Pytanie: Proszę podać przykład, jak należy wypełnić dokumenty pracownika, który jest wysłany w delegację krajową i zagraniczną . Sprawdź, jaka jest odpowiedź eksperta.

Odpowiedź: Krajowa i zagraniczna podróż służbowa powinna być udokumentowana poleceniem wyjazdu służbowego.

Zasady rekompensaty kosztów związanych z podróżą służbową pracowników powinny być określone w Państwa przepisach wewnątrzzakładowych. Jeżeli brak jest takich zapisów, stosuje się wtedy uregulowania obowiązujące w jednostkach sfery budżetowej.

Z tytułu podróży służbowej pracownikowi przysługują m.in.:

1) diety

2) zwrot kosztów:

a) przejazdów i dojazdów,

b) noclegów,

c) innych wydatków określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Krajowa i zagraniczna podróż służbowa powinna być udokumentowana poleceniem wyjazdu służbowego.

Druk polecenia wyjazdu służbowego powinien zawierać:

1) nr polecenia wyjazdu służbowego (np. nr 18/2008),

2) datę polecenia,

3) imię, nazwisko, stanowisko służbowe, nr legitymacji osoby delegowanej,

4) określenie miejsca delegacji,

5) czas wyjazdu,

6) cel wyjazdu,

7) środek lokomocji,

8) datę i podpis zlecającego wyjazd,

9) adnotacje o udzieleniu zaliczki na pokrycie kosztów wyjazdu,

8) potwierdzenie pobytu służbowego.

Na drugiej stronie tego druku powinien być zawarty rachunek kosztów podróży określający:

1) wyjazd (miejscowość, data, godzina),

2) przyjazd (miejscowość, data, godzina, środek lokomocji, koszty przejazdu),

3) określenie ryczałtów na dojazdy, suma kosztów przejazdów i dojazdów, diety, koszty noclegów wg rachunku, koszty noclegów ryczałt, inne wydatki związane z delegacją wg załączników, suma wszystkich kosztów podróży,

4) rachunek powinien być zatwierdzony, sprawdzony, pracownik powinien pokwitować odbiór należności z tytułu tej podróży i zwrot kosztów,

5) powinno być również zawarte rozliczenie pobranej przez pracownika zaliczki.

Pracownik może korzystać w wyjazdach służbowych z prywatnego samochodu.

W takiej sytuacji powinna być zawarta umowa o używanie samochodu prywatnego pracownika do celów służbowych.

Umowa ta powinna zawierać:

1) datę zawarcia umowy i strony umowy,

2) określenie marki i numeru rejestracyjnego samochodu, który jest przedmiotem umowy,

3) oświadczenie pracownika, że jest właścicielem samochodu,

4) zobowiązanie pracownika do używania tego pojazdu do celów służbowych,

5) określenie obszaru, na jakim pojazd może być wykorzystywany do celów służbowych (np. granice administracyjne miasta, jazdy zamiejscowe),

6) określenie kosztów używania pojazdu, stawka za 1 km przebiegu,

7) miesięczny limit przebiegu kilometrów na jazdy lokalne,

8) zasady zwrotu kosztów (np. w formie miesięcznego ryczałtu, ewidencji przebiegu pojazdu),

9) zasady zmniejszania ryczałtu z tytułu nieobecności w pracy oraz podróży służbowej trwającej ponad 8 godzin,

10) podpisy stron umowy.

Pracownik powinien złożyć oświadczenie, że korzystał w danym miesiącu z prywatnego samochodu do celów służbowych, w oświadczeniu tym powinien jednocześnie określić dni nieobecności i ich powód.

Pracodawca rozlicza należności za wykorzystywanie przez pracowników samochodów prywatnych do celów służbowych w formie np. sumy ryczałtu za dany miesiąc.

Dokument ten powinien zawierać: nazwisko i imię danego pracownika, wysokość limitu w km, stawkę za 1 km, kwotę ryczałtu, liczbę dni nieobecności w pracy, kwotę do wypłaty oraz datę i podpisy osób sporządzających i zatwierdzających dokument.

Podstawa prawna:

- art. 77⁵ ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94),

- rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U. nr 236, poz. 1991 z późn. zm.),

- rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. nr 236, poz. 1990 z późn. zm.).

Autor: Ewa Strzałkowska doradca w zakresie prawa pracy

Odpowiedź udzielona: 15 kwietnia 2008 r.