Faktury, podatki, ZUS i KSeF w jednym miejscu – jaki program wybrać do JDG?

Dla przedsiębiorcy wystawiającego kilka faktur miesięcznie podstawowy program do fakturowania może być wystarczającym narzędziem do obsługi sprzedaży. Sytuacja zmienia się, gdy właściciel JDG samodzielnie prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów, rozlicza VAT lub oblicza składki zdrowotne na podstawie wyników działalności.

W takim przypadku sama możliwość wystawienia faktury nie rozwiązuje problemu. Dane o sprzedaży muszą zostać uwzględnione w ewidencjach, a dokumenty zakupowe odpowiednio zakwalifikowane. Dopiero na tej podstawie można ustalić zobowiązania podatkowe i składkowe.

Korzystanie z osobnych aplikacji do fakturowania, ewidencji kosztów i obliczania podatków oznacza konieczność uzgadniania danych między systemami. Szczególnie problematyczne stają się korekty dokumentów, ponieważ zmiana wartości sprzedaży może wymagać aktualizacji kilku rozliczeń. Program łączący fakturowanie z księgowością ogranicza liczbę takich operacji.

Obowiązkowy KSeF zmienił sposób wystawiania i odbierania faktur przez przedsiębiorców.Nawet JDG wystawiająca niewiele dokumentów musi mieć zorganizowany dostęp do faktur zakupowych otrzymywanych przez rządowy system.

Przy wyborze oprogramowania znaczenie ma zatem nie tylko wysłanie faktury do KSeF, ale również automatyczne pobieranie dokumentów kosztowych, obsługa korekt, możliwość sprawdzenia statusu wysyłki oraz powiązanie dokumentów z ewidencjami księgowymi.

Kolejnym zagadnieniem jest obsługa trybu offline24. Pozwala on wystawić fakturę bez bieżącego przesyłania jej do KSeF, ale wymaga późniejszego przekazania dokumentu do systemu, zasadniczo najpóźniej następnego dnia roboczego. Oprogramowanie powinno umożliwiać zachowanie ciągłości fakturowania również w takich sytuacjach.

Samo pobranie faktury z KSeF nie oznacza jednak, że dokument został prawidłowo zaksięgowany. System Ministerstwa Finansów nie rozstrzyga, czy dany wydatek jest kosztem uzyskania przychodów ani w jakim zakresie przedsiębiorcy przysługuje odliczenie VAT.

Największe różnice między programami księgowymi ujawniają się podczas obliczania zobowiązań publicznoprawnych.

Przedsiębiorca rozliczający się ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych potrzebuje programu, który prawidłowo przyporządkuje przychody do właściwych stawek podatku. Ma to szczególne znaczenie w działalnościach obejmujących kilka rodzajów usług opodatkowanych według różnych stawek.

W przypadku skali podatkowej lub podatku liniowego podstawą rozliczeń jest dochód ustalany z uwzględnieniem przychodów i kosztów podatkowych. Program musi zatem obsługiwać KPiR, korekty zapisów oraz właściwe ujmowanie wydatków.

Osobnym obszarem pozostaje VAT. Dla czynnego podatnika VAT znaczenie ma poprawność rejestrów sprzedaży i zakupów oraz danych wykazywanych w JPK_V7. Prawo do odliczenia podatku naliczonego nie zawsze pokrywa się z zasadami ujmowania wydatku w kosztach uzyskania przychodów.

Do tego dochodzi ZUS, w tym składka zdrowotna, której sposób ustalania zależy między innymi od wybranej formy opodatkowania. Przedsiębiorca musi uwzględnić również roczne rozliczenie składki zdrowotnej, które może skutkować dopłatą albo nadpłatą.

System księgowy powinien zatem umożliwiać wyliczenie podatków i składek według właściwych zasad, przygotowanie odpowiednich deklaracji i dokumentów rozliczeniowych oraz ich elektroniczną wysyłkę. Ważne jest przy tym rozróżnienie między automatycznym obliczeniem zobowiązania a faktycznym przekazaniem dokumentów do urzędu.

Rozwiązaniem łączącym obsługę faktur, dokumentów kosztowych i rozliczeń podatkowych jest księgowość online dostępna w Faktura.pl. System umożliwia wystawianie faktur zgodnych z KSeF, pobieranie dokumentów z rządowego systemu, automatyczne księgowanie oraz wyliczanie zobowiązań z tytułu PIT, VAT i ZUS.

Przedsiębiorcy prowadzący KPiR mogą korzystać z automatycznego uwzględniania przychodów i kosztów w rozliczeniach. Program obsługuje również działalności opodatkowane ryczałtem. Użytkownik otrzymuje informacje o kwotach zobowiązań i może przygotować oraz przesłać dokumenty rozliczeniowe bez przechodzenia do odrębnych aplikacji.

Istotnym elementem jest obieg dokumentów kosztowych. Faktury pobrane z KSeF mogą trafić bezpośrednio do części księgowej, natomiast pozostałe dokumenty przedsiębiorca dodaje do systemu w formie elektronicznej. Wirtualny segregator pozwala przechowywać również umowy i załączniki, które mogą być potrzebne przy rozliczeniach.

Faktura.pl oferuje dwa modele obsługi: samodzielne korzystanie z programu oraz wariant obejmujący konsultacje z ekspertem księgowym. W drugim przypadku przedsiębiorca może uzyskać pomoc między innymi przy kwalifikowaniu kosztów, rozliczaniu ZUS, transakcjach zagranicznych czy pierwszym rozliczeniu działalności.

Warto przy tym rozróżnić dostęp do konsultacji od pełnej usługi prowadzenia księgowości przez biuro rachunkowe. Możliwość zadania pytania ekspertowi nie oznacza automatycznego przejęcia wszystkich obowiązków związanych z rozliczaniem firmy.

Cena miesięcznego abonamentu nie zawsze odzwierciedla rzeczywisty zakres obsługi księgowej. Jeden dostawca może oferować wyłącznie narzędzie do samodzielnego prowadzenia ewidencji, drugi zapewniać konsultacje, a trzeci pełną obsługę przez księgowego.

Takie rozróżnienie uwzględnia ranking księgowości online, w którym porównano rozwiązania dostępne dla JDG i małych firm. W zestawieniu pierwsze miejsce zajmuje Faktura.pl. Ocenie poddano między innymi obsługę KSeF, automatyzację księgowania, rozliczenia podatkowe, dostęp do ekspertów oraz dodatkowe funkcje związane z finansami przedsiębiorstwa.

Przy porównywaniu kosztów istotne są również zasady naliczania opłat za dodatkowych użytkowników, automatyczne odczytywanie dokumentów czy dostęp do bardziej zaawansowanych modułów. Dla JDG współpracującej z biurem rachunkowym liczy się natomiast możliwość udostępniania danych księgowej bez konieczności ręcznego eksportowania dokumentów.

Dla jednoosobowej działalności rozliczanej ryczałtem, według skali podatkowej lub podatkiem liniowym uzasadnionym wyborem jest system, który obejmuje cały proces: od wystawienia faktury, przez obsługę KSeF i ewidencjonowanie kosztów, po wyliczenie podatków i składek ZUS.

Faktura.pl odpowiada na te potrzeby, łącząc fakturowanie z uproszczoną księgowością i możliwością korzystania z pomocy eksperta. Pozwala to ograniczyć ręczne przenoszenie danych między aplikacjami oraz przygotowywać bieżące rozliczenia na podstawie dokumentów zgromadzonych w jednym miejscu.

Przy bardziej złożonych transakcjach, rozliczeniach międzynarodowych czy nietypowych kosztach znaczenie nadal ma prawidłowa kwalifikacja podatkowa. Oprogramowanie może zautomatyzować znaczną część pracy, ale nie zastępuje oceny skutków podatkowych konkretnej operacji gospodarczej.

Najbardziej użyteczny program dla JDG nie jest więc tym, który pozwala najszybciej wystawić pojedynczą fakturę. Jest nim rozwiązanie, w którym wystawienie dokumentu rozpoczyna uporządkowany proces prowadzący do prawidłowego rozliczenia firmy.