Upewnij się, czy zaległy urlop można rozpocząć nawet 30 września

Urlop wypoczynkowy jest jednym z niezbywalnych uprawnień pracownika. Jest coroczny, nieprzerwany i płatny. Pracownik uprawniony do kolejnego urlopu (nie pierwszego w życiu zawodowym), nabywa prawo do następnej puli wolnego od 1 stycznia każdego roku kalendarzowego.

Wymiar urlopu to 20 lub 26 dni, w zależności od stażu pracy. Pracodawca powinien tak rozplanować urlopy, by każdy z pracowników mógł wykorzystać swój wymiar, nie dezorganizując przy tym działalności firmy. Pracodawca jest bowiem obowiązany udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo (art. 161 Kodeksu pracy, dalej: kp). Stąd, urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów, który podaje się do wiadomości pracowników w sposób przyjęty w danej jednostce.

Taki plan pracodawca układa, biorąc pod uwagę wnioski pracowników, i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Planem urlopów nie obejmuje się jednak części urlopu udzielanego pracownikowi na żądanie (art. 167(2) kp). Urlopu niewykorzystanego w ustalonym z pracownikiem terminie lub zgodnie z planem, należy pracownikowi udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego (art. 168 kp). Zatem zasadą jest, aby pracownik wypoczywał w roku, w którym wszedł w to uprawnienie. Jednak z różnych względów, zarówno leżących po stronie pracodawcy, jak i zatrudnionego, często nie udaje się w pełni zrealizować całego urlopu w tym okresie. Czasem uniemożliwia to choroba pracownika, czy urlop macierzyński, a czasem spiętrzenie pracy, której nie można przełożyć, a także braki kadrowe itp.

Urlop jest bieżący od 1 stycznia do 31 grudnia danego roku kalendarzowego. Zaległym staje się od 1 stycznia następnego roku i powinien być wykorzystany do końca września tego roku. Przykładowo, cały urlop bądź jego reszta za 2015 r., powinien być udzielony do końca września 2016 r. Pracodawca dotrzyma terminu również wtedy, gdy urlop rozpocznie się jeszcze we wrześniu, a zakończy w późniejszym miesiącu.

Nawet jeśli pracownik nie wybierze zaległego urlopu za 2015 r. w obowiązkowym terminie, to nie straci do niego prawa. Urlopy, tak jak inne uprawnienia, świadczenia ze stosunku pracy, przedawniają się z upływem trzech lat od dnia, w którym stały się wymagalne.

Zdaniem SN: Sąd potwierdził, że rozpoczęcie biegu terminu przedawnienia roszczenia o udzielenie urlopu wypoczynkowego następuje bądź z końcem roku kalendarzowego, za który urlop przysługuje (art. 161 kp), bądź najpóźniej z końcem pierwszego kwartału roku następnego, jeżeli urlop został przesunięty na ten rok z przyczyn leżących po stronie pracownika lub pracodawcy (art. 168 kp) - wyrok Sądu Najwyższego z 11 kwietnia 2001 r., sygn. akt I PKN 367/2000, OSNP 2003/2/38).

Wyrok ten zapadł pod rządami poprzedniego krańcowego terminu tj. marcowego, więc teraz należy go dostosować do bieżącego stanu prawnego.

Prawo do urlopu za 2015 r. przedawni się więc najpóźniej 1 października 2017 r. Do upływu tego terminu pracownik może domagać się jego udzielenia, a w razie zakończenia zatrudnienia - do wypłaty ekwiwalentu pieniężnego.

Pracodawca udziela urlopu zaległego na ogólnych zasadach tzn. według planu lub w terminie uzgodnionym z pracownikiem.

Zatem decyzja co do okresu wykorzystania urlopu powinna zapaść za obopólną zgodą. Pracownik nie może więc samowolnie rozpocząć urlopu, choćby miał się przedawnić lub choćby miał upłynąć termin, do którego powinien być udzielony (koniec września kolejnego roku). Natomiast z punktu widzenia pracodawcy, w świetle wyroku SN z 24 stycznia 2006 r. (sygn. akt I PK 124/05), pracodawca może przymusowo skierować pracownika na urlop.

Jest on zobligowany do udzielenia pracownikowi wypoczynku w określonym ustawowo wymiarze i terminie, a zatrudniony nie może zrzec się prawa do niego i odmówić wykorzystania urlopu udzielonego zgodnie z przepisami. Dlatego więc, w razie uchylania się pracownika od wykorzystania zaległego urlopu, pracodawca może na piśmie wskazać termin urlopowania i wręczyć go pracownikowi.

Dla pracownika jest to obligujące i nawet jeśli i tak pojawi się w pracy, pracodawca może go do niej nie dopuścić. Jeśli pracownik uporczywie odmawia przejścia na urlop lub odwleka jego rozpoczęcie, pracodawca może go ukarać nakładając karę porządkową (upomnienia lub nagany) w ramach nieprzestrzegania ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy.

Nieudzielenie pracownikowi przysługującego mu urlopu wypoczynkowego stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika zagrożonym karą grzywny od 1 tys. zł do 30 tys. zł. (art. 282 § 1 pkt 2 kp).

Zatem, broniąc się przed sankcjami ze strony inspekcji pracy, pracodawca powinien pilnować terminu określonego dla udzielenia urlopów zaległych, by ich nie kumulować, a tym samym nie pozbawiać pracownika prawa do odpoczynku.

W razie kontroli inspektor PIP, stwierdzając naruszenie w tym zakresie, ma prawo sam nałożyć grzywnę - 5 tys. złotych lub skierować sprawę do sądu, który sam wymierzy karę.

Zobacz także:

Sprawdź, jak ujmować i wykazywać rezerwy na niewykorzystane urlopy w sprawozdaniu finansowym