Czy można ustalić w regulaminie wynagradzania wypłatę ryczałtu za nocleg z tytułu zagranicznej podróży służbowej na zasadach określonych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej?

Pytanie: Czy można ustalić w regulaminie wynagradzania, że ryczałt za nocleg z tytułu zagranicznej podróży służbowej będzie wypłacany na zasadach określonych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju? Czy należy wypłacić ryczałt za nocleg w walucie polskiej, czy w zagranicznej? – pyta kadrowa z Grudziądza.

Odpowiedź: Można ustalić w regulaminie wynagradzania, że ryczałt za nocleg z tytułu zagranicznej podróży służbowej będzie wypłacany na zasadach określonych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju.

Rozliczenie kosztów podróży może być dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej.

Minister właściwy do spraw pracy określił w drodze rozporządzenia wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi, zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

Warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu u innego pracodawcy, niż w/w, określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania.

W przypadku, gdy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawiera takich postanowień, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej odpowiednio według przepisów, obowiązujących w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej.

Przypuszczam, że w Pani pytaniu jest błąd i chodzi o zasady określone w rozporządzeniu z tytułu podróży poza granicami kraju. Szczegółowe zasady rozliczania takich podróży zostały określone w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju.

Za nocleg przysługuje pracownikowi zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym, w granicach ustalonego na ten cel limitu, określonego w załączniku do w/w rozporządzenia. W razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg, pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu, o którym mowa wyżej. W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg w hotelu, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit, o którym mowa w załączniku do rozporządzenia.

Pracownik otrzymuje zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży i pobytu poza granicami kraju. Za zgodą pracownika zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej. Rozliczenie kosztów podróży jest dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej, w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży.