Korekta faktury ustrukturyzowanej w KSeF – jak poprawić błędy w e-fakturze

Wystawienie e -faktury w KSeF nie kończy się zawsze bezbłędnie – a raz zatwierdzonego dokumentu nie można już usunąć ani zmienić. Sprawdź, kiedy możliwa jest korekta faktury ustrukturyzowanej w KSeF i jak ją przeprowadzić zgodnie z obowiązującymi zasadami. Dowiesz się też, które błędy wymagają szczególnej ostrożności.

Korzyści

Z tekstu dowiesz się:

w jakich sytuacjach faktury ustrukturyzowanej nie można edytować ani anulować,
kiedy jedynym rozwiązaniem jest korekta „do zera”,
jak wygląda proces korekty danych sprzedawcy w strukturze FA(3),
dlaczego błędny NIP w e-fakturze jest traktowany jako błąd krytyczny,
jakie elementy należy uwzględnić przy wystawianiu faktury korygującej w KSeF.

Kiedy i jak poprawić błędy w e-fakturze?

Faktura ustrukturyzowana, której nadano unikalny numer KSeF, wchodzi do obrotu prawnego i nie ma możliwości jej:

edytowania,
anulowania ani
usunięcia z systemu.

Faktury są przechowywane w KSeF przez 10 lat od końca roku, w którym zostały wystawione, a podatnicy nie mogą ich samodzielnie usunąć.

UWAGA! Jedyną formą poprawienia błędu w wystawionej fakturze ustrukturyzowanej jest wystawienie faktury korygującej w KSeF.

Kiedy jest możliwa i jak przeprowadzić korektę danych sprzedawcy?

Korekta danych identyfikacyjnych i adresowych sprzedawcy (wystawcy faktury) odbywa się w strukturze logicznej faktury korygującej (FA(3)) za pomocą sekcji Podmiot1K.

Sekcja Podmiot1K jest używana, jeśli dane identyfikacyjne i adresowe sprzedawcy zmieniły się, choćby częściowo, w stosunku do danych zawartych w fakturze pierwotnej.

Na czym polega korekta danych sprzedawcy w KSeF?

Procedura korekty w fakturze korygującej polega na jednoczesnym przedstawieniu stanu przed korektą i stanu po korekcie:

(1) W sekcji Podmiot1K należy podać pełne dane sprzedawcy, które występowały na fakturze korygowanej (pierwotnej).

(2) Poprawne dane (po korekcie) należy umieścić w części Podmiot1 faktury korygującej.

Jeśli faktura korygująca wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego, musi zawierać kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku należnego z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej.

Kiedy możliwa jest korekta danych sprzedawcy na fakturze korygującej KSeF?

Korekta danych nabywcy za pomocą sekcji Podmiot1K jest możliwa dla większości danych, takich jak np. tzw. literówka w:

nazwie,
imieniu,
nazwisku czy
adresie.

Standardowy mechanizm korekty danych sprzedawcy przy użyciu sekcji Podmiot1K nie dotyczy przypadku korekty błędnego numeru NIP sprzedawcy występującego na fakturze pierwotnej.

Wprowadzenie błędnego numeru NIP sprzedawcy jest błędem krytycznym, ponieważ NIP jest kluczowym elementem identyfikującym podatnika w systemie.

Do błędu tego typu (błędny NIP sprzedawcy) może dojść, jeśli wystawca faktury posiadał uprawnienia do wystawiania faktur w imieniu różnych podatników (wiele kontekstów uwierzytelnienia) i omyłkowo wystawił fakturę w kontekście podatnika, który faktycznie nie dokonał danej sprzedaży (np. wystawił fakturę w kontekście NIP spółki A, choć sprzedawcą była spółka B, na rzecz której posiadał uprawnienia).

W takiej sytuacji, gdy sprzedawca przesłał fakturę z błędnym NIP-em, jest zobowiązany do wystawienia:

(1) Faktury korygującej "do zera" – w stosunku do tej błędnej faktury, używając tego samego, błędnego NIP sprzedawcy.

(2) Nowej, poprawnej faktury pierwotnej – zawierającej prawidłowe dane sprzedawcy (w tym prawidłowy NIP).

Faktury przyjętej do KSeF i opatrzonej numerem identyfikującym nie można anulować. Wystawienie faktury "do zera" jest równoznaczne z prawnym wycofaniem błędnej faktury z obiegu w celu uniknięcia konsekwencji wystawienia faktury, która nie dokumentuje faktycznie wykonanej czynności opodatkowanej.

Jak działa korekta faktury ustrukturyzowanej w KSeF – prostym językiem

Można to sobie wyobrazić tak, jakby podatnik wysłał list (fakturę) do urzędu, ale na pieczątce nadawcy (dane sprzedawcy) widniał stary adres biura. Urząd ten list przyjmuje, ale podatnik zauważa błąd w adresie. Nie może wymazać starej pieczątki (bo faktura jest niezmienialna). Musi wysłać "dokument korygujący" (fakturę korygującą). Ten dokument musi zawierać zarówno informację: "Oto stary, błędny adres" (sekcja Podmiot1K) oraz: "Oto nowy, poprawny adres" (sekcja Podmiot1). Jeśli jednak podatnik pomylił cały numer identyfikacyjny firmy (NIP), to tak jakby wysłał list z numerem identyfikacyjnym zupełnie innej firmy. Wtedy musi wysłać oddzielny list mówiący: "Tamten list był błędem, cofamy jego wartość do zera," a dopiero potem wysłać zupełnie nowy, poprawny list z właściwym numerem.

Zobacz także:

KSeF a podatnicy zwolnieni z VAT – sprawdź, co się zmienia - Portal FK

Moduł Certyfikatów i Uprawnień KSeF – nowe zasady dostępu - Portal FK

Faktura ustrukturyzowana dla kontrahenta zagranicznego - Portal FK

Autor:

Redakcja Portalu