6 wskazówek jak prawidłowo wypłacać świadczenia urlopowe w 2016 roku

Pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia 2016 r. mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, mogą realizować działalność socjalną w dwojaki sposób:

• utworzyć zakładowy fundusz świadczeń socjalnych - do wysokości i na zasadach określonych w art. 5 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. Z 2015 r. poz. 111); dalej: ustawa o ZFŚS lub
• wypłacać świadczenia urlopowe – zgodnie z art. 4-6 ustawy o ZFŚS.

W ramach podsumowania można stwierdzić, że obowiązanymi do wypłaty świadczeń urlopowych w 2016 r. są pracodawcy:

1. niezobligowani do utworzenia ZFŚS tj. zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia 2016 r. mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty lub zatrudniający co najmniej 20 pracowników, ale osobowo, a nie w przeliczeniu na pełne etaty,
2. którzy nie założyli ZFŚS, a jednocześnie nie zrezygnowali w tym roku z wypłaty świadczeń, dopełniając formalności w tym zakresie tj. w terminie do końca stycznia 2016 r. w sposób przyjęty w firmie nie poinformowali pracowników o niewypłacaniu świadczeń urlopowych w bieżącym roku, a pracodawcy z regulaminem wynagradzania tj. zatrudniający co najmniej 20 pracowników osobowo, nie dokonali stosownego zapisu w tym regulaminie,
3. którzy nie prowadzą działalności w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych (te jednostki obowiązkowo tworzą ZFŚS, niezależnie od stanu zatrudnienia).

Świadczenie urlopowe pracodawca wypłaca raz w roku każdemu pracownikowi korzystającemu w danym roku kalendarzowym z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych.

Wypłata świadczenia następuje nie później niż w ostatnim dniu poprzedzającym rozpoczęcie urlopu wypoczynkowego.

Wysokość świadczenia urlopowego nie może przekroczyć wysokości odpisu podstawowego na ZFŚS, odpowiedniego do rodzaju zatrudnienia pracownika, a dla zatrudnionych w warunkach normalnych lub szczególnych bądź w szczególnym charakterze w niepełnym wymiarze czasu pracy świadczenie ulega proporcjonalnemu obniżeniu. Warto zaznaczyć, że przepisy ustawy o ZFŚS wyznaczają tylko górną granicę wysokości świadczenia urlopowego. Oznacza to, że nie może iść ono w górę, ale pracodawca może jego wysokość obniżyć np. ze względów finansowych.

Tabela 1. Wysokość świadczenia urlopowego w 2016 r.

Tabela 2. Wysokość świadczenia urlopowego w 2016 r. dla pracowników młodocianych

Prawo do świadczenia urlopowego nie jest uzależnione ani od stażu pracy ani od sytuacji materialnej, rodzinnej pracownika. Nie ma również znaczenia, że pracownik korzystał z urlopu zaległego albo bieżącego. Świadczenie ma charakter roszczeniowy tzn., że można dochodzić jego wypłaty na drodze sądowej.

Pracodawcy zatrudniający pracowników niepełnosprawnych czasem zastanawiają się w jakiej wysokości wypłacić im świadczenia urlopowe – w wysokości odpisu na ZFŚS powiększonej o 6,5% czy w podstawowej wysokości. Otóż, świadczenie to przysługuje w tym przypadku w wysokości odpisu podstawowego, bez zwiększeń. Wynika to wprost z ustawy o ZFŚS, zgodnie z którą wysokość świadczenia urlopowego nie może przekroczyć wartości odpisu podstawowego na ZFŚS. Z kolei poziom odpisu ustalany jest procentowo od przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą.

Co prawda na pracowników niepełnosprawnych w stopniu umiarkowanym lub znacznym wysokość odpisu podstawowego może być zwiększona o 6,25%, ale świadczenie jest ograniczone do wysokości odpisu podstawowego, a nie zwiększonego. Oczywiście pracodawca może wypłacić świadczenie w podwyższonej wysokości, jednak nie będzie to obojętne np. dla celów składkowych (patrz niżej).

Załóżmy taką sytuację, że firmie jest zatrudnionych 18 pracowników. Jednemu z nich, zatrudnionemu na czas określony tj. do końca maja br. umowa uległa rozwiązaniu.

Przed ustaniem stosunku pracy wykorzystał jeszcze zaległy urlop wypoczynkowy w wymiarze łącznie 16 dni. Otrzymał świadczenie urlopowe (brak ZFŚS). Jednak od połowy czerwca firma ponownie go zatrudni.

Czy będzie mu przysługiwało drugie świadczenie urlopowe, jeśli w tym roku wykorzysta on ponownie urlop obejmujący 14 dni pod rząd?

Odpowiedź powinna być negatywna, dlatego że ten sam pracodawca wypłaca świadczenie raz w roku kalendarzowym. Na więcej świadczeń może liczyć pracownik, który z tym samym pracodawcą ma nawiązany równocześnie więcej niż jeden stosunek pracy. Zawarcie z jednym pracodawcą np. dwóch umów o pracę jest dopuszczalne, o ile ich przedmiot pracy się nie pokrywa i nie narusza to przepisów o czasie pracy. Każda z umów generuje osobny katalog uprawnień, tak jak gdyby była zawarta z innym podmiotem. Dotyczy to również prawa do urlopów wypoczynkowych.

Jeżeli więc pracownik korzysta w ciągu roku np. z dwóch urlopów po 14 dni każdy, bo tyle ma podpisanych umów o pracę z firmą, będącą płatnikiem świadczeń urlopowych, to ma prawo do podwójnego świadczenia. Więcej niż jedno świadczenie urlopowe w roku kalendarzowym dostanie również pracownik, który w tym roku pobrał świadczenie u swojego pracodawcy, następnie zakończył stosunek pracy i jeszcze w tym samym roku podjął kolejne zatrudnienie w innej firmie wypłacającej świadczenia i tam wnioskował o 14-dniowy urlop.

Świadczenie urlopowe podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym tak jak zwykły przychód ze stosunku pracy. Przepisy podatkowe nie przewidują zwolnienia dla tego rodzaju należności. Inaczej jest ze składkami na ZUS. Świadczenie urlopowe nie stanowi bowiem podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, jeżeli jest wypłacone zgodnie z przepisami ustawy o ZFŚS (art. 3 ust. 6). Potwierdza to również § 2 ust. 1 pkt 21 rozporządzenia z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161, poz. 1106 ze zm.). Oznacza to, że są sytuacje, w których świadczenie urlopowe podlega jednak oskładkowaniu w całości lub w części.

Tabela 3. Świadczenie urlopowe podlegające oskładkowaniu

Tabela 4. Granica zwolnienia świadczenia urlopowego ze składek na ZUS

Lista płac została sporządzona dla pracownika z powyższego przykładu. Pracownik zarabia 450 zł, ma prawo do zwykłych kosztów uzyskania przychodów, ale nie złożył oświadczenia PIT-2 w sprawie stosowania kwoty zmniejszającej podatek. Świadczenie urlopowe zostało wypłacone 18 maja, dzień przed rozpoczęciem urlopu przez pracownika.

Termin wypłat w firmie przypada na ostatni dzień każdego miesiąca przy czym wynagrodzenia za maj zostaną wypłacone 29 maja.

Pierwsza lista na maj – wypłata świadczenia urlopowego

Druga lista na maj – wypłata wynagrodzenia (bez kosztów uzyskania przychodów; zostały już w maju uwzględnione w I liście)