Wchodzą w życie przepisy o e-doręczeniach

Jak tłumaczą autorzy nowych rozwiązań, obecnie podstawową formą wymiany korespondencji z podmiotami publicznymi jest tradycyjny sposób komunikacji, oparty o papierową przesyłkę poleconą lub osobistą wizytę w punkcie obsługi klienta. Poszczególne urzędy nadal muszą drukować i przesyłać korespondencję pocztą tradycyjną. Jest to postrzegane przez obywateli i przedsiębiorców jako uciążliwe. Wiąże się bowiem bardzo często z czasochłonnymi wizytami w urzędzie pocztowym. Z drugiej strony przygotowywanie korespondencji papierowej przez podmioty publiczne oznacza konieczność ponoszenia dużych nakładów pracy oraz nakładów finansowych. Z kolei doręczenie przy pomocy skrzynek ePUAP jest skuteczne tylko w komunikacji z podmiotami publicznymi i tylko w ramach spraw wszczętych elektronicznie lub dla których została wyrażona zgoda na doręczanie elektroniczne. Problemem jest też wykluczenie cyfrowe znacznej części społeczeństwa.

Wskazane wcześniej problemy w dużym stopniu ma rozwiązać ustawa z 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych. Wprowadza ona doręczenia elektroniczne jako podstawową formę wymiany pism przez organy administracji publicznej oraz między niepublicznymi uczestnikami obrotu gospodarczego (w ramach usługi tzw. rejestrowanego doręczenia elektronicznego). W ten sposób ma być również możliwa korespondencja między obywatelami a administracją publiczną (każdy taki podmiot zasadniczo będzie miał jeden adres wykorzystywany do e-doręczeń). E-doręczenia mają wywoływać taki sam skutek jak odebranie tradycyjnego papierowego listu poleconego za zwrotnym potwierdzeniem odbioru.

Zasadą będzie zarówno nadawanie, jak i odbieranie korespondencji w postaci elektronicznej. Jednakże ustawodawca pomyślał również o obywatelach niekorzystających z technologii cyfrowych. Dla takich osób ma być dostępna tzw. publiczna usługa hybrydowa. Będzie ona polegała na tym, że korespondencja nadana drogą elektroniczną zostanie przetworzona do postaci papierowej (zgodnie z określonymi w przepisach wymogami) i już jako wydruk doręczona przez listonosza adresatowi.

Pierwotnie ustawa o doręczeniach elektronicznych miała wejść w życie 1 lipca 2021 r. Jednakże na podstawie jej nowelizacji – dokonanej mocą ustawy z 15 czerwca 2021 r. o zmianie ustawy o doręczeniach elektronicznych – termin ten został przesunięty na 5 października br. Jak wskazano w uzasadnieniu projektu nowelizacji, główną przyczyną przesunięcia terminu była długotrwała pandemia COVID-19, która utrudniła przeprowadzenie szerokich testów przed udostępnieniem usług, jak również przeprowadzenie szkoleń dla użytkowników.

W świetle nowych regulacji terminy wdrożenia obowiązków wynikających z przepisów ustawy o doręczeniach elektronicznych przedstawiają się następująco:

• organy administracji rządowej oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy – 5 lipca 2022 r.,
• organy władzy publicznej inne niż wyżej wymienione, w tym organy kontroli państwowej i ochrony prawa – 5 lipca 2022 r.,
• ZUS, KRUS, NFZ – 5 lipca 2022 r.,
• państwowe fundusze celowe, samodzielne publiczne ZOZ, uczelnie publiczne, PAN, państwowe i samorządowe instytucje kultury – 1 stycznia 2023 r.,
• jednostki samorządu terytorialnego i ich związki – 1 stycznia 2024 r. (1 października 2029 r.),
• sądy i trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania i Służba Więzienna – 1 października 2029 r.
• podmioty publiczne inne niż wcześniej wymienione – od 1 stycznia 2025 r.