Dofinansowanie wycieczki z ZFŚS

Mariusz Pigulski

Autor: Mariusz Pigulski

Dodano:
Pytanie:  Zakład pracy organizuje wycieczkę zagraniczną dla pracowników. Połowę kosztów pokrywa ZFŚS. W jaki sposób udokumentować to dofinansowanie? Czy pracownicy muszą pisać podania o dofinansowanie do wycieczki? Czy dofinansowanie to może być zrealizowane przed wycieczką? Wyjazd planowany jest w lipcu a w maju muszę wpłacić zaliczkę do biura podróży. Czy można dokonać bezpośredniego przelewu środków z konta funduszu socjalnego na konto biura podróży? Czy należy wypłacić każdemu pracownikowi to dofinansowanie? Proszę o poradę, jakich formalności należy dokonać, żeby pracodawca mógł pokryć cześć kosztów wycieczki zagranicznej z ZFŚS.
Odpowiedź: 

Aby móc dofinansować wycieczkę zagraniczną ze środków ZFŚS, taką możliwość musi przewidywać regulamin gospodarowania funduszem socjalnym. Ponadto dofinansowanie powinno być poprzedzone stosownymi wnioskami pracowników, a jego wysokość należy zróżnicować ze względu na sytuację życiową, rodzinną i materialną uprawnionych osób. Dofinansowanie może nastąpić poprzez przelanie na konto biura podróży określonej kwoty bezpośrednio z wyodrębnionego rachunku funduszu. Dowodem poniesienia wydatku w opisanym przypadku będzie wyciąg bankowy potwierdzający zrealizowanie przelewu dla biura podróży oraz wystawiona przez to biuro faktura.

1. Na jaki cel mogą być przeznaczone środki ZFŚS?

Środki ZFŚS są przeznaczone na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z funduszu oraz na dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych. Funduszem administruje pracodawca.

Działalnością socjalną są usługi świadczone przez pracodawców na rzecz:

  • różnych form wypoczynku (przepisy nie precyzują, o jakie formy wypoczynku chodzi, a zatem dopuszcza się tu wszelkie usługi wypoczynkowe dostępne na rynku turystycznym takie jak m.in. wczasy, pobyty sanatoryjne, wycieczki krajowe i zagraniczne, kolonie, pielgrzymki itp.),
  • działalności kulturalno - oświatowej (np. zakup biletów do kina, teatru) oraz sportowo - rekreacyjnej (bilety na basen, na siłownię);
  • opieki nad dziećmi w żłobkach, przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego;
  • udzielania rzeczowej lub finansowej pomocy materialnej (np. zakup bonów lub talonów towarowych, paczek dla dzieci);
  • zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych odrębną umową.
Decyzję o przyznaniu konkretnych świadczeń z funduszu socjalnego przyznaje się na pisemny wniosek osoby uprawnionej.
2. Regulamin gospodarowania funduszem, jako podstawa do szczegółowego określenia przeznaczenie środków ZFŚS

Szczegółowe zasady i warunki korzystania z firmowej pomocy socjalnej, a także zasady przeznaczania środków funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej powinny zostać określone przez pracodawcę w regulaminie gospodarowania funduszem. Podstawą obowiązku jego wydawania jest art. 8 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn.: Dz.U. z 1996 r. nr 70, poz. 335 z późn. zm., dalej ustawa o ZFŚS).

Regulamin gospodarowania środkami ZFŚS powinien przede wszystkim:

  • określać wysokość odpisu na ZFŚS,
  • wskazywać rodzaje prowadzonej przed dany podmiot działalności socjalnej,
  • określać krąg osób uprawnionych do otrzymywania świadczeń socjalnych,
  • wprowadzać zasady i warunki korzystania ze świadczeń finansowanych z funduszu oraz ustanawiać tryb rozpatrywania wniosków o ich przyznanie,
  • uściślać, jakie informacje i dokumenty są niezbędne do dokonania oceny, czy osoba ubiegająca się o przyznanie świadczenia z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych spełnia kryteria, od których uzależnia się jego przyznanie
  • wskazywać wysokość poszczególnych świadczeń finansowanych ze środków funduszu.
Omawiany regulamin musi być ustalany przez podmiot zatrudniający w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową, a jeżeli u danego pracodawcy nie działa taka organizacja, regulamin uzgadniany jest z pracownikiem wybranym przez załogę zakładu pracy do reprezentowania jej interesów.
W przypadku świadczeń finansowanych ze środków socjalnych zapłata powinna być realizowana z rachunku bankowego wyodrębnionych środków ZFŚS. Jeśli zapłata dokonana byłaby z rachunku bieżącego, wówczas konieczna jest refundacja przelanej kwoty (z rachunku bieżącego na rachunek ZFŚS).
3. Kryterium przyznania świadczeń z ZFŚS

Warto w tym miejscu podkreślić, że w myśl art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS, jedynym kryterium, od którego uzależniane jest przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z ZFŚS, jest tzw. kryterium socjalne, czyli: sytuacja życiowa, rodzinna i materialna osoby uprawnionej do korzystania z funduszu socjalnego.

Stosowanie powyższego kryterium wyklucza przyznawanie wszystkim uprawnionym świadczeń socjalnych w jednakowej wysokości. W regulaminie gospodarowania środkami funduszu niedopuszczalne jest ustalenie kryteriów uzależniających przyznawania tych świadczeń w zależności np. od stażu pracy czy wymiaru etatu poszczególnych pracowników.

Dodajmy, że o faktycznej sytuacji dochodowej uprawnionego do korzystania z pomocy socjalnej pracownika czy byłego pracownika, (np. emeryta) decydować będzie nie tylko wynagrodzenie samego zatrudnionego, ale również dochody wszystkich członków rodziny, z którymi pracownik prowadzi wspólne gospodarstwo domowe. Chodzi tu o dochody ze wszelakich źródeł, obejmujące każde przysporzenie majątkowe realnie wpływające na sytuację rodziny (m.in. z tytułu działalności gospodarczej, umowy cywilnoprawnej, stypendium otrzymywanego przez dzieci).

Pracodawca odpowiednimi zapisami we wspomnianym regulaminie może zobligować pracownika do przedstawienia określonych oświadczeń, zaświadczeń czy deklaracji, obrazujących jego sytuację socjalną. I tak pracodawca może wymagać przykładowo:

  • oświadczenia o liczbie osób pozostających na utrzymaniu pracownika oraz o sumie dochodów wszystkich członków rodziny, z którymi prowadzi wspólne gospodarstwo domowe (wzór takiego oświadczenia może być zamieszczony w postanowieniach regulaminowych),
  • przedłożenia deklaracji podatkowych za poprzednie lata,
  • tzw. odcinków rent i emerytur,
  • zaświadczeń z urzędu skarbowego o wielkości osiągniętego dochodu z działalności gospodarczej.
Co ważne, zbieranie powyższych informacji oraz dokumentów jest dopuszczalne w świetle ustawy o ochronie danych osobowych. W myśl wyroku Sądu Najwyższego z 8 maja 2002 r. (sygn. I PKN 267/01; OSNP 2004/6/99) takie działanie nie narusza dóbr osobistych pracownika.

Nadmieńmy na zakończenie, że konieczność stosowania kryterium socjalnego i różnicowania świadczeń z ZFŚS była artykułowana w wielu orzeczeniach sądowych. Przykładowo Sąd Najwyższy w uzasadnieniu wyroku z 20 sierpnia 2001 r. (sygn. akt I PKN 579/00, OSNP 2003/14/331) skonstatował, że fundusz świadczeń socjalnych jest instytucją prawną, która ma łagodzić różnice w poziomie życia pracowników i ich rodzin. W opinii sądu przyznawanie przez pracodawcę świadczeń z pominięciem kryterium socjalnego naruszałoby zasadę powiązania ZFŚS z sytuacją osób uprawnionych oraz socjalny charakter funduszu. Z kolei Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z 13 lutego 2007 r. (sygn. akt III SA/Wa 4283/06, M.Podat. 2007/10/42) uznał, że imprezy integracyjne nie są działalnością socjalną, ponadto nie uwzględniają kryterium socjalnego, dlatego wydatki na ich organizację powinny być finansowane ze środków obrotowych.

Zgoła odmienny pogląd w tej materii jak do tej pory wyraził jedynie Sąd Najwyższy w wyroku z 23 października 2008 r. (sygn. akt II PK 74/08) stwierdzając, iż kryterium socjalne, o którym mowa w art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS odnosi się jedynie do przyznawania ulgowych świadczeń i usług, nie dotyczy ono natomiast innych świadczeń i usług, o których mowa w przywołanej ustawie. W konsekwencji w wyroku tym dopuszczono możliwość finansowania np. imprez integracyjnych lub wycieczek z funduszu socjalnego, bez konieczności różnicowania sytuacji pracowników.

Tekst opublikowany: 

25 kwietnia 2010 r.

Mariusz Pigulski

Autor: Mariusz Pigulski

Mariusz Pigulski - specjalista z dziedziny kadrowo-płacowej, posiadający ponad 10-letnie doświadczenie. Absolwent Podyplomowego Studium Prawa Pracy na Uniwersytecie Łódzkim. Autor licznych opracowań i publikacji z zakresu kadr, rozliczania: wynagrodzeń, składek ZUS oraz podatku.
Nie ma jeszcze komentarzy do tego dokumentu.
Zaloguj się aby dodać komentarz

Najnowsze porady

Przetestuj Portal FK przez 24 godziny za DARMO - otrzymasz dostęp do wszystkich treści Przetestuj Portal FK »

x
wiper-pixel