Pracodawca może wspierać swoich pracowników pomagającym osobom z Ukrainy

Wiele osób, w tym pracowników, zaangażowana jest osobiście w działania – w ramach pomocy uchodźcom. Polacy pomagają  przy granicy polsko-ukraińskiej, działają w ramach punktów informacyjnych dla uchodźców z Ukrainy, przewozu i pomocy w zakwaterowaniu osób, przewozu rzeczy ze zbiórek, pomocy w punktach recepcyjnych. Te wszystkie czynności wymagają jednak czasu i to nierzadko tego, który w normalnych okolicznościach byłby poświęcony na pracę.

Niestety nie mamy regulacji, które w sposób szczegółowy wprowadzałyby jakieś rozwiązania w tym zakresie (np. w ramach ustawy o działalności pożytku publicznego i wolontariatu). Z pierwszej ręki wiem jednak, że pracownicy zgłaszają się jednak do swoich pracodawców o udzielenie w jakikolwiek sposób wolnego, aby mogli pomagać ukraińskim uchodźcom – wyjaśnia Agata Kicińska.

Jako pracodawca możesz:

1) udzielić urlopu bezpłatnego – ale wtedy pracownik nie otrzyma wynagrodzenia,

2) udzielić urlopu wypoczynkowego – ale zmniejszy to wymiar urlopu pracownika służącego mu do faktycznego wypoczynku,

3) zwolnić z obowiązku świadczenia pracy osoby powołanych do pełnienia służby w obronie cywilnej – to jednak jest możliwe w sytuacji, w której organ obrony cywilnej wyda decyzję w tym zakresie o powołaniu pracownika do odbycia służby w obronie cywilnej.

Agata Kicińska zwraca uwagę, że możliwe jest zastosowanie jeszcze jednej opcji, nieuregulowanej w przepisach. Chodzi o wolontariat pracowniczy. Wolontariat pracowniczy jest już często stosowany w praktyce u pracodawców prywatnych w ramach społecznej odpowiedzialności biznesu (CSR).

Jako pracodawca możesz np. wydać zarządzenie zachęcające do dobrowolnego angażowania się pracowników w działalność społeczną, w szczególności w pomoc humanitarną w związku z wojną w Ukrainie, np. przez przyznanie pracownikom dodatkowych dni urlopu wypoczynkowego, który nie będzie pomniejszał rocznego wymiaru urlopu (oczywiście z zachowaniem prawa do wynagrodzenia urlopowego).

Samodzielnie możesz określić ilość tych dodatkowych dni „na wolontariat”. Do przyznania dodatkowych dni urlopu na wolontariat może dojść np. w drodze Twojego zarządzenia obowiązującego na czas określony – wyjaśnia radca prawna Agata Kicińska.

Ekspert zauważ ponadto, że z uwagi na szczególną sytuację na granicy polsko-ukraińskiej, procedury powinny być maksymalnie uproszczone.

Powinieneś rozważyć umożliwienie składania wniosków o udzielenie urlopu na wolontariat w formie e-mailowej. Jednocześnie w celu uniknięcia nieuprawnionego nadużywania tego prawa, pracownik przed lub po zakończeniu urlopu na wolontariat powinien udokumentować (nawet w sposób niesformalizowany) realizowanie czynności w ramach wolontariatu we wskazanym okresie – radzi ekspert.

Możesz także udostępnić pomieszczenia dla potrzeb realizacji zbiórki niezbędnych rzeczy dla uchodźców, np. w ramach już istniejących zbiórek, które będą realizowane przez Twoich pracowników w czasie pracy.

Pani Agata Kicińska zwraca też uwagę, że pracodawcy, którzy mają służbowe pojazdy, a do tego zatrudniają kierowców – mogą umożliwić wykorzystanie tych pojazdów do przewozu w czasie pracy rodzin z Ukrainy do miejsc ich tymczasowego zamieszkania.

Agata Kicińska, radca prawny

Kancelaria Sienkiewicz i Zamroch