ZFŚS - korekta po kontroli

Przeczytaj tekst i dowiedz się, czy pracodawca powinien skorygować dokumenty ubezpieczeniowe w przypadku błędnego lub nienaliczania ich w ogóle od świadczeń z ZFŚS.

Z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne wyłączone są m.in. świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Pracodawcy prowadzą działalność socjalną na podstawie ustawy o ZFŚS. Przepisy ustawy o ZFŚS wyraźnie wskazują, że przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu (art. 8 ustawy o ZFŚS). Fundusz tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych.

Wysokość odpisu na jednego zatrudnionego zależy od tego, w jakich warunkach wykonuje pracę - normalnych czy szczególnych bądź czy pracuje w szczególnym charakterze. Nie znaczy to jednak, że każdy z pracowników musi odzyskać w formie różnych świadczeń równowartość odpisu.

Świadczenia z ZFŚS mają charakter wyłącznie uznaniowy. Poza tym konieczne jest tu stosowanie kryteriów socjalnych. Jest to wymóg ustawowy. Pracodawca jest administratorem środków funduszu i to on ustala jak i komu wsparcie socjalne będzie udzielone zgodnie z regulaminem funduszu. Fundusz socjalny jest funduszem celowym. Jego środki muszą być rozdysponowane zgodnie z przeznaczeniem, a więc ze szczególnym ukierunkowaniem na osoby mniej zamożne, czy znajdujące się w trudnej sytuacji życiowej. Naczelna zasada w działalności socjalnej polega na tym, że nie wolno przydzielać ulgowych świadczeń wszystkim osobom uprawnionym po równo, w tej samej wysokości. Przeczy to, bowiem istocie tej działalności. Każdy przypadek udzielenia świadczenia z ZFŚŚ musi być poprzedzony rozpatrzeniem indywidualnej sytuacji osoby wnioskującej o pomoc.

Jeżeli pracodawca nie chce różnicować pracowników pod tym względem nie może sięgać po środki z ZFŚS.

Podsumowując, zwolnienie ze składek na ZUS obejmuje wyłącznie świadczenia, które:

• zostały sfinansowane z ZFŚS i
• przeznaczone na działalność socjalną w rozumieniu ustawy o ZFŚS.

Z opisu wynika, że w czasie kontroli ZUS wykrył nieprawidłowości przy przyznawaniu świadczeń z funduszu, w efekcie, czego zwolnienie ze składek nie miało zastosowania. Powstała zaległość w składkach, gdyż pracownicy uzyskiwali przychód ze stosunku pracy stanowiący podstawę do oskładkowania, a należności nie zostały potrącone i odprowadzone do ZUS. W tej sytuacji płatnik powinien sporządzić korekty dokumentów rozliczeniowych do ZUS za ubiegłe lata tzn. za miesiące wszystkich poszczególnych lat, w których pracownikom zaniżono podstawę wymiaru nie doliczając świadczeń z ZFŚS.

W raportach korygujących ZUS RCA należy wpisać prawidłową wysokość podstawy wymiaru tj. powiększoną o wartość świadczeń socjalnych i na nowo ustalić kwoty należnych składek. Każdy komplet korekt składa się z raportów imiennych oraz zbiorczej deklaracji korygującej ZUS DRA. Niedopłatę wynikającą z poprawionych dokumentów płatnik wpłaca do ZUS w całości, a więc zarówno w części finansowanej przez siebie jak i pracownika wraz z odsetkami za zwłokę, chyba że ich kwota nie przekracza 6,60 zł. Wówczas nie ma obowiązku doliczania odsetek do kwoty zaległości. Zapłacone składki, ale w części finansowanej przez płatnika, stanowić będą koszty uzyskania przychodów dla celów podatkowych dopiero w roku zapłaty. Nie zostały, bowiem opłacone w ustawowym terminie, lecz mają status zaległych. Ewentualne odsetki za zwłokę nie stanowią natomiast kosztów uzyskania przychodów w ogóle. 

Po uregulowaniu składek muszą Państwo zawiadomić pracowników, zarówno obecnych jak i byłych o zaistniałej sytuacji i konieczności zwrotu przez nich zapłaconych do ZUS, zaległych składek, w części pokrywanej przez danego pracownika, jako ubezpieczonego. Wszystkim, którzy zwrócą zaległe składki społeczne oraz zdrowotne za poprzednie lata, przysługuje odliczenie ich odpowiednio od dochodu i podatku, w zeznaniu rocznym za rok, w którym doszło do zwrotu składek. Należy również powiadomić o konsekwencjach odmowy zwrotu składek tj. albo dochodzenie należności przez pracodawcę na drodze sądowej (bezpodstawne wzbogacenie) albo ustalenie tym osobom przychodu ze stosunku pracy w wysokości opłaconych za nich składek (bez odsetek za zwłokę, których ciężar ponosi płatnik). Wówczas otrzymają po zakończeniu roku podatkowego, w którym doszło do zapłaty na rzecz ZUS, informacje PIT-11 i będą musieli samodzielnie rozliczyć podatek dochodowy w zeznaniu rocznym. 

Jeśli chodzi o podatek dochodowy, to prawdopodobnie również mają Państwo zaległość z tytułu pracowniczych zaliczek na podatek o ile nie uległy przedawnieniu. Z pytania, bowiem wynika, że początkowo świadczenia z ZFŚS były objęte podatkiem od nadwyżki ponad kwotę zwolnioną tj. 380 zł. Zwolnienie ma jednak również zastosowanie, jeżeli świadczenia z ZFŚS są przyznawane zgodnie z przepisami ustawy o ZFŚS. Jeśli tak nie było, to pracownicy nie mieli prawa do tej ulgi i całość przychodu powinna być opodatkowana. Odpowiedzialność za zaliczki niepobrane od podatnika ponosi płatnik, czyli pracodawca. Wobec tego w razie niedopłaty podatku, należy sporządzić pracownikom korekty informacji PIT-11 za ubiegłe lata, zapłacić zaległość wraz z odsetkami, a pracownicy będą musieli złożyć korekty swoich zeznań podatkowych.