Który model współpracy z klientami w KSeF sprawdzi się najlepiej w biurze rachunkowym? 

Wdrożenie KSeF to zmiana w sposobie obiegu dokumentów, która bezpośrednio wpływa na codzienną pracę biura rachunkowego. Jeśli jednak nie ustalisz zasad współpracy w nowym modelu i nie określisz, kto za co odpowiada, szybko pojawią się typowe problemy - klient przygotuje fakturę, ale nie wyśle jej do KSeF, biuro pobierze wystawiony z błędem dokument i go zaksięguje, albo faktura „zawiśnie” w systemie, bo nikt nie poczuje się odpowiedzialny, by ją pobrać. Dlatego zanim KSeF wejdzie w życie, warto uporządkować proces obiegu dokumentów i podzielić zakres odpowiedzialności pomiędzy biuro rachunkowe a klienta. Ten prosty krok może oszczędzić Ci wielu nieporozumień w przyszłości.  

Analizując różne warianty obiegu dokumentów w KSeF, można wyróżnić cztery najczęściej spotykane modele współpracy między biurem rachunkowym a klientem. Który z nich jest najlepszy? Trudno wskazać jedno rozwiązanie, bo każdy wariant ma swoje plusy, ograniczenia i konsekwencje organizacyjne. Dlatego zanim podejmiesz decyzję, oceń zalety i ryzyka każdego z rozwiązań. 

To model najbardziej kompleksowy, bo wszystkie czynności techniczne i księgowe, czyli wystawianie, wysyłanie, odbieranie i księgowanie faktur, odbywają się po stronie biura rachunkowego. Aby było to jednak możliwe, klient musi nadać odpowiednie uprawnienia w KSeF. 

Z jednej strony takie rozwiązanie daje biuru pełną kontrolę nad dokumentacją, pozwala zachować porządek w procesach i szybciej reagować na błędy. Z drugiej – oznacza większą odpowiedzialność i konieczność doprecyzowania w umowie, kto odpowiada za merytoryczną treść faktury. To szczególnie ważne, by uniknąć sytuacji, w której klient oczekuje, że biuro „wyłapie wszystkie błędy”, choć to po jego stronie leży obowiązek weryfikacji poprawności danych. 

W tym modelu część procesu leży po stronie klienta, a część – po stronie biura. Ten pierwszy odpowiada m.in. za wystawienie faktury oraz przesłanie jej do KSeF. Biuro rachunkowe ma natomiast nadane uprawnienia i może pobierać faktury bezpośrednio z platformy ministerstwa – i to nie tylko te przesłane przez klienta, ale także te, które otrzymał od kontrahentów. Taki model współpracy pozwala zachować kontrolę nad fakturowaniem po stronie klienta, przy jednoczesnym uproszczeniu pracy biura. Aby dobrze działał, konieczne jest jednak wcześniejsze ustalenie zasad obiegu dokumentów oraz sposobu ich akceptacji przez klientów. Najlepiej, jeśli wszystko odbywa się w ramach wspólnego systemu, np. Symfonii eBiuro i Symfonii KSeF Plus – wtedy zarówno klient, jak i księgowy widzą ten sam status faktury i nie ma wątpliwości, na jakim etapie jest dokument. 

W modelu zintegrowanym klient i biuro rachunkowe pracują na jednej, wspólnej platformie połączonej z KSeF. Klient sam wystawia i odbiera faktury, dodaje opisy i oznaczenia potrzebne do księgowania, a biuro automatycznie pobiera dane i wprowadza je do systemu księgowego. Takie rozwiązanie daje lepszą kontrolę nad procesem oraz dostęp do kompletnych, zatwierdzonych danych. Wymaga jednak stworzenia wspólnego środowiska pracy tak, by dokumenty, komunikacja i historia akceptacji znajdowały się w jednym miejscu. 

To najprostszy, ale i najmniej elastyczny model współpracy. Klient samodzielnie wystawia faktury, wysyła je do KSeF oraz pobiera stamtąd faktury zakupowe i przekazuje dane do biura – najczęściej mailem lub w formie eksportu z systemu. Biuro odpowiada wyłącznie za księgowanie i rozliczenia. Z perspektywy tego ostatniego podmiotu to najmniej wymagający model, ale też taki, w którym najłatwiej stracić kontrolę nad terminowością. Dlatego najlepiej sprawdzi się tam, gdzie klient ma pełną świadomość swoich obowiązków i nie potrzebuje wsparcia w procesie fakturowania. 

Jak zapisać w umowie zasady współpracy, żeby chronić biuro rachunkowe 

Bez względu na to, który model współpracy wybierzesz, musisz zadbać o właściwe rozgraniczenie odpowiedzialności merytorycznej (po stronie klienta) i techniczno-księgowej (po stronie biura). W umowie lub aneksie warto zatem określić: 

• zakres obowiązków - kto wystawia faktury, kto je wysyła do KSeF i pobiera z platformy ministerstwa,  

• sposób akceptacji faktur zakupowych pobranych z KSeF, 

• terminy i sposoby komunikacji, 

• uprawnienia, jakie klient powinien nadać biuro w KSeF. 

Zajrzyj na naszą stronę internetową Symfonia KSeF Plus dla biur rachunkowych - znajdziesz tam listę kontrolną gotowości biura rachunkowego na KSeF, a także bezpłatny e-book z praktycznymi poradami i przykładami z życia biur, które już przeszły ten proces. To konkretne wsparcie, które pomoże Ci bez stresu wejść w nowy system i uporządkować współpracę z klientami.