Jednostki, których przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za 2016 r. wyniosły co najmniej 8.595.200 zł, muszą w 2017 r. prowadzić księgi rachunkowe. Przed dokonaniem pierwszego zapisu w księgach, trzeba dopełnić wielu obowiązków. Sprawdź, jakich.

Wartość znowelizowanego od 1 stycznia 2017 r. progu przychodów 2.000.000 euro przeliczamy na złote po kursie średnim ogłoszonym przez NBP na pierwszy dzień roboczy października roku poprzedzającego rok obrotowy. Średni kurs euro ogłoszony przez NBP na pierwszy dzień roboczy października 2016 r., tj. 3 października br., wynosi 4,2976 zł/euro (tabela nr 191/A/NBP/2016).

Polecamy też:

W 2017 roku wyższe progi dla ksiąg rachunkowych

Podmioty, które powinny wziąć pod uwagę ten limit to:

osoby fizyczne
spółki cywilne osób fizycznych,
spółki jawne osób fizycznych,
spółki partnerskie

Pamiętajmy, że spółdzielnie socjalne zgodnie z nowelizacją ustawy o rachunkowości obowiązującą już od 5 września 2014 r. muszą prowadzić księgi rachunkowe bez względu na obroty.

Jednostki które zdecydują się na dobrowolne prowadzenie ksiąg rachunkowych w 2017 roku, muszą złożyć zawiadomienie w tej sprawie do naczelnika urzędu skarbowego w terminie do 31 stycznia 2017 r. (w kolejnych latach będzie to - jak dotychczas - 31 grudnia roku poprzedniego).

Zauważmy, że ustawa o rachunkowości nakazuje wziąć pod uwagę przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych, natomiast ustawa o PIT przychody w rozumieniu art. 14 tej ustawy, czyli wszystkie przychody związane z działalnością gospodarczą. Przykładowo przychód ze sprzedaży środka trwałego służącego działalności gospodarczej nie jest brany pod uwagę przy obliczaniu kwoty przychodów zgodnie z ustawą o rachunkowości, ale zgodnie z ustawa podatkową już tak.

1. Przed otwarciem ksiąg rachunkowych trzeba przygotować dokumentację księgową

Każda jednostka musi (zgodnie z art. 10 uor) posiadać dokumentację przyjętych zasad rachunkowości. Powinna być ona przygotowana jeszcze przed otwarciem ksiąg rachunkowych, bowiem to w niej będą opisane zasady wyceny aktywów i pasywów oraz sposób prowadzenia ksiąg, które będą otwierane.

W dokumentacji polityki rachunkowości muszą być przedstawione co najmniej następujące dane:

określenie roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych - w przypadku podatników podatku dochodowego od osób fizycznych rokiem obrotowym będzie zawsze rok kalendarzowy;
metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego, w zakresie, w jakim ustawa o rachunkowości pozostawia prawo wyboru; są one ważne, dlatego że ustalenie wartości niektórych aktywów i pasywów na podstawie danych z PKPiR jest bardzo trudne. Zasady zawarte w tej części będą podstawą do wyceny pozycji z inwentarza, a wiec do wprowadzenia bilansu otwarcia;
sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym wybór oprogramowania komputerowego, zakładowego planu kont, który obejmuje wykaz kont księgi głównej (syntetycznych), przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń oraz zasady prowadzenia ksiąg pomocniczych (konta analityczne) i ich powiązania z kontami księgi głównej. Tu trzeba zaplanować między innymi jak szczegółowo będzie prowadzona ewidencja, czy będą odrębne konta dla Kasy czy operacje gotówkowe będą ujmowane na koncie rozrachunków z właścicielami, jak szczegółowa będzie ewidencja nabywanych materiałów i towarów, czy będzie prowadzona w zakresie zapasów ewidencja magazynowa czy zapasu będą od razu w chwili zakupu odpisywane w koszty itd.,
opis systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów;
miejsce prowadzenia ksiąg rachunkowych - czy są prowadzone we własnym zakresie czy powierzone podmiotowi zewnętrznemu - trzeba pamiętać, że konieczna jest tu aktualizacja danych w CEIDG lub KRS w przypadku spółek tam wpisanych.

Wynik finansowy może być przedstawiony w wariancie porównawczym lub kalkulacyjnym. Wybór między nimi jest determinowany informacjami o przychodach i kosztach, jakie jednostka uzyskuje. Informacje te różnią się w zależności od zastosowanego planu kont.

Należy, zatem podjąć decyzję o tym czy koszty będą ujmowane:

na kontach zespołu, 4, czyli tylko w układzie rodzajowym
na kontach zespołu, 5 czyli według typów działalności,

zarówno na kontach zespołu 4 i 5, czyli najpierw według rodzaju, a następnie z podziałem na typy działalności.

2. Aktualizujemy wpis do ewidencji gospodarczej

Otwierając księgi rachunkowe trzeba zaktualizować wpis do ewidencji gospodarczej - dotychczas w polu 20 formularza w CEIDG figurowała informacja o innej niż księgi rachunkowe formie dokumentacji rachunkowej. Musimy zaktualizować to pole i ewentualnie pola 21 i 22, jeśli księgi rachunkowe nie są prowadzone we własnym zakresie, tylko przez biuro rachunkowe. W takim przypadku należy obowiązkowo podać nazwę i NIP podmiotu prowadzącego dokumentację rachunkową oraz wskazać miejsce przechowywania dokumentacji rachunkowej.

Pamiętajmy, że aktualizacja tych danych to także realizacja obowiązku wynikającego z art. 11a uor. Bowiem w przypadku prowadzenia ksiąg poza siedzibą kierownik jednostki zobowiązany jest powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu prowadzenia ksiąg w terminie 15 dni od dnia wydania ksiąg poza siedzibę jednostki (oddziału, zakładu) oraz zapewnić dostępność ksiąg rachunkowych do badania przez upoważnione organy kontroli zewnętrznej w siedzibie jednostki bądź jej oddziale (zakładzie).

3. Pierwszy zapis w księgach musi być poprzedzony sporządzeniem inwentarza

Otwarcie ksiąg rachunkowych, które w przypadku jednostek kontynuujących działalność powinno nastąpić nie później niż w ciągu 15 dni od początku roku obrotowego, to sporządzenie pierwszego zapisu. W takim przypadku będzie to wprowadzenie bilansu otwarcia, czyli informacji o aktywach i pasywach, które istniały w podmiocie na początku roku.

Stan tych aktywów i pasywów powinien wynikać ze sporządzonego inwentarza, czyli spisu wszystkich składników majątkowych (zarówno w postaci rzeczowej, niematerialnej, jak i finansowej) oraz źródeł ich finansowania.

Aby wprowadzić prawidłowo bilans otwarcia należy, zatem najpierw sporządzić inwentarz, dokonać wyceny składników ujętych w inwentarzu oraz zaplanować sposób prowadzenia rachunkowości i opisać go w dokumentacji polityki rachunkowości. Otwarcie ksiąg rachunkowych musi być, zatem poprzedzone szeregiem przygotowań.

Konieczne jest też przeprowadzenie czynności związanych z zamknięciem księgi podatkowej za 2016 r., tj. sporządzeniem remanentu na dzień 31 grudnia 2016 r., jego wyceną i wpisaniem do księgi, podsumowaniem kolumn księgi dotyczących kosztów i przychodów za 2016 r., ustaleniem dochodu (straty) podatkowej i rozliczeniem się z podatku.

Kolejnym krokiem przy przejściu z księgi podatkowej na księgi rachunkowe jest ustalenie stanu wszystkich aktywów i pasywów za pomocą inwentaryzacji, wycena i na tej podstawie dokonać otwarcia ksiąg rachunkowych. Inwentaryzację należy sporządzić według stanu na dzień 31 grudnia 2016 r. według zasad określonych w art. 26 uor.

W tabeli przedstawiliśmy, w jaki sposób należy zinwentaryzować poszczególne składniki aktywów i pasywów a następnie, jakie mamy możliwości wyboru metod ich wyceny.

Składnik aktywów /pasywów	Inwentaryzacja	Wycena
Środki trwałe, do których dostęp nie jest utrudniony	w drodze spisu z natury	Cena nabycia lub koszt wytworzenia pomniejszone o odpisy umorzeniowe - dane te powinny zasadniczo być zgodne z danymi z ewidencji środków trwałych. W inwentarzu ujmuje się odrębnie wartość początkową środków trwałych i umorzenie
Grunty i środki trwałe, do których dostęp jest utrudniony	Weryfikacja danych z ewidencji środków trwałych i dokumentów źródłowych	Cena nabycia lub koszt wytworzenia pomniejszone o odpisy umorzeniowe - dane te powinny zasadniczo być zgodne z danymi z ewidencji środków trwałych; odpisy umorzeniowe nie dotyczą gruntów W inwentarzu ujmuje się odrębnie wartość początkową środków trwałych i umorzenie
Wartości niematerialne i prawne	Weryfikacja danych z ewidencji środków trwałych w wartości niematerialnych i prawnych i dokumentów źródłowych	Cena nabycia lub koszt wytworzenia pomniejszone o odpisy umorzeniowe - dane te powinny zasadniczo być zgodne z danymi z ewidencji środków trwałych
Produkty gotowe, towary, materiały	w drodze spisu z natury	Cena nabycia lub koszt wytworzenia nie wyższe niż ceny możliwe do uzyskania w toku sprzedaży. W celu ustalenia ich wartości można posłużyć się danymi ze spisu z natury sporządzanego na dzień 31 grudnia 2016 r.
Środki pieniężne w kasie	w drodze spisu z natury	Wycena w wartości nominalnej, ewentualne środki pieniężne w walucie obcej przeliczamy wg kursu średniego NBP z tabeli kursów nr 252/A/NBP/2016 z 2016-12-30
Środki pieniężne na rachunkach bankowych	drogą uzyskania potwierdzenia ich stanu od banku	Ujmuje się je w wartości nominalnej, środki pieniężne w walucie obcej przeliczamy wg kursu średniego NBP z tabeli kursów nr nr 252/A/NBP/2016 z 2016-12-30
Należności	drodze uzyskania od kontrahentów potwierdzeń stanu, jeśli jest to niemożliwe to na podstawie weryfikacji niezapłaconych przez kontrahentów faktur, pobranych przez pracowników zaliczek, nadpłat do urzędów - analiza dokumentów źródłowych np. faktur, deklaracji	Wycenia się je w kwocie wymaganej zapłaty, z zachowaniem zasady ostrożności, czyli z uwzględnieniem prawdopodobieństwa, że kontrahent nie zapłaci
Udzielone pożyczki	w drodze weryfikacji, tj. sprawdza się ich realność z posiadanymi dokumentami.	Wycenia się je w kwocie wymaganej zapłaty, z zachowaniem zasady ostrożności, czyli z uwzględnieniem prawdopodobieństwa, że kontrahent nie zapłaci
Zobowiązania	w drodze weryfikacji, tj. sprawdza się ich realność z posiadanymi dokumentami.	powinny być wykazane w kwocie wymagającej zapłaty, czyli po uwzględnieniu należnych kontrahentom odsetek i kar
Zaciągnięte kredyty i pożyczki	w drodze weryfikacji, tj. sprawdza się ich realność z posiadanymi dokumentami.	powinny być wykazane w kwocie wymagającej zapłaty, czyli po uwzględnieniu naliczonych odsetek
Kapitały zarejestrowane w spółkach jawnych, partnerskich,	w drodze weryfikacji, tj. sprawdza się ich realność z posiadanymi dokumentami	W wartości nominalnej zarejestrowanej w KRS
Kapitał właścicieli w spółce cywilnej	w drodze weryfikacji, tj. sprawdza się ich realność z umową spółki	W wartości wynikającej z umowy spółki
Kapitał właściciela w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej	w drodze weryfikacji	Jest to różnica między wartością wszystkich aktywów i wartością ustalonych zobowiązań
W spółkach osobowych i cywilnej różnica między wartością ustalonych powyżej aktywów i pasywów	w drodze weryfikacji	Różnica między aktywami a zobowiązaniami może nie odpowiadać wartości kapitału podstawowego określonego w umowie. Sposób rozliczenia tej różnicy powinni określić wspólnicy. Jeżeli różnica między aktywami i zobowiązaniami spółki jest wyższa od wartości kapitału podstawowego określonego w umowie spółki, nadwyżkę na podstawie uchwały wspólników można przeznaczyć na wypłatę wspólnikom (wówczas w inwentarzu należy ją wykazać, jako zobowiązanie wobec wspólników) lub pozostawić w spółce i przekazać na kapitał zapasowy albo rezerwowy.

4. Wprowadzenie bilansu otwarcia do ksiąg rachunkowych

Ostatnim krokiem jest otwarcie kont księgowych poprzez wprowadzenie określonych w drodze inwentarza sald początkowych i sporządzenie bilansu otwarcia. Wykazane na dzień 1 stycznia 2017 r. aktywa i pasywa wykazane w inwentarzu wprowadza się do ksiąg rachunkowych na podstawie sporządzonego dowodu PK - „Polecenie księgowania”.

Takie otwarcie ksiąg rachunkowych powinno nastąpić w ciągu 15 dni od początku roku obrotowego, czyli najczęściej do 15 stycznia. Ale oczywiście pod datą 1 stycznia 2017 r.

Równolegle do otwarcia kont księgi głównej (kont syntetycznych) należy dokonać otwarcia kont ksiąg pomocniczych (kont analitycznych), które służą uszczegółowieniu i uzupełnieniu zapisu kont księgi głównej. Konta ksiąg pomocniczych prowadzi się w porządku systematycznym, jako wyodrębniony system kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej.

Sposób, zakres i szczegółowość, z jaką ma być prowadzona ewidencja analityczna, powinny wynikać z potrzeb jednostki i znaleźć odzwierciedlenie w jej zakładowym planie kont.

Autor: Katarzyna Trzpioła

Doktor nauk ekonomicznych w zakresie nauk o zarządzaniu, adiunkt na Wydziale Zarządzania Uniwersytetu Warszawskiego, praktyk, wieloletni szkoleniowiec i dydaktyk, autorka wielu publikacji z zakresu rachunkowości finansowej podatkowej, MSSF i rachunkowości zarządczej. Współpracuje z następującymi redakcjami: Portal FK, Rachunkowości i Podatki dla praktyków, Nowe Standardy Sprawozdawczości