Weryfikacja kontrahentów VAT 2025 – nowe zasady od 1 października br.

Weryfikacja kontrahentów VAT od 1 października 2025 r. będzie możliwa online, w jednym miejscu – poprzez Punkt Informacji dla Przedsiębiorcy na portalu biznes.gov.pl. Umożliwi on sprawdzenie rejestracji VAT, wykreśleń i przywróceń do rejestru podatników VAT.

Weryfikacja kontrahentów jest podstawowym elementem bezpieczeństwa prawnego w przypadku prowadzenia działalności gospodarczej. Dotyczy to również kwestii podatkowych, w tym m.in. pod kątem zabezpieczenia prawa do odliczenia VAT.

Obecnie przedsiębiorcy weryfikują dane kontrahentów korzystając z kilku odrębnych rejestrów, takich jak Krajowy Rejestr Sądowy (KRS), Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej (CEIDG), czy wykaz VAT. Na problem ten zwrócili uwagę projektodawcy. Według nich brak scentralizowanej bazy danych powoduje rozproszenie informacji, co wydłuża proces i zwiększa ryzyko błędów. Konieczność wielokrotnego sprawdzania tych samych danych w różnych źródłach generuje dodatkową pracochłonność procesu, opóźnienia i może prowadzić do niedokładnej oceny wiarygodności kontrahenta.

Tę niekorzystną dla przedsiębiorców sytuację mają zmienić nowe przepisy, które zostały przygotowane w Ministerstwie Rozwoju i Technologii, we współpracy z resortem finansów. Chodzi o projekt ustawy o zmianie ustawy o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy oraz ustawy o podatku od towarów i usług. W ramach nowelizacji ma zostać m.in. zmodyfikowana treść art. 96b ust. 9 ustawy o VAT, a także zostanie do niej dodany nowy art. 96b ust. 9a.

Projekt zakłada wprowadzenie rozwiązań umożliwiających „sprawdzenie dla konkretnego przedsiębiorcy on-line i w jednym miejscu informacji, czy dany przedsiębiorca został zarejestrowany w wykazie podatników VAT”, obejmującym podatników:

• zarejestrowanych, w tym przywróconych do rejestru VAT,
• niezarejestrowanych tj. w odniesieniu do których naczelnik urzędu skarbowego nie dokonał rejestracji oraz
• wykreślonych z rejestru VAT.

Funkcjonująca na wspomnianym portalu (prowadzonym przez Ministra Rozwoju i Technologii, jako właściwego do spraw gospodarki) wyszukiwarka firm już obecnie agreguje podstawowe informacje o działalności gospodarczej z KRS oraz CEIDG. Przewidziano go jako miejsce do poszukiwania danych  np.  w zakresie NIP, PKD, koncesji, licencji, zezwoleń, zakazu wykonywania działalności gospodarczej, informacji o pełnomocniku/prokurencie itp.

Jak tłumaczą autorzy projektu, realizacja  przewidzianych w nim rozwiązań będzie możliwa dzięki współpracy i wymianie informacji pomiędzy systemami PIP i KAS (MF) w zakresie informacji zawartych w wykazie podatników VAT. Dostęp do tych informacji z jednego miejsca, będzie się odbywał przy zachowaniu odrębności  wspomnianych baz.

W świetle uzasadnienia projektu, celem nowelizacji jest wprowadzenie regulacji poprawiającej warunki prowadzenia działalności gospodarczej, w szczególności poprzez zapewnienie w jednym miejscu możliwie jak najszerszego zakresu informacji na temat podmiotów wykonujących działalność gospodarczą. Uznano bowiem – mając na uwadze istotne znaczenie wykazu podatników VAT dla przedsiębiorców – że  powinni mieć oni zapewniony łatwy dostęp do wykazu informacji o podatnikach VAT, tak aby móc skutecznie i szybko weryfikować kontrahentów.

Autorzy nowelizacji podkreślili, że z jednej strony dostęp do wykazu umożliwi przedsiębiorcom weryfikację kontrahentów biznesowych, a z drugiej, poprzez weryfikację rachunków bankowych (obowiązują sankcje za przelew na rachunek bankowy niewidniejący na wykazie) – stanowi on istotny element wspierający procedurę dochowania należytej staranności. Ma ona istotne znaczenie z punktu widzenia obrony prawa do odliczenia podatku VAT w sytuacjach, gdy w łańcuchu dostaw doszło do oszustwa. Dzięki zaproponowanym rozwiązaniom przedsiębiorcy zyskają dodatkowe wygodne i wiarygodne źródło informacji o działalności innych podmiotów.

Data ta została skorelowana z wejściem w życie wprowadzających tę usługę przepisów, na co wskazuje treść art. 3 projektu ustawy nowelizującej. Wskazany termin wytłumaczono tym, że wdrożenie projektowanych rozwiązań wymaga  dostosowania systemów teleinformatycznych.

Wykaz podatników VAT jest bezpłatną  elektroniczną bazą danych, którą prowadzi Szef Krajowej Administracji Skarbowej. Zawiera informacje o podmiotach zarejestrowanych jako podatnicy VAT czynni lub zwolnieni, nie figurują w tym rejestrze (ze względu na brak rejestracji lub wykreślenie z niego), względnie zostali przywróceni jako podatnicy VAT. Pozwala on zweryfikować kontrahenta, aby m.in. nie utracić prawa do odliczenia VAT. Od 1 października 2025 r. dostęp do tego wykazu będzie łatwiejszy, dzięki wyszukiwarce na portalu biznes.gov.pl. Zmiany mają uprościć i przyspieszyć weryfikację kontrahentów, przyczyniając się do zwiększenia bezpieczeństwa obrotu gospodarczego.

Źródło:

• projekt (z 6 czerwca 2025 r.) ustawy o zmianie ustawy o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy oraz ustawy o podatku od towarów i usług.