Pracownicy organizacji pozarządowych oraz wolontariusze realizujący projekty tych organizacji często wyjeżdżają poza stałe miejsce pracy. W przypadku pracowników takie wyjazdy można określać jako podróże służbowe, natomiast w przypadku osób niebędących pracownikami są po prostu podróżami. Ważny jest ich związek z prowadzoną przez organizację non profit działalnością. Aby prawidłowo rozliczyć koszty takich podróży, należy uwzględnić regulacje prawa pracy i przepisy w zakresie podatku dochodowego.
Szef, który sfinansuje zatrudnionym handlowcom wydatki za hotel, musi pobrać zaliczkę na PIT, jeśli wartość świadczenia przekracza miesięcznie 500 zł.
Pracodawca, który wysyła osoby zatrudnione w podróż służbową ma obowiązek wypłacić im dietę oraz inne należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.
W przypadku, gdy pracownik nie jest w podróży służbowej w rozumieniu art. 775 § 1 Kodeksu pracy wówczas – do świadczeń otrzymanych przez tych pracowników (których miejscem wykonywania pracy będzie teren całego kraju) nie ma możliwości zastosowania zwolnienia przedmiotowego określonego w art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o PIT. Wyjaśniła Izba Skarbowa w Katowicach.
Ustalenie stałego miejsca pracy za granicą, bez określenia miejsca pracy w Polsce powoduje, że pracownicy nie mogą przebywać w podróży służbowej za granicą, ale co najwyżej stają się pracownikami delegowanymi do pracy w innym kraju UE. Diety i inne należności z tytułu rzekomej podróży służbowej staną się elementami wynagrodzenia za pracę, podlegającymi oskładkowaniu.
Polecenia zagranicznego wyjazdu służbowego nauczycieli powinny określać pełną trasę podróży. Na poleceniu księgowania, na podstawie którego księguje się rozliczenie zaliczki, należy natomiast umieszczać datę jego opracowania oraz podpis sporządzającego i osoby kontrolującej.
Ważnym kryterium dla uznania wyjazdu przedsiębiorcy za podróż służbową musi być bezpośredni związek wyjazdu z prowadzonym biznesem – uważają organy podatkowe.
Chodziło o podatniczkę, która wykonuje wolny zawód w formie jednoosobowej działalności gospodarczej jako indywidualna praktyka pielęgniarki. Do miejsca wykonywania działalności podatniczka dojeżdża z miejsca zamieszkania samochodem stanowiącym środek trwały. Wątpliwości dotyczyły tego, czy można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności wartości diety z tytułu podróży służbowych. Organ podatkowy uznał, że kosztów podatkowych są wyłączone wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą, ale tylko w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom.
Pytanie do eksperta: Jakie warunki muszą być spełnione, aby przedsiębiorca bez obaw zaliczył wartość diet do kosztów podatkowych?
Komentuje Aneta Drosik, radca prawny, doradca podatkowy,dyrektor Działu Prawa Podatkowego i Administracyjnego w Kancelarii Sadkowski i Wspólnicy
Podatniczka zajmująca się świadczeniem usług pielęgniarskich ma prawo zaliczyć do kosztów podatkowych wartość diet z tytułu podróży służbowych. Jest to jednak możliwe tylko do limitu określonego w rozporządzeniu w sprawie podróży służbowych.
Osoba prowadząca działalność gospodarczą może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wartość diet z tytułu podróży służbowych. Jest to możliwe po spełnieniu warunków. A mianowicie, podróż musi:
Za nocleg podczas podróży służbowej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów. W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot przekraczający określone limity. W takiej sytuacji nadwyżka jest zwolniona z podatku.
Do rozliczenia podróży służbowej pracownika trzeba potrzebny jest druk „Polecenie wyjazdu służbowego. Osoba rozliczająca pracownika ma obowiązek wpisać na tym druku daty i godziny wyjazdu (przyjazdu) pracownika, miejscowości rozpoczęcia i zakończenia podróży, rodzaj poleconych do wykonania zadań. Druk ten ułatwia rachunki i pozwala ustalić wysokość należności, np. diet. Tutaj znajdziesz przykładowy wzór takiego druku.
Podwładnemu przebywającemu w krajowej podróży służbowej szef zamiast wypłacać diety, może na podstawie faktur zwrócić w całości pieniądze za całodzienne posiłki. Takie wydatki firma zaliczy w koszty podatkowe. Z kolei dla pracownika taki zwrot nie generuje przychodu ze stosunku pracy.
Sąd w ustnym uzasadnieniu wyroku orzekł, że koszty wyżywienia pracowników w podróży służbowej są kosztami prowadzenia działalności gospodarczej przez spółkę, a nie przychodem pracowników, który podlegałby opodatkowaniu. Pytanie do eksperta: Czy z takim stwierdzeniem można się zgodzić? Odpowiada Szymon Dalc, doradca podatkowy w spółce doradztwa podatkowego Dalc i Ochocki – Doradcy sp. z o.o.
@ Wiedza i Praktyka Sp. z o.o. \\ Wszystkie prawa zastrzeżone.
/WiedzaiPraktyka
/wip
/WiedzaiPraktyka
/wip