Czy należy prowadzić karty urlopowe dla pracowników?

Jednak przepisy prawa urlopowego nie regulują sposobu, w jaki pracodawca powinien potwierdzić pracownikowi udzielenie urlopu. Jest to wewnętrzna sprawa o charakterze organizacyjnym, związana z funkcjonowaniem zakładu pracy i powinna zostać ustalona w regulaminie pracy albo zarządzeniem wewnętrznym pracodawcy.

W orzecznictwie przeważa pogląd, że pracownik nie może skorzystać z przysługującego mu prawa do urlopu w dowolnym czasie bez zgody pracodawcy. Jeśli pracodawca wprowadzi obowiązek występowania pracownika o udzielenie urlopu (mimo obowiązywania planu urlopów), to jego nieprzestrzeganie będzie stanowiło naruszenie obowiązku pracowniczego.

Zgodnie z art. 163 § 1 Kodeksu pracy (dalej: kp) urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy.

Umieszczenie urlopu w planie urlopów wypoczynkowych ma ważne znaczenie z punktu widzenia ochrony praw pracownika. Przede wszystkim umieszczenie pracownika w planie urlopów zwalnia tego pracownika z obowiązku uzyskania dodatkowej decyzji o udzieleniu mu urlopu w terminie określonym w planie.

Pracownik, który złożył wniosek o udzielenie urlopu wypoczynkowego nieprzewidzianego w planie urlopowym, nie może go wykorzystać bez wyraźnej akceptacji pracodawcy (wyrok Sądu Najwyższego z 15 marca 2001 r., I PKN 306/00/ OSNAPiUS 2002, nr 24, poz. 591). W wyroku z 5 września 1979 (I PRN 82/79) Sąd Najwyższy stwierdził, ze plan urlopów nie daje pracownikowi uprawnienia do rozpoczęcia urlopu w zaplanowanym terminie.

Konieczne jest oświadczenie przez pracodawcę wobec pracownika (wyrażenie zgody), aby pracownik w konkretnym czasie (z reguły jest to przewidziane w planie) urlop wykorzystał. Praktycznie pracodawca wyraża swoją wolę w tym przedmiocie – najczęściej, ale nie wydaje się, aby była to reguła – wydając pracownikowi tzw. kartę urlopową.