Obowiązkowe e-Doręczenia dla firm w KRS od 1 kwietnia 2025 r.

Dodano: 19 marca 2025
Obowiązkowe e-Doręczenia dla firm – jak je założyć? [Poradnik 2025]

Od 1 kwietnia 2025 r. obowiązkowe e-Doręczenia dla firm wpisanych do KRS staną się rzeczywistością. Przedsiębiorstwa, które zarejestrowały się w KRS przed 1 stycznia 2025 roku, muszą mieć przypisany adres do e-Doręczeń. System ten to elektroniczny odpowiednik listu poleconego, usprawniający komunikację z urzędami i oszczędzający czas. Sprawdź, jak założyć e-Doręczenia i spełnić nowe wymogi prawne.

Korzyści 

Po przeczytaniu tekstu:

Poznasz terminy wdrożenia obowiązkowych e-doręczeń dla firm;

Będziesz wiedzieć, jak zacząć korzystać z e-Doręczeń.

Polecamy też:

Czym są e-Doręczenia?

e-Doręczenia to elektroniczny odpowiednik listu poleconego, który umożliwia bezpieczną i rejestrowaną korespondencję z administracją publiczną. Przesyłki wysłane w tym systemie mają taką samą moc prawną jak tradycyjne listy polecone za potwierdzeniem odbioru.

Od e-maila różnią się tym, że:

  • mają taki skutek prawny jak list polecony za potwierdzeniem odbioru,
  • zapewniają identyfikację nadawcy i odbiorcy.

Dzięki obowiązkowym e-Doręczeniom firmy mogą sprawnie odbierać i wysyłać urzędowe dokumenty – np. decyzje, wezwania czy zawiadomienia – bez konieczności korzystania z papierowej korespondencji.

Jak zacząć korzystać z e-Doręczeń: złóż wniosek online

Skrzynkę do e-Doręczeń można założyć online na stronie Biznes.gov.pl.Wymagane jest zalogowanie do Konta Przedsiębiorcy oraz przygotowanie następujących dokumentów:

  • numer KRS firmy;
  • adres do korespondencji firmowej;
  • imię i nazwisko administratora skrzynki, jego adres e-mail oraz numer PESEL (lub Identyfikator Europejski).

Jeżeli osoba składająca wniosek nie posiada pełnomocnictwa do reprezentowania firmy wynikającego wprost z zapisów KRS, dodatkowo potrzebne są:

  • pełnomocnictwo podpisane elektronicznie przez przedsiębiorcę. Może to być również kopia pełnomocnictwa potwierdzona elektronicznie za zgodność z oryginałem przez przedsiębiorcę, notariusza albo będącego pełnomocnikiem przedsiębiorcy – adwokata, radcę prawnego, rzecznika patentowego, doradcę podatkowego, radcę Prokuratorii Generalnej RP;
  • dowód uiszczenia opłaty skarbowej za złożenie pełnomocnictwa (17 zł).

Cały proces tworzenia adresu do e-Doręczeń realizowany jest przez kreator na stronie Biznes.gov.pl. W ostatnim kroku wniosek należy podpisać online, używając podpisu osobistego, podpisu zaufanego lub podpisu kwalifikowanego.

  • Wniosek muszą podpisać elektronicznie wszystkie osoby uprawnione do reprezentacji przedsiębiorcy albo pełnomocnik/ prokurent, który ma umocowanie do złożenia wniosku.
  • W przypadku wątpliwości dotyczących danych, zamieszczonych w trakcie składania wniosku o adres do e-Doręczeń lub np. konieczności zebrania podpisów elektronicznych osób, które pod wnioskiem muszą być zamieszczone, można zapisać wypełniony wniosek i dokonać w nim zmian w ciągu 4 dni.

Po pozytywnej weryfikacji wniosku na adres e-mail podany w formularzu wpłynie informacja o założeniu adresu i skrzynki do e-Doręczeń oraz instrukcja, jak aktywować adres. Po aktywacji adresu zostanie on wpisany do bazy adresów elektronicznych.

E-Doręczenia do innych firm i obywateli

Przedsiębiorca, który chciałby wysyłać cyfrowe listy polecone nie tylko do podmiotów publicznych, ale również do innych osób i podmiotów posiadających adresy do e-Doręczeń, może skorzystaćz oferty kwalifikowanych dostawców usług (KDU).

Więcej informacji na ten temat znajduje się na stronie: https://www.gov.pl/web/e-doreczenia/kwalifikowani-dostawcy-uslug-kdu3.

Terminy obowiązkowych e-Doręczeń dla przedsiębiorców

Termin na wdrożenie e-Doręczeń, zależy od daty rejestracji firmy w CEIDG albo w KRS:

  • firmy, które rejestrują działalność w CEIDG albo w KRS od 1 stycznia 2025 roku, zakładają skrzynki do e-Doręczeń podczas rejestracji
  • firmy, które zarejestrowały działalność w CEIDG przed 1 stycznia 2025 roku, muszą mieć adres do e- Doręczeń od 1 października 2026 roku
  • firmy, które zarejestrowały działalność w KRS przed 1 stycznia 2025 roku, muszą mieć adres do e-Doręczeń od 1 kwietnia 2025 roku.
Zapamiętaj! Przedstawiciele zawodów zaufania publicznego, mają obowiązek posługiwania się e-Doręczeniami od 1 stycznia 2025 roku.

Harmonogram wprowadzania obowiązku stosowania Krajowego Systemu Doręczeń Elektronicznych

 

PODMIOTY PUBLICZNE

Organy administracji rządowej oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy (art. 155 ust. 1 ustawy).

Od 1 stycznia 2025 r.

Inne organy władzy publicznej, w tym organy kontroli państwowej i ochrony prawa oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy (art. 155 ust. 2 ustawy).

Zakład Ubezpieczeń Społecznych i zarządzane przez niego fundusze oraz Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego i fundusze zarządzane przez prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (art. 155 ust. 3 ustawy).

Narodowy Fundusz Zdrowia (art. 155 ust. 4 ustawy).

Agencje wykonawcze, instytucje gospodarki budżetowej, państwowe fundusze celowe, samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej, uczelnie publiczne, Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne, państwowe i samorządowe instytucje kultury, inne państwowe lub samorządowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych (art. 155 ust. 5 ustawy).

Jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitarne oraz samorządowe zakłady budżetowe – w zakresie publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (art. 155 ust. 6 ustawy).

Inne podmioty publiczne (art. 155 ust. 9 ustawy).

Od 1 stycznia 2025 r.

Jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitalne i samorządowe zakłady budżetowe – w zakresie publicznej usługi hybrydowej (art. 155 ust. 6 ustawy).

Od 1 października 2029 r.

Sądy, trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania i Służba Więzienna (art. 155 ust. 7 ustawy).

PODMIOTY NIEPUBLICZNE

Osoby wykonujące zawody zaufania publicznego:

  • adwokata,
  • radcy prawnego,
  • doradcy podatkowego,
  • doradcy restrukturyzacyjnego,
  • rzecznika patentowego,
  • notariusza.

Od 1 stycznia 2025 r.

Podmioty niepubliczne rejestrujące się do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) od 1 stycznia 2025 r. (art. 9 ust. 1 pkt 1 – 8, art. 155 ust. 10 oraz art. 166 pkt 5 ustawy).

Podmioty niepubliczne zarejestrowane w rejestrze przedsiębiorców w  KRS przed 1 stycznia  2025 r. (art. 151 ust. 1 ustawy).

Od 1 kwietnia 2025 r.

Podmioty niepubliczne składające wniosek o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEiDG) (art. 152 ust. 1 ustawy).

Od 1 stycznia 2025 r.

Podmioty niepubliczne zarejestrowane w CEiDG do 31 grudnia 2024 r. – w przypadku dokonywania zmian we wpisie po 30 czerwca 2025 r. (art. 152 ust. 2 ustawy)

Od 1 lipca 2025 r.

Podmioty niepubliczne zarejestrowane w CEiDG do 31 grudnia 2024 r. (art. 152 ust. 3 ustawy)

Od 1 października 2026 r.

Podsumowanie

Obowiązkowe e-Doręczenia weszły w życie od 2025 roku. Termin na wdrożenie e-Doręczeń, dla przedsiębiorców zależy od daty rejestracji firmy w CEIDG albo w KRS:

  • firmy, które rejestrują działalność w CEIDG albo w KRS od 1 stycznia 2025 roku, zakładają skrzynki do e-Doręczeń podczas rejestracji
  • firmy, które zarejestrowały działalność w CEIDG przed 1 stycznia 2025 roku, muszą mieć adres do e- Doręczeń od 1 października 2026 roku
  • firmy, które zarejestrowały działalność w KRS przed 1 stycznia 2025 roku, muszą mieć adres do e-Doręczeń od 1 kwietnia 2025 roku.

E-doręczenia staną się kluczowym narzędziem w komunikacji przedsiębiorców z urzędami. Wdrożenie tego systemu ułatwi procesy administracyjne i pozwoli uniknąć opóźnień związanych z tradycyjną pocztą.

ustawa z 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (tekst jedn.: Dz.U.2024 r. poz.1045).

Źródło: www.gov.pl

Redakcja Portalu FK

Nie ma jeszcze komentarzy do tego dokumentu.
Zaloguj się aby dodać komentarz

@ Wiedza i Praktyka Sp. z o.o. \\ Wszystkie prawa zastrzeżone.