Pole P_1 faktury w KSeF – czy można wpisać wcześniejszą datę?

Kwestia ustalenia daty wystawienia faktury ustrukturyzowanej w KSeF  była przedmiotem interpretacji indywidualnej dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 29 kwietnia 2026 r. (nr 0114-KDIP1-3.4012.93.2026.1.JG). Chodziło o specyficzną sytuację, gdy przedsiębiorca dopiero po upływie terminu jej płatności otrzymał informację, że nabywca działał jako podatnik VAT (a nie jako zwykły konsument).

Sprawa dotyczyła spółki  ze statusem czynnego podatnika VAT, świadczącej m.in. usługi najmu miejsc parkingowych. Odbywa się to na zamkniętym, ogrodzonym obszarze parkingu płatnego niestrzeżonego, czynnego całą dobę, przez 7 dni w tygodniu. Wjazd i wyjazd pojazdu na teren parkingu są rejestrowane przez system automatyczny. Tylko w razie jego awarii zajmują się tym pracownicy ochrony.

We wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej spółka wskazała, że obowiązek podatkowy w VAT dla wspomnianych usług powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT (czyli z chwilą wystawienia faktury). Natomiast faktury wystawiane są w terminie określonym w art. 106i ust. 3 pkt 4 ustawy o VAT (tj. nie później niż z upływem terminu płatności). Wcześniej otrzymała ona z KIS informację, że obowiązek wystawienia takiego dokumentu ma  wyłącznie w sytuacji, gdy opłata parkingowa została uiszczona przez podmiot będący podatnikiem VAT.

Przy opisanym modelu działalności, jedynym sposobem na uzyskanie przez spółkę wiedzy na temat statusu nabywcy do celów VAT (tj. że nabywa on usługę jako podatnik VAT) – jest uzyskanie takiej informacji poprzez oświadczenia samego klienta. Przy jego braku spółka przyjmuje, że nabywca nie działa jako podatnik VAT. Jeśli już po wykonaniu usługi (a więc również po upływie terminu płatności) klient poinformuje ją, że  dokonał  zakupu jako podatnik VAT, spółka wystawia fakturę.

Jednostka miała wątpliwości odnośnie do sposobu postępowania w takiej sytuacji pod kątem obowiązków związanych z Krajowym Systemem e-Faktur. Dotyczyły one daty, jaką w opisanych przypadkach należy podać w  polu P_1 faktury ustrukturyzowanej. Spółkę interesowało również, czy opisany przez nią sposób postępowania będzie zgodny z zasadami wystawiania faktur w KSeF.

Wskazane wątpliwości wzięły się stąd, że w polu P_1 e-faktury należy  podać  datę jej wystawienia (o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT). Przy czym przy usługach, o których mowa – termin fakturowania  został powiązany z terminem płatności (art. 106i ust. 3 pkt 4 ustawy o VAT). Zatem jeśli  umowny termin płatności określono  na moment zakończenia usługi parkowania – to najpóźniej w tym terminie powinna być wystawiona faktura (gdyby istniał taki obowiązek). Jednak w rozpatrywanym przypadku – w związku z otrzymaniem ww. informacji od nabywcy –  data wystawienia faktury  będzie późniejsza (już po ww. terminie płatności). 

O wyjaśnienie tych wątpliwości spółka  zwróciła się do dyrektora KIS. We wniosku przedstawiła własne stanowisko w tej sprawie. Uważała, że w opisanej sytuacji w polu P_1 e-faktury należy podać, jako  datę jej  wystawienia, termin  powiązany z płatnością za usługę (czyli przed faktycznym wytworzeniem tego dokumentu).  W jej ocenie,  taki  sposób fakturowania – z uwzględnieniem terminu wysyłki pliku xml do KSeF  – można  uznać zgodny z zasadami określonymi w przepisach ustawy o VAT, nie uchybiający tym zasadom.

Dyrektor KIS w wydanej interpretacji indywidualnej zgodził się ze spółką. Wyjaśnił, że jeśli spółka już po upływie terminu płatności za usługę uzyska od klienta informację, że działał on jako podatnik VAT, to może wystawić e-fakturę  wpisując w polu P_1 datę wystawienia nie późniejszą niż dzień, w którym przypadał termin płatności.

Jednocześnie organ podkreślił, że jednostka powinna ją przesłać do KSeF nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu wystawienia, ale później niż w następnym dniu roboczym po dacie wskazanej w polu P_1.  W ten sposób dochowa ustawowego terminu wysyłki pliku xml do KSeF.

Co istotne, stanowisko zaprezentowane w powołanej interpretacji przez dyrektora KIS jest zgodne z wyjaśnieniami Ministerstwa Finansów, zawartymi w piśmie z 14 sierpnia 2025 r. (nr  PT7.054.6.2025.660). W piśmie tym, będącym oficjalną odpowiedzią MF na interpelację poselską nr  11189 wyjaśniono m.in., że  „moment wystawienia faktury w systemie KSeF nie musi pokrywać się z faktycznym terminem wykonania usługi lub dostawy. (…). Zatem wystawienie faktury dokumentującej sprzedaż może odbyć się nawet w miesiącu kolejnym niż miesiąc sprzedaży”.

Jeśli w szczególnych okolicznościach podatnik w polu P_1 faktury ustrukturyzowanej wskaże wcześniejszą datę niż dzień jej faktycznego wytworzenia i przesłania  do KSeF (ale nie późniejszą niż dzień, w którym przypadał termin płatności), to przy spełnieniu określonych  warunków, taki sposób można uznać za zgodny z zasadami określonymi w przepisach ustawy o VAT.