Uprawnienia do prowadzenia biura rachunkowego

Pytanie:  Prowadzę biuro rachunkowe. Posiadam świadectwo kwalifikacyjne Ministra Finansów oraz tytuł doradcy podatkowego. Zamierzam zatrudnić pracowników. Proszę o informację czy osoba zatrudniana w biurze rachunkowym powinna posiadać jakieś specjalne kwalifikacje potwierdzane dokumentami. Proszę o informację czy w sytuacji uzyskania tytułu samodzielnej księgowej mogę taką osobę przyjąć do pracy na umowę zlecenie? Czy mogłabym zatrudniać osoby tylko na podstawie umowę zlecenie? Czy zatrudnienie zawsze musiałoby być na podstawie umowy o pracę? Czy ma znaczenie, jaki rodzaj ksiąg będzie prowadzić zatrudniana u mnie osoba? Prowadzę wszystkie możliwe rodzaje ksiąg - karta, ryczałt ewidencjonowany, kpir oraz księgi handlowe i zatrudniana osoba prowadziłaby każdy z tych rodzajów ksiąg. Jak zapewnić sobie bezpieczeństwo przy ewentualnych błędach pracowników i zleceniobiorców? Czy mogę w jakiś sposób spisać pełną odpowiedzialność za popełnione błędy przez zatrudniane u mnie osoby?
Odpowiedź: 

Można zatrudnić w biurze rachunkowym osoby bez uprawnień do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Podstawą zatrudnienia może być umowa o pracę lub umowa zlecenia.

1. Osoby uprawnione do prowadzenia ksiąg rachunkowych

Uprawnione do wykonywania czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych są osoby posiadające certyfikat księgowy, osoby wpisane do rejestru biegłych rewidentów lub na listę doradców podatkowych.

Osoby z uprawnieniami mogą przy wykonywaniu czynności księgowych korzystać z pomocy osób nieuprawnionych. Jednak w takim przypadku zobowiązane są zapewnić stały i bezpośredni nadzór nad wykonywaniem tych czynności (art. 76a ust. 5 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości, Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.) dalej: uor.

Z powyższego wynika, że Pani jako osoba posiadająca wymagane uprawnienia może zatrudnić w swoim biurze osoby bez uprawnień, jednakże ich pracę powinna Pani stale nadzorować. Ustawodawca nie reguluje, jaki stosunek prawny miałby łączyć obie strony - osobę usługowo prowadzącą księgi rachunkowe z pomocnikiem. Może to być, więc zarówno umowa o pracę jak i umowa zlecenia.

Prowadzenie ksiąg na podstawie umowy zlecenia dla klientów biura może być realizowane pod warunkiem właściwego sformułowania samej treści umowy. Zatem, to na zleceniodawcy, czyli Pani, powinien spoczywać obowiązek zorganizowania księgowości, a prace powinny być wykonywane przy użyciu Pani majątku rzeczowego. Również to na zleceniodawcy powinno być przerzucone ryzyko gospodarcze związane z realizacją czynności wynikających z umowy. Trzeba, bowiem pamiętać, że wykonywanie czynności usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych jest działalnością gospodarczą w rozumieniu przepisów o swobodzie działalności gospodarczej. Stąd, praca dla zleceniobiorcy powinna być tak zorganizowana, aby nie nosiła znamion działalności gospodarczej.

Przypomnijmy, że pod pojęciem usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych mieści się m.in.:

  • prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym;
  • sporządzanie sprawozdań finansowych
  • wycena aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego;
  • gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych

W ramach tego typu działalności można również:

  1. prowadzić, w imieniu i na rzecz podatników, płatników i inkasentów, księgi podatkowe (zarówno PKPiR, jak i księgi handlowe,) i inne ewidencje do celów podatkowych oraz udzielać im pomocy w tym zakresie,
  2. sporządzać, w imieniu i na rzecz podatników, płatników i inkasentów, zeznań i deklaracji podatkowych lub udzielać im pomocy w tym zakresie
2. Odpowiedzialność za popełniane błędy

Co do odpowiedzialności, to przede wszystkim Pani, jako osoba prowadząca działalność gospodarczą w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych jest obowiązana do zawarcia umowy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z prowadzoną działalnością. Tak wynika z art. 76h uor.

Pracownik natomiast ponosi odpowiedzialność na zasadach i w granicach wynikających z przepisów kodeksu pracy.

Do umowy zlecenia zaś stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego.

Można, więc w umowie postanowić o przyjęciu odpowiedzialności materialnej przez zleceniobiorcę, szczególnie jeśli operuje on mieniem powierzonym, z obowiązkiem zwrotu lub wyliczenia się (pieniądze, narzędzia, sprzęt elektroniczny). Umowa powinna określać zakres tej odpowiedzialności. W razie wyrządzonej szkody zleceniobiorca może odpowiadać w pełnej wysokości za wyrządzone szkody w mieniu stanowiącym własność zleceniodawcy. Zleceniobiorca może również ponosić odpowiedzialność materialną na zasadach ogólnych tzn. naprawić szkodę, jeśli wyrządzi ją wskutek niezachowania należytej staranności przy wykonywaniu zlecenia bądź niewykonania zlecenia. Umowa zlecenia jest, bowiem umową starannego działania.

Na koniec warto dodać, że odpowiedzialność wynikająca z samej uor spoczywa na kierowniku jednostki, którym jest m.in. osoba prowadząca działalność. Zgodnie z art. uor, kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości - z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury - zostaną powierzone innej osobie za jej zgodą. Przyjęcie odpowiedzialności przez inną osobę powinno być stwierdzone w formie pisemnej. 

Tekst opublikowany: 

8 marca 2011 r.

Nie ma jeszcze komentarzy do tego dokumentu.
Zaloguj się aby dodać komentarz

Najnowsze porady

Przetestuj Portal FK przez 7 dni za DARMO - otrzymasz dostęp do wszystkich treści Załóż konto testowe

x
wiper-pixel