Sprawdź, kiedy prezent jest reprezentacją wyłączoną z kosztów podatkowych

Upominki, które nie są opatrzone logo spółki służą jedynie kształtowaniu pozytywnego wizerunku wobec obecnych i potencjalnych klientów, a nie reklamie spółki – stwierdził WSA  w Warszawie w wyroku z 13 marca 2018 r., sygn. akt III SA/Wa 303/18.

Na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Zaś art. 16 ust. 1 ustawy o CIT reguluje koszty, które są wyłączone z kosztów uzyskania przychodu, a wśród nich znajdują się również koszty poniesione na reprezentację. Wobec tego wydatki ponoszone na reklamę wciąż budzą wiele wątpliwości, bowiem granica pomiędzy wydatkiem na reklamę a kosztem reprezentacji jest bardzo cienka, co w głównej mierze spowodowane jest tym, że żadna z ustaw nie zawiera definicji reprezentacji. Dlatego też należy posługiwać się wykładnią językową, słownikową. W zakresie definiowania reprezentacji istnieje już bardzo liczne orzecznictwo i  piśmiennictwo, które jest jednak rozbieżne.

Sądy w wydawanych wyrokach sięgają po definicję, która została zawarta w słowniku języka polskiego, według którego pojęcie „reprezentacja” oznacza „okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną”.

W jednym z wcześniejszych wyroków NSA skomentował kwestię związaną z pojęciem reprezentacji stwierdzając przy tym, że przez koszty reprezentacji można uznać wydatek poniesiony w celu poprawy wizerunku jednostki oraz zbudowania jej pozytywnego obrazu na zewnątrz. Ważne jest również określenie, czy wydatek ten miał charakter wystawności, okazałości, czy też wytworności, ponieważ niezwykle trudnym jest sprecyzowanie dla nich miernika.

Sąd w komentowanym wyroku stwierdził, że aby rozgraniczyć  wydatki na reprezentację od wydatków na reklamę, trzeba wziąć pod uwagę kilka czynników. A mianowicie: wartość przekazywanych prezentów, okoliczności ich wręczania, krąg podmiotów obdarowanych oraz opatrzenie produktów logo spółki. Przy czym warto wspomnieć, że wszystkie te kryteria powinny być w miarę możliwości stosowane łącznie w ich wzajemnym powiązaniu. Sąd stwierdził również, że cel wydatku określa sam podatnik, natomiast organy podatkowe są uprawnione do jego weryfikacji w ramach analizy tych wydatków pod kątem możliwości uznania ich za koszty uzyskania przychodów. 

W tej mierze musimy mieć również na uwadze przedział wydatków, który może wahać się od kilku do nawet kilkuset złotych. W ocenie sądu istnieje niewątpliwa różnica pomiędzy materiałem reklamowym z logo firmy o wartości kilku złotych, a takim przedmiotem o wartości kilkuset złotych. O ile zatem w tym pierwszym przypadku nie ma wątpliwości, że przekazany został upominek spełniający funkcje reklamową, nie można tego powiedzieć o tym drugim przypadku.

Wprawdzie ustawa nie określa ani wysokości takiego progu, ani żadnych innych normatywnych wskazań pozwalających na rozgraniczenie wydatków na reklamę od wydatków na reprezentację, natomiast kryterium wartości w ocenie sądu jest niewątpliwie bardzo istotną kwestią.

W opisywanej przez nas sprawie powstały wątpliwości, czy wydatki na materiały promocyjne o wartości kilkuset złotych to jeszcze wydatki na reklamę, czy już wydatki na reprezentację, a także czy prezenty bez logo spółki mogą stanowić wydatki na reklamę. W ocenie sądu, wydatki na prezenty o wartości kilkuset złotych, jak również te bez logo spółki, stanowią wydatki na reprezentację, a nie wydatki reklamowe. Zdaniem sądu, w przypadku prezentów o wartości kilkuset złotych, a zwłaszcza jeżeli prezenty nie są opatrzone logo spółki, chodzi o kształtowanie pozytywnego wizerunku spółki wobec obecnych i potencjalnych klientów, a nie o reklamę. Natomiast w kwestii rozgraniczenia wydatków na reklamę i reprezentację należy dokonywać indywidualnie w każdej konkretnej sprawie.

Podsumowując, należy pamiętać, że każda konkretna sytuacja wymaga indywidualnej oceny przez pryzmat zachodzących okoliczności oraz celu poniesienia danego kosztu. Należy mieć na uwadze, że to zawsze na podatniku będzie ciążyć obowiązek udokumentowania tego, że poniesione koszty związane z wręczeniem prezentów klientom miały na celu przyczynienie się do osiągnięcia przychodu, zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.