Skorzystaj z 8 przykładów, aby bez kłopotów wypłacić trzynastkę

Warunkiem nabycia prawa do trzynastki jest przepracowanie u danego pracodawcy pełnego roku. W takim przypadku pracownik nabywa prawo do dodatkowego wynagrodzenia rocznego w pełnej wysokości. Jednak możliwe jest nabycie prawa do tego świadczenia także w sytuacji, gdy pracownik nie przepracował pełnego roku, ale świadczył pracę przez okres co najmniej 6 miesięcy. Wówczas osoba zatrudniona otrzyma dodatkowe wynagrodzenie roczne w wysokości proporcjonalnej do okresu zatrudnienia.

Dodatkowe wynagrodzenie roczne, tzw. trzynastka, jest przewidziane dla części osób zatrudnionych w jednostkach sektora publicznego. Świadczenie to nie ma charakteru powszechnego, ale dla tych grup, które wskazuje ustawa o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników sfery budżetowej, jest obligatoryjne. Oznacza to, że pracownik, który na gruncie ustawy nabędzie prawo do tej nagrody, ma roszczenie o jej wypłatę.

Dodatkowe wynagrodzenie roczne to swoista premia za świadczenie pracy. Warunkiem nabycia prawa do trzynastki jest przepracowanie u danego pracodawcy pełnego roku. W  takim przypadku pracownik nabywa prawo do dodatkowego wynagrodzenia rocznego w pełnej wysokości. Jednak możliwe jest nabycie prawa do tego świadczenia także w sytuacji, gdy pracownik nie przepracował pełnego roku, ale świadczył pracę przez co najmniej 6 miesięcy, wówczas otrzyma dodatkowe wynagrodzenie roczne w wysokości proporcjonalnej do okresu zatrudnienia. Należy pamiętać, że na okres 6 miesięcy mogą składać się także umowy krótsze, ale jeśli łączny okres ich trwania wynosi co najmniej 6 miesięcy, pracownik nabywa prawo do dodatkowego wynagrodzenia rocznego.

W przypadku gdy okres przepracowany jest bliski właśnie 6 miesiącom, pojawiają się wątpliwości, jak należy obliczyć ten czas.

W tym zakresie obowiązują dwa podejścia. W jednym wskazuje się, że dla potrzeb ustalania okresu przepracowanego mają zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego.

Na podstawie art. 114 Kodeksu cywilnego należy przyjąć, że w sytuacji, gdy nie jest wymagana ciągłość okresu przepracowanego, przez miesiąc rozumie się 30 dni. W takim przypadku okres 6 miesięcy wynosi 180 dni, które pracownik musi efektywnie przepracować.

Odmienne podejście opiera się na zasadzie, że w przypadku okresów liczonych w miesiącach należy odnosić się do upływu dnia bezpośrednio poprzedzającego dzień, który datą odpowiada dniowi, w którym pracownik został zatrudniony (por. wyrok Sądu Najwyższego, sygn. akt II PK 223/09).

Mówiąc o przepracowaniu, należy rozumieć faktyczne świadczenie pracy. W związku z tym absencje chorobowe, świadczenie rehabilitacyjne, urlopy bezpłatne, szkoleniowe itp. pomniejszają okres, który uznaje się za przepracowany.

Są przypadki, w których nie będzie wymagane przepracowanie także okresu półrocznego, a dodatkowe wynagrodzenie roczne jest wypłacane proporcjonalnie do okresu pracy w danym roku kalendarzowym. Prawo do dodatkowego wynagrodzenia rocznego otrzymają pracownicy, którzy nie przepracowali okresu co najmniej 6 miesięcy, ale:

• są nauczycielami lub nauczycielami akademickimi i nawiązali stosunek pracy w trakcie roku kalendarzowego zgodnie z organizacją pracy szkoły lub uczelni;
• zostali zatrudnieni do pracy sezonowej na podstawie umowy na sezon trwający nie krócej niż 3 miesiące;
• zostali zatrudnieni:

- w wyniku przeniesienia służbowego,

- na podstawie powołania lub wyboru,

- w związku z likwidacją poprzedniego pracodawcy albo ze zmniejszeniem zatrudnienia z przyczyn dotyczących tego pracodawcy,

- w związku z likwidacją jednostki organizacyjnej poprzedniego pracodawcy lub jej reorganizacją.

Pamiętajmy, że na dodatkowe wynagrodzenie roczne mogą liczyć nauczyciele, którzy rozpoczynają pracę w ciągu roku, ale zgodnie z przyjętą organizacją pracy placówki, a więc od września lub od października (nauczyciele akademiccy), także w sytuacji, gdy wcześniej nie świadczyli pracy. Oznacza to również, że jeśli po nawiązaniu stosunku pracy nauczyciel będzie przebywał na zwolnieniu lekarskim, co pomniejszy okres świadczenia pracy, nie utraci prawa do dodatkowego wynagrodzenia rocznego, a jedynie zostanie ono pomniejszone proporcjonalnie z uwagi na absencję chorobową.

Pracownicy państwowi czy samorządowi mogą także nabyć prawo do dodatkowego wynagrodzenia rocznego mimo nieprzepracowania co najmniej 6 miesięcy u danego pracodawcy, jeśli zatrudnienie nastąpiło w drodze przeniesienia służbowego.

Podobnie będzie w odniesieniu do osób, które obejmują stanowisko na podstawie powołania lub wyboru. Nawet w przypadku gdy osoba zatrudniona na stanowisku w drodze powołania lub wyboru nie przepracuje 6 miesięcy w danej jednostce i nie była wcześniej zatrudniona w jednostkach samorządowych lub państwowych, będzie miała prawo do dodatkowego wynagrodzenia rocznego za okres od daty zatrudnienia do końca roku kalendarzowego.

Brak wymogu przepracowania co najmniej 6 miesięcy u danego pracodawcy dotyczy również sytuacji, w których dochodzi do rozwiązania umowy o pracę w trakcie roku kalendarzowego. Prawo do trzynastki zachowują pracownicy, którzy pracowali u danego pracodawcy krócej niż pół roku, ale umowa o pracę została rozwiązana w związku z:

• przejściem na emeryturę, rentę szkoleniową albo rentę z tytułu niezdolności do pracy lub świadczenie rehabilitacyjne,
• przeniesieniem służbowym, powołaniem lub wyborem,
• likwidacją pracodawcy albo zmniejszeniem zatrudnienia z przyczyn dotyczących pracodawcy,
• likwidacją jednostki organizacyjnej pracodawcy lub jej reorganizacją.

Warto zwrócić uwagę na sytuacje, gdy pracownik rozwiązuje umowę o pracę w związku z przejściem na rentę. Może bowiem nastąpić sytuacja, gdy przyczyną rozwiązania umowy o pracę będzie wyczerpanie okresu zasiłku chorobowego, ale w dniu rozwiązania umowy pracownik nie będzie miał jeszcze przyznanego świadczenia rentowego. Jednak w przypadku gdy dostarczy on po ustaniu zatrudnienia zaświadczenie ZUS, że renta została mu przyznana, należy uznać, że zachodzi związek przyczyno-skutkowy pomiędzy rozwiązaniem umowy o pracę a nabyciem prawa do renty. Pracownik ten będzie miał prawo otrzymać dodatkowe wynagrodzenie roczne, nawet jeśli nie przepracował wymaganego okresu minimum 6 miesięcy.

Okres pobierania świadczenia rehabilitacyjnego nie jest uznawany jako okres świadczenia pracy. W związku z tym, jeśli jest pobierany w trakcie zatrudnienia, obniża okres wymagany do nabycia prawa do trzynastki.

Inaczej sytuacja wygląda, gdy pracownik rozwiązuje umowę o pracę w związku z pobieraniem świadczenia rehabilitacyjnego. W takim przypadku pracownik zachowa prawo do proporcjonalnego dodatkowego wynagrodzenia rocznego.

Ustawodawca w ustawie o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym posługuje się pojęciem przepracowania. Przepracowanie traktowane jest jako okres faktycznego świadczenia pracy u danego pracodawcy. Okresy przebywania na zwolnieniach lekarskich powodują, że okres przepracowania zostaje pomniejszony.

Korzystanie przez pracownika z urlopu wypoczynkowego nie pomniejsza okresu przepracowanego. Urlop wypoczynkowy jest nie tylko prawem i obowiązkiem pracownika, w czasie którego zachowuje uprawnienie do wynagrodzenia. Traktuje się go więc jako okres świadczenia pracy.

W ustawie w sposób enumeratywny zostały wyliczone przypadki, w których usprawiedliwiona nieobecność nie powoduje, aby wymagany był co najmniej 6-miesięczny okres przepracowany. Chodzi tu o korzystanie przez pracownika z:

• urlopu wychowawczego,
• urlopu macierzyńskiego,
• urlopu ojcowskiego,
• urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego,
• urlopu rodzicielskiego,
• urlopu dla poratowania zdrowia,
• urlopu do celów naukowych, artystycznych lub kształcenia zawodowego przez nauczyciela lub nauczyciela akademickiego.

W takiej sytuacji prawo do dodatkowego wynagrodzenia rocznego przysługuje członkom rodziny pracownika, zgodnie z art. 63¹ Kodeksu pracy. Ponieważ z dniem śmierci pracownika stosunek pracy wygasa, świadczenia, które przysługiwałyby mu, a nie zostały wypłacone, stają się prawami majątkowymi. Do takich świadczeń należy dodatkowe wynagrodzenie roczne jako świadczenie wynikające ze stosunku pracy. W przypadku śmierci pracownika nie ma także znaczenia, czy przepracował wymagany okres co najmniej 6 miesięcy.

Istnieją przypadki, gdy pracownik, chociaż przepracował okres pełnego roku, a co najmniej 6 miesięcy, nie otrzyma trzynastki. Są to następujące sytuacje:

• nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy trwająca dłużej niż dwa dni;
• stawienie się do pracy lub przebywanie w pracy w stanie nietrzeźwości;
• wymierzenie pracownikowi kary dyscyplinarnej wydalenia z pracy lub ze służby;
• rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika.

Pracodawca, który wypłaca dodatkowe wynagrodzenie roczne, jest zobowiązany zapewnić w budżecie środki na jego wypłatę, stanowiące 8,5% sumy wynagrodzeń pracowników z danego roku kalendarzowego, obliczone w sposób przewidziany do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, a także wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy oraz wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy przysługujące pracownikowi, który podjął pracę w wyniku przywrócenia do pracy. Z uwagi na sposób planowania budżetu zazwyczaj przyjmuje się do planu pełną wysokość wynagrodzeń, bez odliczania okresów nieświadczenia pracy. Jednak, jeśli jest to możliwe, w planowaniu powinny zostać ujęte środki wypłacone do daty sporządzenia planu z uwzględnieniem praw do dodatkowego wynagrodzenia rocznego oraz nominalne środki do końca roku kalendarzowego. Środki budżetowe na dodatkowe wynagrodzenie roczne stanowią odrębny paragraf planu finansowego i nie są łączone.

Dodatkowe wynagrodzenie roczne obejmuje wyłącznie wynagrodzenia i świadczenia związane ze stosunkiem pracy. W przypadku jeśli pracownik ma dodatkowo zawarte umowy cywilnoprawne z tym samym pracodawcą (umowy zlecenia, o dzieło), wynagrodzenie z tytułu ich wykonania nie podlega uwzględnieniu przy podstawie dodatkowego wynagrodzenia rocznego.

Jeśli pracownik otrzymywałby dodatkowo premię regulaminową, miesięczną, kwartalną lub półroczną, a więc przysługującą w określonych odstępach czasu, kwoty tych premii zostałyby uwzględnione w podstawie dodatkowego wynagrodzenia rocznego. Natomiast nagrody uznaniowe nie są uwzględniane w podstawie trzynastki, a więc nie dwie nagrody po 2.000 zł nie zostaną do niej przyjęte. 

Warto pamiętać, że dodatek za wieloletnią pracę, który przysługuje pracownikowi w okresie zwolnienia lekarskiego, także podlega wyłączeniu z podstawy trzynastki.  

W księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami, dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty.