu cywilnego (dalej: kc).

Po pierwsze, na podstawie art. 111 Kodeksu pracy (kp) pracodawca obowiązany jest szanować godność i inne dobra osobiste pracownika. Do takich dóbr osobistych należy wysokość i skład wynagrodzenia pracownika.

Sąd Najwyższy wydał swego czasu uchwałę dotyczącą ochrony tajemnicy wynagrodzenia. Stwierdził w niej, że „ujawnienie przez pracodawcę bez zgody pracownika wysokości jego wynagrodzenia za pracę może stanowić naruszenie dobra osobistego w rozumieniu art. 23 i 24 Kodeksu cywilnego" (uchwała z 16 lipca 1993 r. I PZP 28/93, OSNC 1994/1/2).

Po drugie, dostęp do zbiorczej listy płac zawierającej imiona, nazwiska oraz wysokość zarobków poszczególnych pracowników narusza również przepisy o ochronie danych osobowych. Już przed wejściem w życie przepisów rozporządzenia unijnego – RODO, takie stanowisko wyrażał GIODO („umożliwianie wglądu pracownikom do zbiorczej listy płac zawierającej informacje o wysokości wynagrodzenia innych pracowników stanowiło naruszenie ustawy o ochronie danych osobowych").

Informacje o wysokości wynagrodzenia mają charakter danych osobowych w rozumieniu ustawy o ochronie danych osobowych i wobec tego podlegają wszystkim rygorom określonym przepisami powołanej ustawy. Tak odpowiedział GIODO na pytanie „Czy praktyka udostępniania zbiorczej listy płac zatrudnionych pracowników innym pracownikom przy okazji odbioru przez nich u pracodawcy odcinka listy płac zawierającego składniki wynagrodzenia może naruszać ustawę o ochronie danych osobowych? ".

Obecnie obowiązuje rozporządzenie RODO zgodnie z którym „dane osobowe" oznaczają informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej („osobie, której dane dotyczą"). Możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko.

Dane osobowe muszą być przetwarzane zgodnie z prawem, przy czym „przetwarzanie" oznacza operację lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, taką jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie.

Przetwarzanie jest zgodne z prawem wyłącznie w przypadkach, gdy i w takim zakresie, w jakim spełniony jest co najmniej jeden z wymienionych warunków tj., gdy osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów.

Reasumując, dokumenty przedstawiające dane o wysokości zarobków pracownika powinny być udostępniane do wglądu tylko temu, którego dotyczą, chyba że pracownik wyraził zgodę na to, aby współpracownicy również mogli te informacje odczytywać.

Izabela Nowacka

Autor: Izabela Nowacka

Ekonomista, specjalizuje się w prawie pracy, ubezpieczeniach społecznych i prawie podatkowym. Autorka licznych publikacji z zakresu rozliczania wynagrodzeń, współpracuje z wieloma wydawnictwami, jest autorką publikacji m.in. w Rzeczpospolitej, Monitorze Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych, Monitorze rachunkowości budżetowej
Nie ma jeszcze komentarzy do tego dokumentu.
Zaloguj się aby dodać komentarz

@ Wiedza i Praktyka Sp. z o.o. \\ Wszystkie prawa zastrzeżone.