Faktury VAT RR w KSeF – czy rolnik musi nadać uprawnienia?

Nie. Nadanie nabywcy uprawnień do wystawiania faktur VAT RR w KSeF jest dobrowolne. Jeśli rolnik ryczałtowy nie nada takich uprawnień, faktury VAT RR mogą być nadal wystawiane na dotychczasowych zasadach.

Z interpelacją nr 16278 w sprawie praktycznych skutków wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur dla rolników ryczałtowych – zwrócił się do MF jeden z posłów.  Pismo w tej sprawie wystosował pod koniec marca 2026 roku.

W złożonej interpelacji poseł zwrócił  uwagę na to, że w związku z wdrażaniem KSeF pojawił się poważny problem dla rolników ryczałtowych.  Pomimo bowiem braku formalnego obowiązku korzystania z tego systemu, w praktyce zostaną oni zmuszeni do aktywnego uczestnictwa w nim. Dotyczy to głównie wystawiania i obsługi faktur VAT RR przez nabywców produktów rolnych, co wymaga współdziałania po stronie rolnika i faktycznego funkcjonowania we wspomnianym  systemie.

Poseł wskazał także na konieczność posiadania NIP przez rolników, o których mowa. Dotychczas wielu z nich identyfikowało się wyłącznie numerem PESEL i nie miało potrzeby uzyskiwania NIP. Jest to  dodatkowa  formalność, która nie wynika z realnych potrzeb prowadzenia gospodarstwa.

Problemem dla  rolników jest także wymóg korzystania z narzędzi cyfrowych (komputer lub inne urządzenie z dostępem do Internetu, profil zaufany bądź podpis kwalifikowany). Dla wielu rolników, szczególnie starszych, stanowi to poważną barierę technologiczną, która może skutecznie utrudnić lub wręcz uniemożliwić sprawne prowadzenie bieżących rozliczeń. KSeF rodzi zatem realne ryzyko zakłóceń w codziennym funkcjonowaniu gospodarstw rolnych.

Autor interpelacji poselskiej zwrócił się do MF m.in. z pytaniem:

• o powody wprowadzenia obowiązku posiadania NIP przez rolników ryczałtowych na potrzeby funkcjonowania w KSeF i 
• czy resort planuje w kolejnych latach objęcie rolników ryczałtowych obowiązkowym korzystaniem z Krajowego Systemu e-Faktur.

Do kwestii tych Ministerstwo Finansów ustosunkowało się w piśmie z 22 kwietnia 2026 r. (nr DAK1.054.45.2026), będącym oficjalną odpowiedzią na wspomnianą interpelację. Podpisał się pod nim Zbigniew Stawicki, podsekretarz stanu w tym resorcie i zarazem zastępca Szefa KAS.

W piśmie tym wyjaśniono, że  (zgodnie z art. 116 ust. 3b ustawy o VAT) faktury VAT RR  (a także faktury VAT RR KOREKTA) mogą być, za zgodą dostawcy, wystawiane przy użyciu KSeF.

W tym celu rolnik ryczałtowy:

• nadaje nabywcy produktów rolnych lub usług rolniczych uprawnienie do wystawiania faktur VAT RR (faktur VAT RR KOREKTA) oraz
• składa w ramach tej procedury oświadczenie, że jest rolnikiem ryczałtowym.

Warunkiem nadania uprawnień nabywcy jest posiadanie NIP przez rolnika ryczałtowego oraz zalogowanie się do systemu. Konieczność posiadania NIP dotyczy wszystkich podatników korzystających z KSeF i jest wymogiem systemowym, który ma również odzwierciedlenie w art. 116 ust. 2 pkt 2 ustawy

o VAT  (zgodnie z którym faktura VAT RR wystawiona w tym systemie powinna zawierać m.in. numery identyfikacji podatkowej dostawcy i nabywcy). Zgodnie z informacją MF, nie jest planowana zmiana tej zasady.

W piśmie wyjaśniono również, że w razie wskazania przez rolnika ryczałtowego w KSeF nabywcy produktów rolnych jako uprawnionego do wystawiania faktur VAT RR (faktur VAT RR  KOREKTA) przy użyciu systemu – do czasu odwołania tego wskazania nabywca jest zobowiązany do wystawiania tych faktur w KSeF (art. 116 ust. 3i ustawy o VAT).

Natomiast w przypadku, gdy rolnik ryczałtowy nie nada nabywcy takiego uprawnienia, to faktury VAT RR (faktury VAT RR KOREKTA) będą wystawiane przez tego nabywcę na dotychczasowych zasadach, tj. w formie papierowej lub elektronicznej.

Będzie tak przy założeniu, że nie występują również inne przesłanki do posiadania NIP, wynikające z ustawy z 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników.

Rolnik ryczałtowy może nadać nabywcy uprawnienie za pomocą narzędzi komercyjnych (zintegrowanych z API KSeF 2.0) bądź przy użyciu  udostępnionej przez MF bezpłatnej Aplikacji Podatnika KSeF 2.0. Co istotne, możliwe jest również upoważnienie w KSeF osoby fizycznej, która w jego imieniu będzie nadawać nabywcom uprawnienia do wystawiania ustrukturyzowanych faktur VAT RR.

• Zgodnie z wyjaśnieniami Ministerstwa Finansów, nadanie przez rolnika ryczałtowego nabywcy produktów rolnych lub usług rolniczych uprawnień w KSeF do wystawiania faktur VAT RR (oraz faktur VAT RR KOREKTA) w tym systemie, nie jest obowiązkiem, lecz możliwością.

• Rozwiązanie to ma więc charakter fakultatywny. W tym celu rolnik powinien mieć NIP.