Zakup programu kadrowo-płacowego w księgach rachunkowych

Data publikacji:
/appFiles/site_1/images/autor/6zLoSji2PvdQKEG.jpeg

Grzegorz Magdziarz

Poleć znajomemu
Pytanie:  Spółka zakupiła program kadrowo-płacowy - wartość faktury 1.465.00 zł. Spółka zamierza wykorzystywać go powyżej 12 m-c w swojej działalności gospodarczej. Proszę o przedstawienie pełnej ewidencji księgowej ujęcia faktury i amortyzacji w księgach rachunkowych spółki, jeżeli zostanie zaliczony do WNiP. Czy spółka może uznać taki wydatek za koszty wyposażenia i zaliczyć go bezpośrednio do kup jednorazowo w momencie otrzymania faktury? Czy do wyposażenia należy prowadzić książkę inwentarzową? Spółka dopiero zaczęła funkcjonować i nie posiada jeszcze opracowanej polityki rachunkowości (jest w trakcie jej opracowywania). Spółka jest zwolniona podmiotowo z podatku VAT.
Odpowiedź: 

Zakupiony program powinien zostać zaprezentowany i ujęty w rejestrze jako składnik aktywów – Wartość Niematerialna i Prawna.

Zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 14 uor przez wartości niematerialne i prawne rozumiemy nabyte przez jednostkę, zaliczane do aktywów trwałych, prawa majątkowe nadające się do gospodarczego wykorzystania, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, przeznaczone do używania na potrzeby jednostki, a w szczególności:

a) autorskie prawa majątkowe, prawa pokrewne, licencje, koncesje,
b) prawa do wynalazków, patentów, znaków towarowych, wzorów użytkowych oraz zdobniczych,
c) know-how.

Zgodnie z art. 28 ust. 1 pkt 1 uor nie rzadziej niż na dzień bilansowy wartości niematerialne i prawne wycenia się według cen nabycia pomniejszonych o odpisy amortyzacyjne lub umorzeniowe, a także o odpisy z tytułu trwałej utraty wartości.

Cena nabycia to cena zakupu składnika aktywów, obejmująca kwotę należną sprzedającemu, bez podlegających odliczeniu podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowego, a w przypadku importu powiększona o obciążenia o charakterze publicznoprawnym oraz powiększona o koszty bezpośrednio związane z zakupem i przystosowaniem składnika aktywów do stanu zdatnego do używania lub wprowadzenia do obrotu, łącznie z kosztami transportu, jak też załadunku, wyładunku, składowania lub wprowadzenia do obrotu, a obniżona o rabaty, opusty, inne podobne zmniejszenia i odzyski – art. 28 ust. 2 uor.

Odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych od WNiP dokonuje się drogą systematycznego, planowego rozłożenia jej wartości początkowej na ustalony okres amortyzacji. Rozpoczęcie amortyzacji następuje nie wcześniej niż po przyjęciu WNiP do używania, a jej zakończenie - nie później niż z chwilą zrównania wartości odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych z jej wartością początkową lub przeznaczenia jej do likwidacji, sprzedaży lub stwierdzenia jego niedoboru, z ewentualnym uwzględnieniem przewidywanej przy likwidacji ceny sprzedaży netto pozostałości – art. 32 ust. 1 uor.

Na dzień przyjęcia WNiP do używania należy ustalić okres lub stawkę i metodę jej amortyzacji. Poprawność stosowanych okresów i stawek amortyzacji powinna być przez jednostkę okresowo weryfikowana, powodując odpowiednią korektę dokonywanych w następnych latach obrotowych odpisów amortyzacyjnych – art. 32 ust. 3 uor.

Ewidencja powinna przebiegać następująco:

1) Faktura zakupu WNiP

Wn Rozliczenie zakupu
Ma Zobowiązania z tytułu dostaw i usług

2) Przyjęcie WNiP do rejestru

Wn Wartości nie materialne i prawne (wartość netto)
Wn VAT podlegający odliczeniu
Ma Rozliczenie zakupu

3) Zaksięgowanie umorzenia

Wn Amortyzacja
Ma Umorzenie WNiP

Oczywiście Spółka powinna prowadzić rejestr środków trwałych oraz WNiP jak i politykę rachunkowości w zakresie metod i stawek amortyzacyjnych. Zgodnie z art. 4 ust. 1 uor, jednostki obowiązane są stosować przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, rzetelnie i jasno przedstawiając sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy. Zdarzenia, w tym operacje gospodarcze, ujmuje się w księgach rachunkowych i wykazuje w sprawozdaniu finansowym zgodnie z ich treścią ekonomiczną – art. 4 ust. 2 uor.

Odpowiedzialny za to jest kierownik jednostki. Zgodnie z art. 4 ust. 5 kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości - z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury - zostaną powierzone innej osobie za jej zgodą.

Kierownik jednostki także został zdefiniowany – zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 6 uor przez kierownika rozumiemy członka zarządu lub innego organu zarządzającego, a jeżeli organ jest wieloosobowy - członków tego organu, z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez jednostkę. W przypadku spółki jawnej i spółki cywilnej za kierownika jednostki uważa się - wspólników prowadzących sprawy spółki, w przypadku spółki partnerskiej - wspólników prowadzących sprawy spółki albo zarząd, a w odniesieniu do spółki komandytowej i spółki komandytowo-akcyjnej - komplementariuszy prowadzących sprawy spółki.

Przyjęte zasady (politykę) rachunkowości należy stosować w sposób ciągły, dokonując w kolejnych latach obrotowych jednakowego grupowania operacji gospodarczych, wyceny aktywów i pasywów, w tym także dokonywania odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych, ustalania wyniku finansowego i sporządzania sprawozdań finansowych tak, aby za kolejne lata informacje z nich wynikające były porównywalne – art. 5 ust. 1 uor.

Określając zasady (politykę) rachunkowości należy zapewnić wyodrębnienie w rachunkowości wszystkich zdarzeń istotnych do oceny sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostki, przy zachowaniu zasady ostrożności – art. 8 ust. 1 uor.

Zgodnie z art. 13 ust. 1 uor księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów (sum zapisów) i sald, które tworzą:

(…)

5) wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz).

Odpisów amortyzacyjnych dokonuje się gdy wartość początkowa środka trwałego albo wartości niematerialnej i prawnej w dniu przyjęcia do używania jest wyższa niż 3 500 zł. W przypadku gdy wartość początkowa jest równa lub niższa niż 3 500 zł, podatnicy, z zastrzeżeniem art. 16d ust. 1, mogą dokonywać odpisów amortyzacyjnych rozłożonych w czasie albo jednorazowo w miesiącu oddania do używania tego środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej, albo w miesiącu następnym – art. 16f ust. 3 updop.

Zgodnie z art. 16d ust.1 updop podatnicy mogą nie dokonywać odpisów amortyzacyjnych od składników majątku, których wartość początkowa nie przekracza 3 500 zł; wydatki poniesione na ich nabycie stanowią wówczas koszty uzyskania przychodów w miesiącu oddania ich do używania.

Składniki majątku wprowadza się do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych najpóźniej w miesiącu przekazania ich do używania – art. 16d ust. 2 updop.

Zgodnie z art. 16m ust. 1 updop okres dokonywania odpisów amortyzacyjnych od wartości niematerialnych i prawnych nie może być krótszy niż:

1) od licencji (sublicencji) na programy komputerowe oraz od praw autorskich - 24 miesiące,
2) od licencji na wyświetlanie filmów oraz na emisję programów radiowych i telewizyjnych - 24 miesiące,
3) od poniesionych kosztów zakończonych prac rozwojowych - 12 miesięcy,
4) od pozostałych wartości niematerialnych i prawnych - 60 miesięcy.

Nie ma jeszcze komentarzy do tego dokumentu.
Zaloguj się aby dodać komentarz

Najnowsze porady

wiper-pixel