Jak prawidłowo udzielać urlopów wypoczynkowych w 2017 roku

Wymiar urlopu wynosi:

1. 20 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat;
2. 26 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony co najmniej 10 lat.

Do stażu pracy, od którego zależy prawo do urlopu i wymiar urlopu, wlicza się okresy poprzedniego zatrudnienia, bez względu na przerwy między poszczególnymi umowami oraz sposób ustania stosunku pracy.

Do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu, wlicza się z tytułu ukończenia:

1. zasadniczej lub innej równorzędnej szkoły zawodowej - przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż 3 lata,
2. średniej szkoły zawodowej – przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż 5 lat,
3. średniej szkoły zawodowej dla absolwentów zasadniczych (równorzędnych) szkół zawodowych – 5 lat,
4. średniej szkoły ogólnokształcącej – 4 lata,
5. szkoły policealnej – 6 lat,
6. szkoły wyższej – 8 lat.

Okresy nauki nie podlegają sumowaniu. Oznacza to, że jeżeli pracownik ukończył szkołę średnią i studia wyższe, to zaliczalny jest jeden okres tj. 8 lat, a nie 12. Jeżeli pracownik pobierał naukę w czasie zatrudnienia, do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu, wlicza się albo okres zatrudnienia, w którym była pobierana nauka, albo okres nauki, zależnie od tego, co jest korzystniejsze dla pracownika.

Pracownik podejmujący pracę po raz pierwszy, w roku kalendarzowym, w którym podjął pracę, uzyskuje prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku.

Zazwyczaj na początku pracy zawodowej bazowy wymiar urlopu wynosi 20 dni. Za jeden miesiąc pracy przysługuje więc 1,66 dnia urlopu, bez zaokrąglania do pełnego dnia w górę: 1/12 x 20 dni, co w przeliczeniu daje 13 godzin i 17 minut. Pracownikiem podejmującym pracę po raz pierwszy w roku kalendarzowym jest osoba, która nie była zatrudniona na podstawie umowy o pracę w poprzednim roku kalendarzowym ani wcześniej. Liczy się jedynie zatrudnienie pracownicze, a nie stosunki cywilnoprawne.

Nie ma natomiast znaczenia ani rodzaj umowy (na okres próbny, czas określony, czas nieokreślony, na zastępstwo itp.), ani wymiar etatu, czy długość trwania zatrudnienia.

Oznacza to, że na zasadę nabywania prawa do pierwszego urlopu nie ma wpływu zmiana pracodawcy w trakcie tego okresu.

Oznacza to, że w przypadku pracownika zatrudnionego w dniu 1 czerwca, miesiąc pracy upływa w dniu 30 czerwca, a nie 1 lipca.

Przykładowo, jeżeli pracownik został zatrudniony 1 czerwca np. na 3-miesięczną umowę na okres próbny, to z dniem 30 czerwca, 31 lipca i 31 sierpnia będzie nabywał prawo do urlopu w wymiarze po 1,66 dnia czyli po 3 miesiącach - łącznie  4,98 dnia (1,66 x 3) czyli 39 godzin i 51 minut.

Nie można pracownikowi nowozatrudnionemu udzielać pierwszego urlopu zaliczkowo czyli np. przed upływem pierwszego miesiąca pracy.

Wymiar urlopu dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika, biorąc za podstawę 2-stopniowy wymiar urlopu tj. 20 lub 26 dni, w zależności od stażu pracy. Niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę do pełnego dnia.

Urlopu udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, w wymiarze godzinowym, odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy pracownika w danym dniu.

U pracownika niepełnoetatowego również wymiar urlopu w ujęciu godzinowym to iloczyn liczby dni ustalonej zgodnie z wielkością etatu i 8 godzin. Jednak w zależności od rozkładu czasu pracy urlop może się „przeciągnąć” w dniach.

Udzielenie pracownikowi urlopu w dniu pracy w wymiarze godzinowym odpowiadającym części dobowego wymiaru czasu pracy jest dopuszczalne jedynie w przypadku, gdy część urlopu pozostała do wykorzystania jest niższa niż pełny dobowy wymiar czasu pracy pracownika w dniu, na który ma być udzielony urlop.

W razie ustania zatrudnienia w trakcie roku kalendarzowego i podjęcia nowej pracy w tym samym roku, a także w razie nawiązania stosunku pracy z kolejnym pracodawcą w ciągu innego roku kalendarzowego niż rok, w którym ustało zatrudnienie z poprzednim pracodawcą – urlop przysługuje w wymiarze proporcjonalnym. Kodeks pracy stanowi w tym zakresie, że w roku kalendarzowym, w którym ustaje stosunek pracy z pracownikiem uprawnionym do kolejnego urlopu, pracownikowi przysługuje urlop:

1. u dotychczasowego pracodawcy – w wymiarze proporcjonalnym do okresu przepracowanego u tego pracodawcy w roku ustania stosunku pracy, chyba że przed ustaniem tego stosunku pracownik wykorzystał urlop w przysługującym mu lub w wyższym wymiarze;
2. u kolejnego pracodawcy – w wymiarze:

Przy ustalaniu wymiaru urlopu proporcjonalnego obowiązuje kilka zasad:

1. kalendarzowy miesiąc pracy odpowiada 1/12 wymiaru urlopu przysługującego pracownikowi według stażu pracy i wielkości etatu
2. niepełny kalendarzowy miesiąc pracy zaokrągla się w górę do pełnego miesiąca
3. jeżeli ustanie stosunku pracy u dotychczasowego pracodawcy i nawiązanie takiego stosunku u kolejnego pracodawcy następuje w tym samym miesiącu kalendarzowym, zaokrąglenia do pełnego miesiąca dokonuje dotychczasowy pracodawca.
4. niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę do pełnego dnia.

Pracownikowi, który przed ustaniem stosunku pracy w ciągu roku kalendarzowego wykorzystał u dotychczasowego pracodawcy urlop w wymiarze wyższym niż proporcjonalny, przysługuje u kolejnego pracodawcy urlop w odpowiednio niższym wymiarze; łączny wymiar urlopu w roku kalendarzowym nie może być jednak niższy niż wynikający z okresu przepracowanego w tym roku u wszystkich pracodawców.

Zasadę proporcjonalności stosuje się także u pracowników niepełnoetatowych.

Urlop w wymiarze proporcjonalnym stosuje się odpowiednio do pracownika powracającego do pracy u dotychczasowego pracodawcy w ciągu roku kalendarzowego po trwającym co najmniej 1 miesiąc okresie:

1. urlopu bezpłatnego;
2. urlopu wychowawczego;
3. odbywania zasadniczej służby wojskowej lub jej form zastępczych, okresowej służby wojskowej, przeszkolenia wojskowego albo ćwiczeń wojskowych;
4. tymczasowego aresztowania;
5. odbywania kary pozbawienia wolności;
6. nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy.

Oznacza to, że jeżeli pracownik w danym roku kalendarzowym nabył prawo do kolejnego urlopu wypoczynkowego, a następnie udał się na urlop wychowawczy i jeszcze w tym samym roku ten urlop zakończył, to urlop wypoczynkowy nie ulega obniżeniu. Przysługuje on w pełnym wymiarze.

W praktyce zdarza się, że w trakcie roku kalendarzowego pracownik przedkłada orzeczenie o stopniu niepełnosprawności, w wyniku czego jego norma dobowa spada z 8 do 7 godzin.

Zmiana normy dobowej pracownika nie ma jednak wpływu na sam wymiar urlopu. Przepisy Kodeksu pracy wprost nie regulują kwestii ustalania liczby godzin urlopu w razie zmiany normy dobowej czasu pracy w trakcie roku kalendarzowego, przy jednoczesnym pozostawaniu w tym samym wymiarze czasu pracy.

Jednak, aby pracownik nie stracił na skróceniu normy, urlop przeliczamy na godziny, stosując zarówno normę 8-godzinną jak i 7-godzinną.

Długość urlopu wypoczynkowego to 20 lub 26 dni, w zależności od stażu pracy, przy czym dla pracownika niepełnoetatowego wymiar urlopu ustala się proporcjonalnie do części etatu, biorąc za podstawę te dwa wskazane wymiary (art. 154 § 2 Kodeksu pracy). Niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę do pełnego dnia, a niepełny kalendarzowy miesiąc w górę do pełnego miesiąca.

Według Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej oraz PIP, wymiar urlopu ustala się osobno dla okresu sprzed zmiany etatu i po tej zmianie, a potem oba wyniki dodaje. W każdym z okresów obliczamy urlop proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy. Jeśli do zmiany wielkości etatu dochodzi w trakcie miesiąca, najczęściej stosuje się zaokrąglenie do tego miesiąca, w którym przez większą jego część pracownik już pracował w nowym wymiarze lub wziąć pod uwagę, jaki jest wymiar etatu pracownika na pierwszy dzień miesiąca i do tego wymiaru sprowadzić cały miesiąc.

Pracownikowi, który wykorzystał urlop za dany rok kalendarzowy, a następnie uzyskał w ciągu tego roku prawo do urlopu w wyższym wymiarze, przysługuje urlop uzupełniający. Tak sformułowany przepis wskazuje, że jeżeli do czasu osiągnięcia 10-letniego stażu pracownik zdążył już wykorzystać cały urlop, to przysługuje mu urlop w wymiarze 6 dni jako uzupełniający. A jeśli nie wykorzystał urlopu (w ogóle lub w części), to jego wymiar ulega skorygowaniu do 26 dni.

Zazwyczaj pracownik osiąga 10-letni staż pracy w trakcie roku kalendarzowego. Nie ma znaczenia, kiedy dokładnie pracownik osiągnie wymagany staż pracy. Gdyby przykładowo pracownik – przed osiągnięciem 10-letniego stażu w danym roku – wybrał już urlop w jakiejś części za ten rok, to wraz z upływem okresu stażu przysługuje mu za ten rok jeden urlop w podwyższonym wymiarze.

Jeżeli okres zatrudnienia pracownika nie obejmuje u danego pracodawcy całego roku kalendarzowego, to zastosowanie ma zasada wynikająca z § 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. nr 2, poz. 14 ze zm.). Stanowi ona, że wymiar proporcjonalnego urlopu wypoczynkowego w roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył u danego pracodawcy prawo do urlopu wypoczynkowego w wyższym wymiarze, ustala się uwzględniając wyższy wymiar tego urlopu.

Termin i wymiar urlopu powinny być zaplanowane odpowiednio wcześnie, aby obie strony – pracodawca i podwładny mogły przygotować i zorganizować nieobecność. Z tych powodów, urlopów powinno się udzielać zgodnie z planem urlopów lub – jeśli pracodawca go nie tworzy – w terminie uzgodnionym z pracownikiem. Na wniosek pracownika urlop może być podzielony na części. W takim jednak przypadku co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych.

Nie zawsze możliwe jest faktyczne zrealizowanie urlopu w umówionym wcześniej czasie. Z powodu nieprzewidzianych okoliczności czasami urlop trzeba przesunąć albo go przerwać w trakcie trwania.           

Kodeks pracy nie precyzuje co znaczą „ważne przyczyny”. Zatem, „ciężar” powodów ocenia tak naprawdę pracodawca, bo od niego zależy czy je uwzględni i przyjmie wniosek pracownika o przełożenie urlopu na inny termin. Jako ważną przyczynę można wyróżnić śmierć członka rodziny, czy odwołanie zabukowanej imprezy przez organizatora.  

Przesunięcie terminu urlopu może nastąpić także z inicjatywy pracodawcy, z powodu szczególnych jego potrzeb, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenie toku pracy (np. awarie maszyn, kontrola organu podatkowego). Kodeks pracy wymienia natomiast zdarzenia, które skutkują przesunięciem terminu rozpoczęcia wakacji, a jeżeli wystąpią w trakcie jego trwania – przerwanie. I tak, jeżeli pracownik nie może rozpocząć urlopu w ustalonym terminie z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy, a w szczególności z powodu:

1. czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby,
2. odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
3. powołania na ćwiczenia wojskowe albo na przeszkolenie wojskowe na czas do 3 miesięcy,
4. urlopu macierzyńskiego

– pracodawca jest obowiązany przesunąć urlop na termin późniejszy.

Część urlopu nie wykorzystaną z tych wyżej wymienionych powodów, pracodawca jest obowiązany udzielić w terminie późniejszym. Jeśli np. urlop zostanie wstrzymany z powodu choroby pracownika, to po jej ustaniu pracownik nie może samowolnie kontynuować urlopu, bez uzgodnienia terminu dalszej jego części z pracodawcą.

Może się również zdarzyć, że pracownik udał się już na urlop, ale zostaje wezwany przez pracodawcę do stawienia się w pracy. Wówczas mamy do czynienia z odwołaniem pracownika z urlopu, do którego może dojść tylko pod określonymi rygorami.

Z tego wynika, że pracodawca decyduje o odwołaniu pracownika z urlopu jeżeli powstały okoliczności nieprzewidziane w chwili jego rozpoczynania, a obecność pracownika w firmie jest konieczna. Przepisy również i tu nie precyzują o jakie okoliczności chodzi. Zatem, ich ocena i decyzja o stawiennictwie w pracy, należy do pracodawcy. Wydaje się, że przyczyny uzasadniające przerwanie urlopu muszą być ważne (np. nagła choroba innego pracownika, kontrola ZUS).   

Jeżeli pracownik odmówi powrotu do pracy może liczyć się z postawieniem wobec niego zarzutu niezastosowania się do polecenia przełożonego i naruszenia tym samym podstawowych obowiązków pracowniczych.

Nieposłuszeństwo wobec pracodawcy może skończyć się nałożeniem kary porządkowej, udzieleniem nagany, a nawet zwolnieniem dyscyplinarnym. Może to być przyczyna wypowiedzenia stosunku pracy.

Z kolei gdy pracownik uzna wezwanie do pracy jako nieuzasadnione może dochodzić od pracodawcy odszkodowania na zasadach ogólnych wynikających z Kodeksu cywilnego czyli w granicach poniesionej szkody. Kodeks pracy przewiduje, że pracodawca jest obowiązany pokryć koszty poniesione przez pracownika w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu (art. 167 § 2 Kodeksu pracy). Zwykle, ze względu na wezwanie pracodawcy, pracownik jest zmuszony zrezygnować z części urlopu, tracąc zainwestowane pieniądze np. na wczasy czy wycieczkę.

Do zwrotu kwalifikują się więc np.:

• opłaty za niedokończony pobyt w ośrodku wczasowym, hotelu, na kwaterze prywatnej, jeśli organizator wypoczynku lub właściciel kwatery ich nie zwraca,
• wykupione wycieczki, z których pracownik nie skorzystał,
• koszty podróży powrotnej z miejsca pobytu w czasie urlopu do firmy, jeżeli stanowią one dla pracownika dodatkowy wydatek – np. koszty podróży były w cenie imprezy, a pracownik skracając wyjazd musi sam zapłacić za bilet powrotny.

Jeśli okaże się, że pracownik musi wrócić z całą rodziną (pracownik nie może zostawić ich na miejscu), to pracodawca ma obowiązek zapłacić również za nich.

Zatem, nie wszystkie wydatki poczynione w związku z urlopem, pracodawca musi zwrócić. Zwrotowi nie podlegają zakupy np. elementów wyposażenia biwaku, sprzętu sportowego, kamery czy walizek.