Jak policzyć dietę dla właściciela firmy?

Pytanie: Właściciel firmy wyleciał z Warszawy do Japonii w podróż służbową, następnie prosto z Japonii poleciał do Rosji na następne targi i wrócił do Polski. W Japonii i Rosji był po 4 dni. Jak mam policzyć dietę właściciela, w jakiej walucie i po kursie z jakiego dnia? Sprawdź, jaka jest odpowiedź eksperta.

Odpowiedź: Jakkolwiek wszystkie koszty ponoszone przez osobę fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą, związane z działalnością firmy stanowią koszt uzyskania przychodu, to jednak w przypadku podróży służbowej wolne od podatku są diety i inne należności za czas podróży, czyli:

- diety,

- zwrot kosztów: przejazdów i dojazdów, noclegów, innych wydatków odpowiednio uzasadnionych do potrzeb

do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

Potwierdza to orzecznictwo Naczelnego SA (wyrok z 15 września 2005 r., sygn. akt FSK 2175/2004), zgodnie z którym za zagraniczną podróż służbową przedsiębiorcy należy uznać wykonywanie bezpośrednio przez niego zadań spółki poza granicami kraju.

Oznacza to, że właściciel firmy może koszty podróży do Japonii rozliczyć na podobnych zasadach jak pracownicy. Ponieważ dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży.

Musi Pani ustalić z właścicielem firmy, jaki kraj był miejscem docelowym podróży. Jeśli uzna się, że Japonia, wtedy wszystkie diety zostaną przeliczone jak za pobyt w Japonii (dieta za dzień pobytu 6.900 JPY, a koszty noclegu 22.000 JPY). Jeśli i Japonia, i Rosja – wtedy koszty trzeba rozdzielić – odrębnie za Japonię, odrębnie za Rosję (za Rosję dieta za dzień pobytu 50 USD, a koszt noclegu – 130 USD).

Czas pobytu poza granicami kraju liczy się przy podróży odbywanej środkami komunikacji lotniczej – od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju.

Jak wynika z treści pytania, wydatki zostały przez Pani szefa poniesione w walucie obcej.

W takim przypadku – jak stanowi ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych – koszty przelicza się na złote według kursów średnich ogłaszanych przez Narodowy Bank Polski z dnia poniesienia kosztu.

Jeżeli koszty wyrażone są w walutach obcych, a między dniem ich zarachowania i dniem zapłaty występują różne kursy walut, koszty te odpowiednio podwyższa się lub obniża o różnice wynikające z zastosowania kursu sprzedaży walut z dnia zapłaty, ustalonego przez bank, z którego usług korzystał ponoszący koszt, oraz z zastosowania kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z dnia zarachowania kosztów.

Ponieważ koszt podatkowy to wydatek poniesiony w celu osiągnięcia przychodu, musi Pani przypominać szefowi, że wszystkie wydatki powinny być szczegółowo udokumentowane i to już w momencie ich ponoszenia.

Podstawa prawna:

- art. 22 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.),

- rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U. nr 236, poz. 1991 ze zm.).