KSeF od 1 kwietnia 2026 r. – kto musi wystawiać faktury i co się zmienia

Do systemu dołącza duża grupa przedsiębiorców, którzy od tego momentu będą musieli wystawiać faktury wyłącznie w KSeF. Jak podkreślił podczas konferencji prasowej Marcin Łoboda, szef KAS, system KSeF jest już przygotowany na pełną skalę wdrożenia – zarówno pod względem liczby dokumentów, jak i szybkości działania.

Według deklaracji administracji, system ma obsługiwać nawet 2,5 mld faktur rocznie, a jego dzienna przepustowość sięga ok. 120 mln dokumentów.

W praktyce oznacza to, że obowiązek obejmie firmy, których sprzedaż w 2024 r. nie przekroczyła 200 mln zł.

Wyjątkiem są najmniejsze podmioty – jeśli miesięczna sprzedaż udokumentowana fakturami nie przekracza 10.000 zł brutto, obowiązek ich nie dotyczy.

Warto pamiętać, że niezależnie od tego etapu, obowiązek odbierania faktur przez KSeF już obowiązuje – od 1 lutego 2026 r.

Podczas konferencji prasowej Marcin Łoboda, sekretarz stanu w Ministerstwie Finansów i szef KAS, zwrócił uwagę, że z systemu skorzystało już ponad 345.000 firm, choć obowiązek od 1 lutego objął jedynie niewielką grupę – ok. 5.000 podmiotów.  W pierwszych dwóch miesiącach do KSeF trafiło ponad 87 mln faktur.

W KSeF pojawią się nowe funkcjonalności, które będą miały znaczenie w codziennej pracy księgowych i przedsiębiorców.

Nowością będzie możliwość dobrowolnego wystawiania faktur VAT RR oraz ich korekt w KSeF.Zmiana jest istotna zwłaszcza dla podmiotów współpracujących z rolnikami – dotychczas ten obszar pozostawał poza systemem.

Uproszczone zostanie również zgłaszanie tzw. faktur scamowych. Resort finansów pracuje nad tym, aby takie dokumenty można było zgłaszać szybciej – nie tylko w Aplikacji Podatnika, ale także bezpośrednio przez API KSeF 2.0. W praktyce oznacza to, że firmy korzystające z integracji systemowych będą mogły obsłużyć ten proces automatycznie, bez ręcznego działania.

Zmieni się także sama aplikacja – będzie bardziej przejrzysta i intuicyjna. Planowane są modyfikacje wizualne i funkcjonalne, które mają ułatwić codzienną pracę osobom korzystającym z KSeF na co dzień.

Jak zapowiedzieli przedstawiciele resoru finansów łącznie zaplanowano kilkadziesiąt usprawnień, wdrażanych etapami na podstawie testów UX. Celem jest uproszczenie obsługi systemu – tak, aby najważniejsze funkcje były dostępne maksymalnie w kilku krokach.

W kolejnych etapach pojawią się też nowe, praktyczne rozwiązania:

• możliwość ukrywania wybranych faktur (np. tych bez prawa do odliczenia VAT),
• wprowadzenie zbiorczego identyfikatora płatności – kluczowego przy rozliczaniu wielu e-faktur jednocześnie (istotne szczególnie od 2027 r.).

Chociaż KSeF działa szybko i jest przygotowany na dużą skalę, nie eliminuje to ryzyk po stronie użytkowników. Kluczowe będą procesy po stronie firmy – poprawność danych, organizacja obiegu dokumentów i jasne przypisanie odpowiedzialności. To właśnie tutaj najczęściej pojawiają się błędy, które mogą blokować rozliczenia.

Warto to zweryfikować już teraz – szczególnie że od 1 kwietnia do systemu dołącza kolejna duża grupa podatników, a liczba faktur w obiegu znacząco wzrośnie.

Źródło: mf.gov.pl