Zmiany w kasach fiskalnych 2027 – nowe zasady po zakończeniu okresu przejściowego KSeF

Resort finansów planuje zmiany w przepisach wykonawczych dotyczących kas fiskalnych.  Modyfikacji ma zostać poddane rozporządzenie Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z 12 września 2021 r. w sprawie wymagań technicznych dla kas rejestrujących (Dz. U. z 2024 r. poz. 1654). Tak wynika z projektu jego nowelizacji, który 28 sierpnia 2026 r. został opublikowany na stronie Rządowego Centrum Legislacji (RCL).

Ministerstwo finansów potrzebę wydania nowych regulacji  uzasadnia zmianami w zakresie wystawiania faktur VAT przy użyciu kas rejestrujących.  W 2026 roku Krajowy System e-Faktur stał się obowiązkowy  w pełnym zakresie  dla  większości  podatników (od 1 lutego dla największych firm, zaś od 1 kwietnia dla pozostałych, z wyjątkiem najmniejszych podmiotów). Jednakże zgodnie z art. 145n ustawy o VAT, czasowo dopuszczono  (w okresie od 1 lutego 2026 r. do 31 grudnia 2026 r.) możliwość dalszego wystawiania faktur elektronicznych lub w tradycyjnej postaci papierowej (tj. poza KSeF) przez podatników, którzy są zobowiązani  do wystawiania faktur ustrukturyzowanych. To samo dotyczy:

• faktur wystawianych za pomocą kas rejestrujących, a także
• paragonów z NIP nabywcy do kwoty 450 zł – uznawanych za faktury uproszczone.

Po 31 grudnia br.  stosowanie dotychczasowych rozwiązań, umożliwiających wystawianie faktur przy użyciu kas rejestrujących oraz funkcjonowanie paragonów fiskalnych uznawanych za faktury – zostanie wygaszone.

Jak tłumaczy MF, brak tych  zmian skutkowałby powstaniem wątpliwości interpretacyjnych oraz utrzymywaniem w systemie prawnym przepisów, które nie odpowiadają aktualnemu modelowi dokumentowania sprzedaży.

Ponadto ministerstwo finansów za zasadne uznało doprecyzowanie oraz usprawnienie funkcjonowania systemu kas rejestrujących w obszarach, w których dotychczasowe regulacje okazały się niewystarczająco precyzyjne lub prowadziły do rozbieżności interpretacyjnych oraz problemów praktycznych w stosowaniu przepisów. Chodzi np. o wymianę informacji między kasą rejestrującą  a Centralnym Repozytorium Kas czy stosowanie takich urządzeń w niektórych branżach (m.in. w aptekach czy w gastronomii).

Projekt zakłada liczne  zmiany w przepisach nowelizowanego  rozporządzenia MF z 12 września 2021 r., dotyczącego kas fiskalnych. Obejmują one:

• uchylenie przepisów umożliwiających wystawianie faktur przy użyciu kas rejestrujących,
• usunięcie odniesień do faktur oraz faktur anulowanych w zakresie funkcjonalności kas rejestrujących, dokumentów fiskalnych i raportowania,
• doprecyzowanie zasad wymiany danych pomiędzy kasami rejestrującymi a Centralnym Repozytorium Kas,
• doprecyzowanie zasad stosowania kas specjalnych umożliwiających rozliczanie więcej niż jednej transakcji równocześnie  (przy świadczeniu usług w zakresie gastronomii),
• doprecyzowanie wymagań dotyczących treści i funkcjonowania paragonów fiskalnych,
• doprecyzowanie regulacji dotyczących kas stosowanych w aptekach,
• usprawnienie procedur związanych z badaniami kas rejestrujących prowadzonymi przez Prezesa Głównego Urzędu Miar, w tym zasad przechowywania i postępowania z kasami wzorcowymi.

Rozporządzenie zmieniające ma wejść w życie 1 stycznia 2027 r.

Projekt zmian w rozporządzeniu MF z  12 września 2021 r. w sprawie wymagań technicznych dla kas rejestrujących, ma związek z wygaszeniem z końcem 2026 roku prawa do wystawiania faktur przy użyciu kas rejestrujących, a także paragonów uznawanych za faktury. Zakłada również doprecyzowanie przepisów dotyczących kas fiskalnych, aby usunąć pojawiające się rozbieżności interpretacyjne i problemy z ich stosowaniem. Zmiany mają wejść w życie 1 stycznia 2026 r. 

Źródło:

• projekt (z 21 sierpnia 2026 r.)  rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki zmieniającego  rozporządzenie w sprawie wymagań technicznych dla kas rejestrujących.