KSeF a podatnicy zwolnieni z VAT – co musisz wiedzieć?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) ma ambicję stać się powszechnym systemem e-fakturowania w Polsce. Wprowadzenie obowiązku korzystania z niego dotyczy nie tylko czynnych podatników VAT, ale także tych korzystających ze zwolnienia.

Podatnik zwolniony z VAT to podmiot, który dokumentuje sprzedaż zwolnioną od podatku. Zwolnienia te mogą wynikać z:

• zwolnień przedmiotowych (na podstawie art. 43 ust. 1 ustawy o VAT) – podatnik wykonuje czynności, które ustawodawca wyłączył z obowiązku VAT (np. określone świadczenia zdrowotne lub edukacyjne) i nie podlega rejestracji do VAT jako czynny podatnik,

• zwolnień podmiotowych (na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT) – podatnik prowadzi działalność gospodarczą, ale jego roczna wartość sprzedaży nie przekracza wartości określonej w przepisach (obecnie 200 000 zł, od 1 stycznia 2026 r. będzie to limit 240 000 zł).

• Faktura dokumentująca sprzedaż zwolnioną z podatku co do zasady nie zawiera:

ü  stawki podatku,

ü  sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż opodatkowaną i zwolnioną, ani

ü  kwoty podatku.

• W strukturze e-Faktury FA (3) należy natomiast, choć nie jest to obligatoryjne, wskazać sumę wartości sprzedaży zwolnionej (pole P_13_7) oraz oznaczenie „zw” w polu stawki podatku (P_12).
• Faktura powinna także zawierać podstawę prawną zastosowanego zwolnienia w sekcji Adnotacje (pola P_19A, P_19B lub P_19C).

Zasadą jest powszechność systemu KSeF. Istnieją wyłączenia z obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych, które mają zastosowanie również do podatników zwolnionych.

Podatnicy (w tym zwolnieni) mają możliwość tymczasowego odstąpienia od wystawiania faktur w KSeF w przypadku małych transakcji:

• W okresie od 1 kwietnia 2026 r. do 31 grudnia 2026 r. podatnicy, którzy są już zobowiązani do KSeF, mogą wystawiać faktury elektroniczne lub papierowe, jeśli łączna wartość ich sprzedaży (wraz z kwotą podatku) udokumentowana tymi fakturami w danym miesiącu jest mniejsza lub równa 10 000 zł.
• Jeżeli w danym miesiącu limit 10 000 zł zostanie przekroczony, obowiązek wystawienia faktury w KSeF następuje począwszy od faktury, którą ten limit został przekroczony.

Istnieje katalog wyłączeń, w których faktury nie podlegają obowiązkowi KSeF:

• Faktury dla konsumentów: Wystawianie faktur na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej (konsumenta) jest wyłączone z obowiązku KSeF. Podatnik może wystawić taką fakturę w systemie dobrowolnie.
• Faktury na rzecz niektórych podmiotów zagranicznych: Wyłączenie obejmuje faktury wystawiane na rzecz podatników zagranicznych, którzy nie posiadają w Polsce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, lub gdy to stałe miejsce działalności nie uczestniczy w transakcji.
• Usługi zwolnione: Usługi zwolnione na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 7, 37–41 ustawy o VAT, udokumentowane fakturami lub innymi dowodami (na podstawie rozporządzenia w sprawie wyłączeń z KSeF).
• Faktury wystawiane w ramach procedur szczególnych (np. OSS, IOSS). W takich przypadkach nie ma możliwości nawet dobrowolnego wystawiania faktur w KSeF.

Podatnicy zwolnieni są traktowani analogicznie jak podmioty zagraniczne czy konsumenci. Oznacza to, że:

• Faktury ustrukturyzowane muszą być udostępnione tym nabywcom w sposób z nimi uzgodniony (np. jako plik PDF lub wydruk), poza samym KSeF.
• Faktura przekazywana poza KSeF musi być opatrzona odpowiednim kodem weryfikującym (kodem QR). Kod QR umożliwia nabywcy dostęp do faktury w KSeF.
• Jeśli podatnik zwolniony (np. rolnik ryczałtowy nieposiadający NIP) zechce odebrać fakturę bezpośrednio z systemu, sprzedawca musi zapewnić mu dostęp poprzez przekazanie kodu weryfikującego oraz danych umożliwiających zidentyfikowanie faktury (tzw. dostęp dwuetapowy). Dostęp ten jest możliwy bez konieczności uwierzytelnienia się w systemie KSeF.
• W przypadku udostępnienia faktury takiemu nabywcy w sposób uzgodniony (poza KSeF), za datę otrzymania faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez nabywcę, a nie datę nadania jej numeru KSeF w systemie.

Status podatnika zwolnionego z VAT oznacza, że podmiot nie odprowadza podatku VAT – ale uwaga zwolnienie z VAT nie oznacza automatycznie zwolnienia z obowiązku korzystania z KSeF.

Wyłączenia z KSEF:Faktury dla konsumentów, Faktury na rzecz niektórych podmiotów, zagranicznych, usługi zwolnione na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 7, 37–41 ustawy o VAT i Faktury wystawiane w ramach procedur szczególnych (np. OSS, IOSS).

Zobacz także inne artykuły w temacie KSEF:

Podatnicy zwolnieni z VAT a KSeF – kto i kiedy musi? - Portal FK

Samoidentyfikacja nabywcy w KSeF – nowe zasady i obowiązki - Portal FK

KSeF a stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w VAT - Portal FK

KSeF faktura dla kontrahenta zagranicznego – co i jak? - Portal FK