Kiedy należy wypłacać świadczenia urlopowe?

Politykę prowadzenia działalności socjalnej reguluje ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. nr 70, 335 z późn. zm.) dalej: ustawa o ZFŚS. Zgodnie z jej postanowieniami, obowiązek utworzenia funduszu dotyczy pracodawców zatrudniających według stanu na dzień 1 stycznia danego roku, co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty oraz pracodawców sfery budżetowej, bez względu na liczebność personelu.

Natomiast pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, mogą tworzyć fundusz do wysokości i na zasadach określonych w art. 5 ustawy o ZFŚS lub mogą wypłacać świadczenie urlopowe, również według wskazań ustawowych.

Jednakże ta grupa pracodawców może odstąpić zarówno od założenia funduszu jak i od wypłaty świadczeń urlopowych, ale po poinformowaniu o tym swoich pracowników. Pracodawcy nieobjęci układem zbiorowym pracy oraz niezobowiązani do wydania regulaminu wynagradzania, informacje w sprawie nietworzenia funduszu i niewypłacania świadczenia urlopowego przekazują pracownikom w pierwszym miesiącu danego roku kalendarzowego, w sposób przyjęty u danego pracodawcy.

Z powyższego wynika, że ustawodawca wyznaczył termin, do którego należy powiadomić pracowników o rezygnacji z danej formy działalności socjalnej. Jest to miesiąc styczeń. Do końca tego miesiąca pracodawca winien dokonać powiadomienia w sposób przyjęty w danej firmie do komunikacji z załogą np. ogłoszenie wiadomości na tablicy informacyjnej, mailowo, czy poprzez wręczenie każdemu z pracowników pisma w tej sprawie.

Jednak istnieje orzecznictwo łagodniejsze dla pracodawców. Przykładowo, Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 1 marca 2007 r. (I OSK 814/06) orzekł, że za opóźnienie grozi najwyżej grzywna, a pracodawca w tym przypadku nie ma obowiązku wypłaty świadczeń czy naliczenia odpisów za ten rok. Sąd Okręgowy w Warszawie w wyroku z 15 stycznia 2008 r. (XII Pa 442/07) uznał, że termin na powiadomienie pracowników o nietworzeniu funduszu lub niewypłacaniu świadczenia urlopowego ma jedynie charakter instrukcyjny, a jego przekroczenie nie powoduje obowiązku wypłaty świadczeń. Za jego przekroczenie nie grozi też grzywna.

Biorąc pod uwagę linię orzecznictwa, informację o rezygnacji z wypłaty świadczeń urlopowych i tworzenia funduszu socjalnego pracodawca może przekazać pracownikom nawet po 31 stycznia.

Warto jednak podkreślić, że wysokość świadczenia urlopowego nie może przekroczyć wysokości odpisu podstawowego na fundusz.

W 2011 r. jest to kwota 1.093,93 zł. Ale można ją obniżyć. Ustawa o ZFŚS wyznacza, bowiem górną granicę świadczenia, co nie oznacza, że tylko w tej wysokości pracodawca musi je wypłacić.