Praca zdalna – jak ją dobrze zorganizować i wdrożyć?

Elektroniczna komunikacja kadrowa w organizacji pozwoli na znaczące przyspieszenie przepływu informacji w firmie. Zarówno pracownik, kierownik jak i specjaliści HR otrzymają natychmiastową informację o wnioskach pracowniczych i ewidencji czasu pracy bez konieczności dodatkowego kontaktu za pośrednictwem innego kanału.

Automatyzacja procesów administracyjnych wpływa pozytywnie na organizację pracy oraz poprawia efektywność wszystkich zespołów, a w szczególności działu HR. Nie bez znaczenia jest także oszczędność zasobów oraz ochrona środowiska, gdyż dzięki przeniesieniu komunikacji eliminujemy konieczność wydruku dokumentów.

Samoobsługę pracowniczą umożliwia enova365 - usprawnia obieg dokumentów firmowych i automatyzuje rutynowe działania. Pulpit Pracownika pozwala pracownikowi na samodzielne składanie w systemie wniosku urlopowego oraz zgłoszenie delegacji czy innego wyjścia służbowego. Z kolei w Pulpicie Kierownika przełożeni dostają powiadomienia o złożonej prośbie i mogą ją zaakceptować, nawet będąc poza biurem. Pulpity dostępne są poprzez przeglądarkę oraz aplikację mobilną.

Wykorzystanie elektronicznego składania wniosków zmniejsza liczbę dokumentów papierowych w obiegu, jednocześnie redukując czas potrzebny na podjęcie decyzji.

Dzięki Pulpitom pracowniczym i cyfrowej komunikacji kadrowej przedsiębiorstwo może pracować w trybie on-line.

Pamiętajmy, że od 1 stycznia 2019 r. obowiązują nowe zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Pracodawcy mają wybór pomiędzy prowadzeniem akt w formie papierowej lub elektronicznej. Proces przejścia na elektroniczną postać dokumentacji pracowniczej stanowi wyzwanie dla działów kadr, jednakże w dłuższej perspektywie czasu przyniesie on korzyści związane z usprawnieniem pracy i niższymi wydatkami na obsługę dokumentacji pracowniczej.

Odwzorowanie archiwów akt osobowych oraz bieżące tworzenie e-teczki

• Wprowadzenie do e-teczek dokumentów zeskanowanych, podzielonych w odpowiednie części A,B,C,D wraz z metryką dokumentu

• Zastosowanie e-podpisu na skanach dokumentów

• Wprowadzanie danych do kartoteki pracownika na podstawie skanów dokumentów

• Udostępnienie e-teczki w pulpicie pracownika

• Wydanie dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej jako skompresowanego pliku zawierającego wszystkie odwzorowania cyfrowe w postaci pdf, metadane w formie xml. Plik musi być opatrzony podpisem kwalifikowanym

• Nowy raport do ZUS Raport Informacyjny (nowy obowiązek prawny)

• Nowa wersja dokumentu ZWUA, DRA (rozszerzenie zakresu danych przekazywanych za pracowników i zleceniobiorców w imiennych raportach miesięcznych)

Inne funkcjonalności, które usprawnią pracę

• Nowa lista dokumentów w e-teczkach, która daje możliwość filtrowania dokumentów wg określonych kryteriów dla różnych pracowników

• Seryjne operacje wpinania dokumentów do e-teczki

• Definiowalny mechanizm uprawnień do e-teczek dla wybranych operatorów

   Dobre praktyki we wdrażaniu systemu ERP dla kadr i płac

Decydując się na restrukturyzację istniejącego systemu zajmującego się zarządzaniem lub wprowadzenie nowego, należy ustalić wszelkie braki powielające się w realizowanych aktualnie zadaniach. Uwagę warto zwrócić także na błędy wpływające na małą efektywność oraz ustalić cele, które będą realizowane w myśl nowego systemu.

W prace związane z wprowadzaniem systemów ERP w firmie związany jest najczęściej zespół IT, jednak prace te realizowane są w ścisłej współpracy z zewnętrzną firmą, która dostarcza system. Wśród liderów wymienić można system Enova365. Przed podpisaniem konieczne jest przeczytanie umowy oraz wprowadzenie niezbędnych poprawek w celu uniknięcia niedomówień. Należy upewnić się, ze w ramach współpracy oferowane jest wsparcie techniczne oraz oferowany jest wysoki poziom merytoryczny usług.

Należy pamiętać, że systemy ERP to tylko narzędzia niwelujące błędy popełniane przez ludzi. Wdrażając nowe systemy, szczególną uwagę warto zwrócić także na poziom doświadczenia zatrudnionej kadry, gdyż za najważniejsze decyzje w firmie odpowiedzialni są przede wszystkim ludzie.

Wśród korzyści współczesnych systemów biznesowych wymienić można automatyzację żmudnych procesów i długotrwałych działań. Automatyzacja może nastąpić na etapie produkcji, komunikacji lub obliczania liczby nadgodzin. W tym kontekście znaczenia nabiera opisanie w sposób precyzyjny wszelkich procesów biznesowych na etapie poprzedzającym wprowadzenie zmian. Warto zwrócić uwagę na to, aby najbardziej powtarzalne zachowania i czynności mogły zostać w pełni zautomatyzowane.

Praca zdalna to wyzwanie – my pomożemy Ci je podjąć i zakończyć sukcesem!

Pamiętaj - Jakość kosztuje dziś. Brak jakości kosztuje jutro - więcej, dużo więcej.