KSeF a kontrole podatkowe – czy organy podatkowe wiedzą teraz wszystko?

KSeF to centralna platforma służąca do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych w formacie XML. System nadaje każdej fakturze unikatowy numer identyfikacyjny i udostępnia ją elektronicznie kontrahentowi oraz organom podatkowym.

W praktyce oznacza to, że faktura ustrukturyzowana jest zapisywana centralnie i dostępna online w KSeF, a organy podatkowe mogą uzyskać do niej dostęp niemal natychmiast – bez konieczności żądania jej od podatnika. Faktura z KSeF stanowi formalny dokument księgowy, którego prawdziwość i autentyczność jest zapewniona przez system.

W przeciwieństwie do wcześniejszej praktyki (gdy organy opierały się na plikach JPK i dokumentach dostarczanych przez podatnika), faktury znajdujące się w KSeF są już „w systemie” i urząd może je zobaczyć w czasie rzeczywistym.

Dostęp do danych z KSeF oznacza więc, że organy widzą:

• historię wszystkich faktur wystawionych i otrzymanych przez podatnika z numerami KSeF,
• kwoty, NIP kontrahenta, daty sprzedaży i daty przyjęcia dokumentu,
• informacje o tym, czy faktura została rzeczywiście wystawiona i przyjęta, niezależnie od tego, czy została zaksięgowana,
• informacje jakiego towaru bądź usługi dotyczy faktura,
• dołączaną do faktur dodatkową dokumentacją źródłową.

Jest to realna zmiana jakościowa i ilościowa danych, w porównaniu do tradycyjnego JPK_VAT, który zawierał listę transakcji, ale nie dawał informacji odnośnie rzeczywistego obiegu dokumentów i ich treści od razu w momencie wystawienia.

Wraz z wejściem w życie KSeF, zakres kompetencji organów pozostaje niezmienny i nadal wynika z przepisów proceduralnych uregulowanych w szczególności w Ordynacji podatkowej oraz w ustawie o Krajowej Administracji Skarbowej.

Zmiana, jaką przynosi KSeF, nie dotyczy jednak sfery uprawnień procesowych, lecz zakresu oraz momentu dostępu do danych. Dzięki KSeF organy podatkowe uzyskują bezpośredni i niemal natychmiastowy wgląd w faktury ustrukturyzowane wraz z ich pełnymi danymi strukturalnymi. Pozwala to na bieżącą analizę transakcji, porównywanie danych pomiędzy kontrahentami oraz identyfikowanie potencjalnych wzorców ryzyka w skali całego obrotu gospodarczego.

W praktyce eliminuje to konieczność kierowania do podatników wezwań o przedłożenie faktur czy innych podstawowych dokumentów źródłowych, które wcześniej były niezbędne do rozpoczęcia weryfikacji, a najczęściej nawet do wstępnego zidentyfikowania potencjalnej nieprawidłowości.

Choć formalne uprawnienia organów pozostają zatem bez zmian, dzięki KSeF fiskus działa w oparciu o znacznie pełniejsze dane i uzyskuje do nich dostęp na wcześniejszym etapie.

Wprowadzenie KSeF nie musi prowadzić do zwiększenia liczby klasycznych kontroli podatkowych, lecz w istotny sposób wpływa na ich formę oraz dynamikę. Dostęp do faktur w czasie niemal rzeczywistym sprawia, że część działań kontrolnych może zostać zastąpiona wcześniejszymi i bardziej intensywnymi czynnościami sprawdzającymi, opartymi na analizie danych zgromadzonych w systemie.

Organy podatkowe zyskują możliwość szybszego wychwytywania potencjalnych nieprawidłowości, prowadzenia analiz porównawczych obejmujących jednocześnie faktury sprzedażowe i zakupowe, a także podejmowania decyzji o wszczęciu wybranej procedury weryfikacyjnej bądź kontrolnej na znacznie wcześniejszym etapie niż dotychczas.

W sytuacji, w której faktury znajdują się już w KSeF, urząd nie musi inicjować wstępnej korespondencji z podatnikiem w celu ich pozyskania, co istotnie skraca czas reakcji organów i przyspiesza cały proces weryfikacji.

Zmiany wynikające z wdrożenia KSeF wpływają przede wszystkim na przedmiot sporów podatkowych oraz przesuwają punkt ciężkości postępowań z zagadnień formalnych na kwestie merytoryczne. Skoro organy podatkowe dysponują fakturami w systemie, spory rzadziej będą dotyczyć braku dokumentów czy ich formalnej poprawności.

Znacznie częściej przedmiotem sporu stanie się rzeczywisty charakter transakcji, jej kwalifikacja podatkowa, cel gospodarczy czy zgodność z przepisami materialnymi. Organy, analizując dane wielu podmiotów jednocześnie, mogą identyfikować powtarzalne schematy i zależności, które wcześniej były trudniejsze do wykrycia na podstawie pojedynczych plików JPK.

Dla podatników oznacza to konieczność szerszego przygotowania materiału dowodowego, obejmującego nie tylko faktury, lecz także:

• umowy,
• korespondencję handlową,
• protokoły odbioru czy
• inne dowody potwierdzające rzeczywisty przebieg transakcji.

Fiskus nie musi już zatem pytać: „czy miała miejsce transakcja”, lecz może się zainteresować jej szczegółami –  kierując do podatnika pytanie: „dlaczego”, czyli poszukując uzasadnienia określonej aktywności podatnika.

Wejście w życie KSeF nie prowadzi do rozszerzenia formalnych uprawnień kontrolnych organów podatkowych, lecz istotnie zwiększa  „widoczność” obrotu gospodarczego oraz dostęp do danych fakturowych. Dzięki nowym regulacjom organy dysponują kompletnymi informacjami o fakturach bez konieczności ich pozyskiwania od podatników, mogą analizować dane transakcyjne w szerszym ujęciu i niemal na bieżąco, a także szybciej reagować w procesach weryfikacyjnych i kontrolnych.

W efekcie większe znaczenie zyskują spory dotyczące merytorycznej oceny transakcji, a nie jedynie ich formalnej poprawności. W konsekwencji podatnicy powinni zadbać o umiejętność logicznego uzasadniania swojej aktywności gospodarczej.