Budżetowanie kosztów HR jako element controllingu personalnego w firmie

Autor: Jacek Folga

Dodano: 30 grudnia 2016
brawo

Bez odpowiedniego zaangażowania pracowników przedsiębiorstwo nie ma szansy osiągnięcia sukcesu. Dział controllingu powinien zatem posiadać wiedzę o tym, jakie narzędzia stosowane są do realizacji działań z zakresu zarządzania zasobami ludzkimi oraz jakie środki dotychczas były przeznaczane w ramach tych procesów, by prawidłowo przygotować budżet na najbliższy okres. W tym artykule ekspert omawia wydatki działu HR, o których informacja jest niezbędna do przeprowadzenia analizy kosztów personalnych.

Dział controllingu wspiera osoby odpowiedzialne za realizację polityki personalnej m.in. w obszarze przygotowywania budżetów kosztów. Preliminowanie w przypadku wydatków HR obejmuje dwie perspektywy. Pierwsza dotyczy budżetu kosztów samego działu personalnego, który zawiera zasoby konieczne do zużycia w celu realizowania funkcji przypisanych do tej sekcji. Druga perspektywa dotyczy wydatków na zasoby ludzkie ponoszonych na rzecz innych działów w firmie. Podstawowe budżety wchodzące do tej grupy to:

1) budżet wynagrodzeń,

2) budżet rekrutacji,

3) budżet bhp,

4) budżet szkoleniowy,

5) budżet narzędzi motywujących.

Zestawienia te sporządza się bazując na planach: zatrudnienia, zapotrzebowania na rozwój pracowników oraz narzędzi motywacyjnych. Takie projekty powinni dostarczyć kierownicy poszczególnych działów. Oczywiście plany te wynikają z przygotowanych wcześniej budżetów operacyjnych. Przykładowo zapotrzebowanie na pracowników bezpośrednio produkcyjnych determinuje plan produkcji, a zapotrzebowanie na przedstawicieli handlowych zależy od planu sprzedaży. Projekty te wpływają na wysokość nakładów uwzględnianych w budżetach kosztów personalnych. Na przykład plan zatrudnienia wpływa na budżet wynagrodzeń. Ma on jednak wpływ również na koszty rekrutacji czy przeszkolenia nowych kadr.

Upewnij się, jakie informacje muszą zawierać poszczególne budżety

Pierwszy to budżet wynagrodzeń. Jego głównym elementem są wynagrodzenia podstawowe. Stanowią one największą część tego budżetu. Jednak obok płac zalicza się tu również przewidywane premie oraz dodatki funkcyjne. Podstawą do opracowania tego budżetu są plany zatrudnienia.

Drugi budżet dotyczy rekrutacji. Sporządzając ten plan finansowy, należy dokładnie opisać, jak wygląda proces rekrutacji w firmie. W tym budżecie przedsiębiorstwo będzie musiało zarezerwować środki na ogłoszenia informujące o prowadzonej rekrutacji, wynagrodzenie dla zewnętrznej firmy poszukującej pracowników, materiały zużywane podczas rekrutacji, uczestnictwo w targach pracy i targach studenckich, koszty zakupu narzędzi wspomagających rekrutację, takich jak testy kompetencyjne czy wynajęcie pomieszczeń, jeśli rekrutacja odbywa się poza firmą. Plan finansowy rekrutacji powinien uwzględniać również koszty związane z wdrożeniem do pracy nowych pracowników. Jeśli proces wdrożenia jest bardzo rozbudowany, można potraktować go jako odrębny etap budżetowania.

Kolejnym budżetem jest budżet szkoleniowy. W tym przypadku należy określić, jaką część będą stanowiły szkolenia wewnętrzne przeprowadzane przez pracowników firmy, a jaką część szkolenia prowadzone przez firmy zewnętrzne. W ramach kosztów szkoleń wewnętrznych należy zaplanować wydatki na materiały szkoleniowe, wynajem sali, jeśli szkolenie będzie poza firmą, ewentualne koszty licencji na szkolenie, jeśli będzie to wymagane. W przypadku szkoleń zewnętrznych warto wyodrębnić osobne budżety przeznaczone na szkolenia dla różnych funkcji. W obu przypadkach konieczne jest zaplanowanie kosztów zakwaterowania i dojazdu osób szkolonych.

Odrębnym planem finansowym jest budżet motywacyjny. W przypadku tego budżetu nie uwzględnia się kosztów premii. Obejmuje on koszty motywowania, poza dodatkami w postaci pieniężnej. Firma powinna posiadać opracowaną politykę motywowania pracowników. Do każdego z określonych w tej polityce narzędzi firma przydziela konkretną wartość budżetu. Przykładowy budżet może składać się z wydatków na: karnety sportowe, nagrody rzeczowe, vouchery, gadżety firmowe.

Ostatni z wymienionych to budżet bhp. Obejmuje on: badania lekarskie, odzież roboczą, środki higieny, szkolenia bhp. Odrębnym elementem każdego z planów finansowych powinna być również amortyzacja, jeśli w firmie występują środki trwałe. Przygotowane budżety należy podzielić pomiędzy poszczególne miejsca powstawania kosztów (MPK).

Powyżej przedstawiono przykładowe, najczęściej występujące budżety dotyczące polityki personalnej. Nie wyczerpują one jednak palety wszystkich możliwych do wdrożenia budżetów. Aby poprawnie przygotować plan finansowy, należy sprawdzić, na co dział, odpowiedzialny za politykę personalną, wydaje pieniądze. Ważne, aby wiedzieć, jakie są główne procesy, jakie narzędzia są stosowane do realizacji polityki personalnej oraz jakie środki dotychczas były przeznaczane w ramach tych procesów i narzędzi. Mając taką wiedzę, możemy dobrze przygotować budżet na najbliższy okres.

Zapoznaj się także z poprzednim artykułem z tej serii „Controlling personalny w przedsiębiorstwie – w jaki sposób wesprzeć działania z obszaru HR”. W kolejnym materiale omówimy wskaźniki finansowe w polityce personalnej oraz funkcje controllingu w bardziej miękkich aspektach zarządzania zasobami ludzkimi.

Warto zapamiętać:

  1. Przygotowując budżety kosztów personalnych, należy poznać, na co dział odpowiedzialny za politykę personalną wydaje pieniądze. Jakie są główne procesy, jakie narzędzia stosuje się do realizacji polityki personalnej? Jakie środki dotychczas były przeznaczane w ramach tych narzędzi i procesów? Mając taką wiedzę, można opracować strukturę budżetów.
  2. Podstawowe budżety wydatków na zasoby ludzkie ponoszonych na rzecz innych działów w firmie to: budżet wynagrodzeń, budżet rekrutacji, budżet bhp, budżet szkoleniowy, budżet narzędzi motywujących.
Nie ma jeszcze komentarzy do tego dokumentu.
Zaloguj się aby dodać komentarz

© PortalFK.pl
Strona używa plików cookies. Korzystając ze strony użytkownik wyraża zgodę na używanie plików cookies.

Przetestuj Portal FK przez 24 godziny za DARMO - otrzymasz dostęp do wszystkich treści Przetestuj Portal FK »

x
wiper-pixel