Pytanie: W firmie funkcjonuje ZFŚS i jest regulamin, w którym funkcjonuje zapis, że przyznawane są pracownikom bony z okazji świąt. Kryterium przyznawania bonów stanowi wynagrodzenie zasadnicze (jest 5 progów wynagrodzenia, np. pracownicy zarabiający od 2.000 zł do 3.000 otrzymują bon o wysokości 400 zł, pracownicy zarabiający od 3.100 zł do 5.000 otrzymują bon o wysokości 500 zł, itd.). Czy bony wydawane pracownikom powinny być oskładkowane?

Przeczytaj odpowiedź na pytanie i dowiedz się, czy ZUS w razie kontroli uznałby uwzględnianie wyłącznie wynagrodzenia zasadniczego jako jedynego kryterium socjalnego przy przyznawaniu pracownikom bonów towarowych.

Odpowiedź:

W opisanych okolicznościach istnieje ryzyko, iż w razie kontroli ZUS uznałby uwzględnianie wyłącznie wynagrodzenia zasadniczego jako jedynego kryterium socjalnego za niewystarczające dla zastosowania zwolnienia z oskładkowania przekazanych bonów. Dlatego, jeżeli pracodawca przy przyznawaniu bonów poszczególnym pracownikom nie wziął pod uwagę tzw. kryterium socjalnego, wówczas może pojawić się zarzut ze strony ZUS, że nie spełniono wymogów narzuconych ustawą o ZFŚS. To z kolei będzie się wiązać z koniecznością naliczenia składek na ubezpieczenie emerytalne, rentowe, wypadkowe, zdrowotne, FP oraz FGŚP. Tak wynika z wyroku Sądu Najwyższego z 16 września 2009 r. (sygn. akt I UK 121/09, OSNP 2011/9-10/133).

Środki zakładowego funduszu świadczeń socjalnych mogą być przeznaczane przez pracodawcę na rozmaite formy wsparcia pracowników, m.in. również na zakup bonów towarowych.

Wręczane pracownikom bony towarowe są przychodem ze stosunku pracy. Przychód ten powstaje w miesiącu, w którym faktycznie zostaną one przekazane uprawnionym osobom.

O sposobie rozliczenia bonów towarowych decyduje źródło ich finansowania. Bony towarowe zakupione przez pracodawcę ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych stanowią dla pracowników przychód:

podlegający w każdym przypadku w całości opodatkowaniu,
mogący być wyłączony z ozusowania na podstawie § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Zaznaczmy w tym miejscu, że dla zastosowania zwolnienia składkowego niezbędne jest, aby bony zakupione ze środków funduszu socjalnego były rozdawane zatrudnionym osobom z uwzględnieniem tzw. kryterium socjalnego czyli sytuacji materialnej, rodzinnej oraz życiowe pracownika.

Stosowanie powyższego kryterium wyklucza przyznawanie wszystkim uprawnionym świadczeń socjalnych w jednej wysokości. W regulaminie gospodarowania środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych niedopuszczalne jest ustalenie kryteriów uzależniających przyznawania ww. świadczeń od przesłanek o charakterze pozasocjalnym, czyli np. w zależności od czy wymiaru etatu poszczególnych pracowników. Powyższe potwierdza wyrok Sądu Najwyższego z 16 sierpnia 2005 r. (sygn. akt I PK 12/05, OSNP 2006/11-12/182), w którym stwierdzono, że świadczeń nie można uzależnić od statusu osoby uprawnionej (pracownik, emeryt, rencista), stażu pracy, wymiaru czasu pracy, przynależności pracownika do związku zawodowego lub określonej grupy zawodowej. W wyroku Sądu Najwyższego z 20 sierpnia 2001 r. (sygn. akt I PKN 579/00, OSNP 2003/14/331) czytamy z kolei, iż: „Pracodawca administrujący środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych nie może ich wydatkować niezgodnie z regulaminem zakładowej działalności socjalnej, którego postanowienia nie mogą być sprzeczne z zasadą przyznawania świadczeń według kryterium socjalnego, tj. uzależniającego przyznawanie ulgowych usług i świadczeń wyłącznie od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu".

Dodajmy, że o faktycznej sytuacji dochodowej uprawnionego do korzystania z pomocy socjalnej pracownika czy byłego pracownika (np. emeryta) decydować będzie nie tylko wynagrodzenie samego zatrudnionego, ale również dochody wszystkich członków rodziny, z którymi pracownik prowadzi wspólne gospodarstwo domowe. Chodzi tu o dochody ze wszelakich źródeł, obejmujące każde przysporzenie majątkowe realnie wpływające na sytuację rodziny (m.in. z tytułu działalności gospodarczej, umowy cywilnoprawnej, stypendium otrzymywanego przez dzieci).

Pracodawca odpowiednimi zapisami we wspomnianym wcześniej regulaminie może zobligować pracownika do przedstawienia określonych oświadczeń, zaświadczeń czy deklaracji, obrazujących jego sytuację socjalną.

I tak pracodawca może wymagać przykładowo:

oświadczenia o liczbie osób pozostających na utrzymaniu pracownika oraz o sumie dochodów wszystkich członków rodziny, z którymi prowadzi wspólne gospodarstwo domowe (wzór takiego oświadczenia może być zamieszczony w postanowieniach regulaminowych),
przedłożenia deklaracji podatkowych za poprzednie lata,
tzw. odcinków rent i emerytur,
zaświadczeń z urzędu skarbowego o wielkości osiągniętego dochodu z działalności gospodarczej.

Co ważne, zbieranie powyższych informacji oraz dokumentów jest dopuszczalne w świetle ustawy o ochronie danych osobowych. W myśl wyroku Sądu Najwyższego z 8 maja 2002 r. (sygn. I PKN 267/01; OSNP 2004/6/99) takie działanie nie narusza dóbr osobistych pracownika. W wyroku tym stwierdzono ponadto, że przy uwzględnianiu kryterium socjalnego nie może być obojętne to, czy i jakie dochody osiąga pracownik poza zakładem pracy, w którym ubiega się o świadczenie, oraz jaka jest sytuacja życiowa wszystkich członków jego rodziny, z którymi prowadzi wspólne gospodarstwo domowe.

Reasumując, uwzględnienie przy dystrybuowaniu uprawnionym pracownikom bonów towarowych wyłącznie wysokości uzyskiwanych wynagrodzeń zasadniczych, w mojej opinii nie daje możliwości zastosowania zwolnienia składkowego.

- art. 2 pkt 1, art. 8 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn.: Dz.U. z 1996 r. nr 70, poz. 335 z późn. zm.),
- art. 12 ust. 1, art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.),
- § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 1998 r. nr 161, poz. 1106 z późn. zm.).

Tekst opublikowany:

10 maja 2012 r.