refakturowanie

Refakturowanie kosztów – kiedy refaktura jest błędem?

Kiedy można wystawić refakturę, a kiedy jest to błąd? Zasady VAT i przykłady

Refakturowanie nie służy do dowolnego przenoszenia kosztów na kontrahenta. Jest właściwe wtedy, gdy podatnik działa we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej. Na gruncie VAT przyjmuje się wówczas, że podatnik sam otrzymał i wyświadczył dane świadczenie. W pozostałych przypadkach refaktura może być błędna, zwłaszcza gdy chodzi o odszkodowanie, koszt dodatkowy albo wydatek poniesiony bez wcześniejszego porozumienia.

Refakturowanie to – jak się przyjmuje – fakturowanie odsprzedaży usług bez doliczania marży. Do odsprzedaży usług dochodzi zaś w przypadkach, o których mowa w art. 8 ust. 2a ustawy o VAT. A więc wtedy, gdy podatnik, działając we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej, bierze udział w świadczeniu usług.

Korzyści 
  • Sprawdzisz, czym jest refakturowanie usług.
  • Upewnisz się, czy można wystawić refakturę w przypadku obciążenia kosztami bez porozumienia.
  • Dowiesz się, czy refakturowanie może być stosowane w świadczeniach kompleksowych.
  • Będziesz wiedzieć, czy koszty odszkodowań można dokumentować refakturami.
Refakturowanie kosztów energii na wykonawcę a wartość początkowa inwestycji w gminie

Refakturowanie kosztów energii na wykonawcę a wartość początkowa inwestycji w gminie

Pytanie: Jesteśmy jednostką samorządu terytorialnego (gmina – urząd gminy). Na wykonawcę inwestycji wystawiona zostaje refaktura za energię (zgodnie z podpisaną umową). Czy pierwotną fakturę za energię można jednocześnie zaksięgować w koszty inwestycji, skoro całą tę kwotę pokrywa ostatecznie wykonawca?
Korzyści 
  • Dlaczego zasada budżetowania brutto zabrania kompensowania wydatków z faktury zakupowej z dochodami z refaktury w jednostce budżetowej?
  • Jak refakturowanie kosztów energii na wykonawcę wpływa na ustalenie ostatecznego kosztu wytworzenia środka trwałego?
  • Z jakich powodów ujęcie refakturowanego kosztu na koncie 080 („Środki trwałe w budowie”) stanowi błąd księgowy z punktu widzenia bilansu JST?

Moment powstania przychodu przy refakturowaniu kosztów najmu

Pytanie: Przedsiębiorca nabył apartament i wstąpił w umowę najmu, otrzymując aneks w lutym 2026 roku. Na podstawie faktury od Wspólnoty z grudnia 2025 roku, wystawił najemcy refakturę w lutym 2026 roku, wskazując na niej datę sprzedaży 31 grudnia 2025 roku. W którym miesiącu należy ująć przychód z tej refaktury?
Korzyści 
  • Jaka data determinuje ujęcie przychodu, gdy refaktura dotyczy zamkniętego okresu rozliczeniowego?
  • Jakie znaczenie dla momentu powstania przychodu ma art. 14 ust. 1e ustawy o PIT?
  • Czy opóźnienie w wystawieniu refaktury pozwala na przesunięcie momentu rozpoznania przychodu na bieżący miesiąc?

Refakturowanie kosztów gazu po zakończeniu najmu lokalu

Pytanie: Bank wynajmował lokal od osoby X do końca lutego 2026 r. Umowa na gaz z PGNIG (ceny negocjowane) była zawarta bezpośrednio przez Bank i zawiera zapis o wysokiej karze za jej przedterminowe rozwiązanie. Lokal po Banku przejmuje firma Y. Czy Bank może refakturować koszty gazu z PGNIG na firmę Y, aby uniknąć kary i przenieść ciężar opłat na faktycznego użytkownika? Jakie są skutki w podatku VAT i dochodowym?
Korzyści 
  • Na jakiej podstawie prawnej Bank może "odsprzedać" gaz firmie Y, mimo że nie jest firmą energetyczną?
  • Dlaczego refakturowanie opłat jest dla Banku korzystniejsze niż rozwiązanie umowy z PGNIG?
  • W jaki sposób udokumentować porozumienie między stronami, aby uniknąć zakwestionowania kosztów przez urząd skarbowy?

Refakturowanie mediów w jednostce budżetowej – ewidencja, JPK i KSeF

Pytanie: Jak prawidłowo zaewidencjonować koszty i przychody z refakturowania energii za styczeń, jeśli faktura zakupu wpłynęła w lutym? Czy stosować zasadę współmierności w tym samym miesiącu? Jakie daty sprzedaży wpisywać na refakturach, aby nie zniekształcić sprawozdania RB-27S i jak przygotować się do KSeF?
Korzyści 
  • Sprawdzisz, jak uniknąć błędów w sprawozdaniu RB-27S przy późnym otrzymywaniu faktur
  • Poznasz jakie daty sprzedaży są najbezpieczniejsze dla rozliczeń VAT i systemu KSeF
  • Dowiesz się dlaczego koszt energii należy ująć w styczniu, a przychód z refaktury można wykazać dopiero w lutym

Refakturowanie usług platformy Allegro – rozliczenie w VAT i podatku dochodowym

Pytanie: Podatnik otrzymał fakturę od Allegro sp. z o.o. za usługi świadczone w styczniu 2026 r. (wystawioną 2 lutego 2026 r.). Następnie dokonał refakturowania tej usługi na faktycznego użytkownika konta, zachowując te same daty (wystawienie: 02.02.2026, sprzedaż: 31.01.2026). Czy takie określenie dat jest prawidłowe? Kiedy powstaje obowiązek podatkowy w VAT i przychód w PIT/CIT oraz kiedy można odliczyć VAT naliczony i ująć wydatek w kosztach?
Korzyści 

Po przeczytaniu tekstu dowiesz się:

  • Dlaczego obowiązek podatkowy w VAT przy refakturze powstaje w styczniu, mimo wystawienia faktury w lutym?
  • Kiedy najwcześniej możesz odliczyć VAT z faktury zakupowej, którą otrzymałeś z opóźnieniem względem daty sprzedaży?
  • Czy koszty refaktury są kosztami bezpośrednimi czy pośrednimi i jak wpływa to na datę ich ujęcia w księgach?

Zwrot pieniędzy za szorowarkę do budżetu państwa

Pytanie: Jednostka budżetowa w grudniu 2024 r. zakupiła szorowarkę do podłóg. Niestety w tym roku uległa awarii i okazuje się, że nie ma możliwości naprawy. Firma nie posiada już takich maszyn i nie może wymienić na nową, zaproponowała więc zwrot pieniędzy i wystawiła fakturę korygującą. Jak należy zaksięgować taką fakturę, skoro odnosi się do faktury z ubiegłego roku?
Korzyści 

Po przeczytaniu tekstu dowiesz się:

  • Jak jednostka budżetowa powinna zaksięgować fakturę korygującą dotyczącą zakupu z poprzedniego roku budżetowego?
  • Dlaczego zwrot wydatków z lat ubiegłych stanowi dochód budżetu państwa, a nie zmniejszenie wydatków jednostki?
  • Jak wygląda przykładowa ewidencja księgowa zwrotu środków na rachunek jednostki i ich przekazania do budżetu?
Refakturowanie opłat śmieciowych bez faktury z gminy – czy to dopuszczalne

Refakturowanie opłat śmieciowych bez faktury z gminy – czy to dopuszczalne

Pytanie: Właściciel nieruchomości, która jest wyłącznie przeznaczona pod wynajem dla firm pod działalność gospodarczą, zatrudnił firmę administrującą nieruchomością, która pobiera opłaty od najemców i wystawia im faktury. Właściciel nieruchomości wystawia natomiast comiesięcznie na administratora fakturę za całokształt. Właściciel nieruchomości opłacił przelewem już do końca roku do gminy opłatę za śmieci za tę nieruchomość, przy czym gmina nie wystawia żadnych faktur, tylko jest ustalona stawka za śmieci. Czy właściciel nieruchomości nie mając faktury za opłacone już śmieci, może wystawić refakturę za śmieci na administratora, ze stawką 8%? Czy można wystawić refakturę, nie mając faktury pierwotnej, tylko potwierdzenie przelewu za omawiane śmieci?

Refakturowanie usług medycznych – kiedy można zastosować zwolnienie z VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 19a?

Pytanie: Jako firma świadcząca usługi budowlane (podatnik VAT, spółka z o.o.) korzystamy z usług podwykonawców. Od jednego kontrahenta co miesiąc otrzymujemy fakturę VAT za "dostępność punktu opatrunkowego", która korzysta ze zwolnienia z VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 19a Ustawy o VAT. Częściowo jesteśmy zmuszeni refakturować podaną usługę na podmioty zewnętrzne. Czy w przypadku refakturowania znajdzie tutaj zastosowanie przytoczonego wcześniej art. 43 ust. 1 pkt 19a ustawy o VAT? Czy powinniśmy na naszym poziomie sprzedaży zastosować podstawową stawkę podatku VAT, tj. 23%?
Korzyści 

Z tekstu dowiesz się, czy:

  • można refakturować usługę medyczną jako zwolnioną z VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 19a ustawy o VAT,
  • refakturowanie usługi „dostępności punktu opatrunkowego” korzysta ze zwolnienia z VAT,
  • przy refakturowaniu spółka powinna zastosować stawkę 23%, czy może korzystać ze zwolnienia.
  • 28 sierpnia 2025 r.
  • VAT

Odliczenie VAT od usług hotelowych i gastronomicznych przy organizacji szkoleń – co musisz wiedzieć?

Pytanie: Spółka zajmuje się organizacją szkoleń dla innych firm. W celu zorganizowania szkolenia nabyła usługi hotelowe i gastronomiczne dla uczestników szkolenia, które potem wliczyła w koszt kompleksowej usługi szkoleniowej i wystawiła na nią fakturę opodatkowaną stawką VAT 23 %. Czy spółka ma prawo do odliczenia podatku VAT z tak nabytych usług hotelowych i gastronomicznych?
Korzyści 

Z tekstu dowiesz się, czy:

  • przysługuje prawo do odliczenia VAT od usług noclegowych i gastronomicznych,
  • organizacja szkoleń umożliwia refakturowanie tych usług,
  • można zastosować stawkę VAT 23% w przypadku usługi kompleksowej,
  • zakup usług gastronomicznych dla uczestników szkolenia daje prawo do odliczenia podatku naliczonego,
  • wyjątki zawarte w art. 88 ustawy o VAT mogą mieć zastosowanie.

Refakturowanie kosztów usługi transportowej na słowackiego kontrahenta

Pytanie: Firma poniosła koszty transportu towaru na trasie Słowacja – Polska, na rzecz kontrahenta słowackiego. Transport wykonywała polska firma, która wystawiła fakturę. Czy można obciążyć słowacką firmę kosztami, na zasadzie refakturowania?
Korzyści 

Po przeczytaniu tekstu dowiesz się:

  • Czy polska firma może refakturować koszty usługi transportowej poniesionej na rzecz słowackiego kontrahenta?
  • Jakie są zasady ustalania miejsca świadczenia usług transportowych przy refakturowaniu na kontrahenta z UE?
  • W jaki sposób prawidłowo udokumentować odsprzedaż usługi transportowej w JPK_VAT oraz na fakturze dla kontrahenta zagranicznego?
Refaktury za energię i dystrybucję

Refaktury za energię i dystrybucję – kiedy je wystawić, by uniknąć problemów z VAT

Pytanie: Wystawiamy refaktury za energię elektryczną i dystrybucję. W umowie nie mamy zapisanego terminu wystawienia (czyli do 15. kolejnego miesiąca lub do terminu płatności faktury wg przepisów). Ostatnie zużycie i dystrybucja były na fakturze wystawionej w czerwcu za maj. Umowa najmu przestała obowiązywać w czerwcu, nowa umowa została podpisana w połowie września (ten sam najemca). Przed podpisaniem umowy zostały spisane liczniki (na początku września). Czy można wystawić refakturę za energię i dystrybucję za czerwiec we wrześniu. Odczyty obejmują okres od początku czerwca do początku września. Czy lepiej ująć zużycie i dystrybucję za czerwiec i wrzesień łącznie na jednej fakturze dopiero w październiku?
Jak zafakturować energię elektryczną dostarczoną w poprzednim roku

Jak zafakturować energię elektryczną dostarczoną w poprzednim roku

Pytanie: Gmina miała podpisaną umowę z kontrahentem na odkup energii elektrycznej wytworzonej w instalacji odnawialnego źródła energii, o mocy 50 KW. Firma miała wysyłać dane, na których podstawie gmina powinna wystawić fakturę. Z końcem roku, tj. 31 grudnia 2024 r., umowa z firmą zakończyła się. Po prośbach ze strony gminy, firma w kwietniu przesłała maila z danymi dotyczącymi ilości wyprodukowanej energii elektrycznej za wrzesień, październik, listopad i grudzień 2024 roku. Fakturę mogę wystawić dopiero teraz, gdy otrzymałam dane. Natomiast pani z tej firmy prosi, aby data sprzedaży była wpisana jako 31 grudnia 2024 r. Czy można wystawić taką fakturę? Jak zaznaczam datę sprzedaży na 31 grudnia 2024 r., to program daje numerację z końca roku 2024, a nie bieżącą. A co z powstaniem obowiązku podatkowego? Czy będzie to data wystawienia faktury, czy data sprzedaży, tj. 31 grudnia 2024 r.? Czy w takim przypadku muszę robić korektę JPK za grudzień 2024 roku?
Refakturowanie mediów w najmie

Refakturowanie mediów w najmie – jak prawidłowo rozliczać VAT i ustalać stawkę podatku

Refakturowanie kosztów mediów na najemcę to powszechna praktyka w umowach najmu, jednak jej prawidłowe rozliczenie na gruncie VAT może budzić wątpliwości. Czy media są odrębną usługą, czy elementem kompleksowej usługi najmu? Jaką stawkę VAT zastosować? Sprawdź, jak rozliczać refaktury zgodnie z orzecznictwem TSUE i interpretacjami KIS.

Spółka otrzymała fakturę ze stawką VAT 0% za opłaty celne w związku z importem. Faktura dotyczy kosztów innej firmy.

Sprawdź, z jaką stawką wystawić refakturę na opłaty celne

Pytanie: Spółka otrzymała fakturę ze stawką VAT 0% za opłaty celne w związku z importem. Faktura dotyczy kosztów innej firmy. Chcielibyśmy wystawić refakturę kosztów. Z jaką stawką wystawić taką refakturę – zerową czy 23%? Spółka jest firmą produkcyjną, nie świadczymy usług celnych.

@ Wiedza i Praktyka Sp. z o.o. \\ Wszystkie prawa zastrzeżone.