E-doręczenia podatkowe – kiedy błędy doręczeń mogą mieć poważne skutki dla podatnika?

Zasadniczo organy podatkowe mogą doręczać pisma podatnikom i pełnomocnikom elektronicznie na dwa główne sposoby.

Są to:

• skrzynka odbiorcza w portalu e-Urząd Skarbowy oraz
• skrzynka do e-doręczeń (art. 144 § 1a Ordynacji podatkowej).

Jeśli chodzi o portal e-Urząd Skarbowy to organy podatkowe mogą doręczać pisma za pośrednictwem tego kanału, jeżeli podatnik/pełnomocnik wyraził na to zgodę (art. 35e ust. 1 Ustawy o KAS).

W przypadku pełnomocników trzeba jednak  pamiętać, że wyrażenie zgody na korespondencje w ten sposób ma charakter ogólny – dotyczy własnych spraw podatnika oraz spraw, w których działa jako pełnomocnik (por. wyrok NSA z 27 stycznia 2026 r. sygn. I FSK 1924/24, wyrok NSA z 30 maja 2025 r. sygn. I FZ 41/25; wyrok WSA w Olsztynie z 25 lutego 2026 r. sygn. I SA/Ol 546/25). Powyższa zasada została zilustrowana na poniższym przykładzie.

Komplikacje podatkowe mogą się jednak pojawić, jeżeli w pełnomocnictwie wskazano w adresie elektronicznym skrzynkę do e-doręczeń (takiego wskazania dokonuje się w polu 36 w pełnomocnictwie PPS-1).

Najnowsze wyroki sądów nie są zgodne, co do tego, gdzie organ podatkowy powinien doręczać pisma zawodowym pełnomocnikom: do e-Urzędu Skarbowego czy na skrzynkę do e-Doręczeń. Dotyczy to adwokatów, radców prawnych i doradców podatkowych).

Co więcej, w toku postępowania strona oraz jej przedstawiciel lub pełnomocnik mają obowiązek zawiadomić organ podatkowy o zmianie adresu, pod którym dokonuje się doręczeń (art. 146 § 1 Ordynacji podatkowej).

Większość sądów przyjmuje, że jeżeli pełnomocnik najpierw zgodził się na doręczenia przez e‑Urząd Skarbowy, a następnie złożył pełnomocnictwo PPS‑1, w którym wskazał inny adres elektroniczny, to oznacza to zmianę (aktualizację) adresu do doręczeń (por. wyrok NSA z 27 stycznia 2026 r. sygn.  akt. I FSK 1924/24, wyrok WSA w Gliwicach z 28 stycznia 2026 r. sygn.  akt I SA/Gl 830/25, wyrok WSA w Rzeszowie z 5 marca 2026 r. sygn. akt I SA/Rz 6/26).

W takiej sytuacji doręczenie pisma pełnomocnikowi będzie wadliwe.

Sprawa robi się bardziej skomplikowana, gdy data podpisania pełnomocnictwa nie jest taka sama, jak data jego złożenia do organu. Problem wyjaśniamy na przykładzie.

Przykładowo w wyroku NSA z 27 stycznia 2026 r. sygn. akt I FSK 1924/24 sąd wyraźnie powołał się na moment „złożenia”, a nie „opatrzenia” pełnomocnictwa, rozstrzygając kwestię doręczeń. Podobnie uczynił też WSA w Gliwicach w postanowieniu z 5 listopada 2025 r. sygn. akt I SA/Gl 1537/24 oraz WSA we Wrocławiu w postanowieniu z 23 stycznia 2026 r. sygn. akt I SA/Wr 841/25).

Zwróćmy również uwagę, że występuje również mniejszościowe stanowisko sądów, które opowiada się za tym, że doręczenie za pomocą e-urzędu skarbowego ma pierwszeństwo przed skrzynką do e-doręczeń, nawet jeśli pełnomocnik dokonał aktualizacji adresu przed otrzymaniem korespondencji (por. wyrok WSA w Lublinie z 22 października 2025 r., sygn. akt I SA/Lu 290/25).

W tym zakresie orzecznictwo sądów nie jest jednolite. Część sędziów uznaje, że przepisy o doręczeniach mają charakter gwarancyjny, a ich naruszenie powoduje, że pismo nie może zostać uznane za skutecznie doręczone, a w konsekwencji nie powstają żadne skutki materialne i formalne dla podatnika (por. wyrok NSA z 8 października 2025 r. sygn. III FSK 1161/24; wyrok NSA z 19 maja 2022 r. sygn. I FSK 112/22).

Z kolei niektórzy sędziowie przyjmują, że jeżeli uchybienie przepisom o doręczeniach nie wywołało dla strony negatywnych skutków i nie pozbawiło jej możliwości obrony swoich praw, to takie doręczenie należy uznać za skuteczne (por. wyrok NSA z 25 lutego 2025 r. sygn. III FSK 1321/24; wyrok NSA z 9 grudnia 2021 r., sygn. III FSK 4362/21).

Sprawdźmy, kiedy błędy w doręczeniu mogą mieć realne znaczenie dla podatnika.

• Brak prawidłowego doręczenia decyzji może doprowadzić do przedawnienia prawa do ustalenia podatku

Większość zobowiązań podatkowych w Polsce powstaje z mocy prawa – w dniu, z którym ustawa wiąże ich powstanie. Istnieją jednak takie podatki, w przypadku których zobowiązanie powstaje dopiero z chwilą doręczenia decyzji ustalającej jego wysokość (art. 21 §  1 Ordynacji podatkowej).

Jednym z takich podatków jest podatek od przychodów pochodzących ze źródeł nieujawnionych przewidziany w ustawie o PIT (art. 25f ustawy o PIT). 

Warto przy tym zauważyć, że organ podatkowy nie może wydać decyzji ustalającej wartość tego podatku jeżeli upłynęło 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy w tym zakresie (art. 68 §  4a Ordynacji podatkowej). Taka sytuacja była już rozpatrywana przez Naczelny Sąd Administracyjny (por. wyrok NSA z 11 października 2023 r., sygn. II FSK 286/21).

• Błędne doręczenie decyzji po kontroli skarbowej może uratować podatnika przed postępowaniem podatkowym lub je opóźnić

W przypadku ujawnienia w toku kontroli podatkowej nieprawidłowości organ podatkowy wszczyna postępowanie w sprawie, w terminie nie późniejszym niż 6 miesięcy od zakończenia kontroli (art. 165b §  1 Ordynacji podatkowej ). Natomiast od strony technicznej wszczęcie postępowania z urzędu następuje w momencie doręczenia postanowienia.

W takiej sytuacji organ podatkowy może jednak naprawić swój błąd poprzez prawidłowe doręczenie tego postanowienia, musi jednak zmieścić się w 6-miesięcznym terminie od zakończenia kontroli.

• W praktyce e-doręczenia podatkowe mogą mieć istotny wpływ na prawa podatnika oraz przebieg postępowania podatkowego.
• Dlatego księgowi, doradcy podatkowi i pełnomocnicy powinni każdorazowo sprawdzać nie tylko treść otrzymanego pisma, ale również sposób jego doręczenia, daty złożenia pełnomocnictw oraz wskazany adres elektroniczny.
• Błędy organu w tym zakresie mogą przesądzić o skuteczności decyzji, biegu terminów procesowych oraz możliwości dalszego prowadzenia sprawy.