koszty pracy zdalnej

Jak zwracać koszty pracy zdalnej od 7 kwietnia 2023 r. – na przykładach liczbowych

Z dniem 7 kwietnia 2023 r. do Kodeksu pracy zostają wprowadzone przepisy regulujące organizację i wykonywanie pracy zdalnej. Na ich podstawie pracodawcy będą mieli obowiązek rekompensowania pracownikom poniesione koszty pracy zdalnej. Niestety, z powodu stosunkowo lakonicznych kodeksowych zapisów w tym zakresie wielu pracodawców może mieć problemy z ustaleniem wysokości takich świadczeń. Dlatego też warto sprawdzić na przykładach liczbowych, jak rozliczać ryczałt, a jak ekwiwalent.

Nowelizacja Kodeksu pracy ustanowiła wyraźny obowiązek pokrywania przez pracodawcę określonych wydatków związanych z pracą zdalną. Jak bowiem wskazano w art. art. 67²⁴ § 1 tej ustawy w nowym brzmieniu, pracodawca będzie m.in. zobligowany:

zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne niezbędne do wykonywania pracy zdalnej,
pokryć koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, koszty energii elektrycznej oraz niezbędnych usług telekomunikacyjnych,
pokryć inne koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej – jeśli taki obowiązek zostanie określony w porozumieniu określającym zasady wykonywania pracy zdalnej zawartym z zakładową organizacją związkową, w stosownym regulaminie, względnie w poleceniu wykonywania pracy zdalnej, albo w odpowiednim porozumieniu z pracownikami.
zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkolenia i pomoc techniczną, niezbędne do wykonywania tej pracy.

Korzyści

Z komentarza eksperta dowiesz się:

Czy zwrot kosztów pracy zdalnej jest obowiązkiem pracodawcy
Zwrot kosztów pracy zdalnej - jakie są różnice między ryczałtem a ekwiwalentem
Jak zwracać koszty energii – ekwiwalent czy ryczał
Jak rozliczać opłaty za Internet w domu pracownika
jak rozliczać wydatki na rozmowy telefoniczne
Jak rozliczać koszty używania prywatnego komputera
Czy można ustalić taki sam ryczałt dla większej liczby zatrudnionych
Co z nieobecnościami pracowników
Jak zwracać koszty pracy zdalnej a praca świadczona w systemie hybrydowym

Pobierz wzór dokumentu:

Regulamin pracy zdalnej z Kodeksu pracy od 7 kwietnia 2023 r.

Obejrzyj praktyczne szkolenia:

Ryczałt czy ekwiwalent: czyli jak rozliczać koszty pracy zdalnej od 7 kwietnia 2023 r. – cz. 1

Ryczałt czy ekwiwalent: czyli jak rozliczać koszty pracy zdalnej od 7 kwietnia 2023 r. – cz. 2

Na temat pracy zdalnej przeczytasz także tutaj:

Jak rozliczać koszty pracy zdalnej od 7 kwietnia 2023 r. – przychody i podatek PIT

Praca zdalna od 7 kwietnia 2023 r. i regulamin pracy zdalnej – odpowiedzi na pytania pracodawców

Praca zdalna okazjonalna a regulamin pracy zdalnej 2023 (wzór)

Praca zdalna w Kodeksie pracy od 7 kwietnia 2023 r. – jak wdrożyć nowe przepisy

Okazjonalna praca zdalna – przygotuj się na nowość w Kodeksie pracy

Nowelizacja Kodeksu pracy - koszty świadczenia pracy zdalnej bez PIT

Już 21 marca 2023 r. wchodzą w życie zmiany w aktach osobowych

Wsparcie dla firm z sektora MŚP na rozwój pracy zdalnej

Praca zdalna okazjonalna a regulamin pracy zdalnej 2023 (wzór)

Czy każdy pracodawca musi przygotować regulamin pracy zdalnej

Mariusz Olech
6 kwietnia 2023 r.
Temat tygodnia

Ryczałt czy ekwiwalent: czyli jak rozliczać koszty pracy zdalnej od 7 kwietnia 2023 r. – cz. 2

Pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej. To nie wszystko. Pracodawca musi zapewnić także instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy lub pokryć niezbędne koszty, a także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych. Poznaj odpowiedzi na najczęstsze pytania dotyczące rozliczania kosztów pracy zdalnej od 7 kwietnia 2023 r.

Korzyści

Z praktycznego szkolenia, które prowadzi Barbara Dąbrowska, dyrektor w firmie consultingowej, wykładowca w Wyższej Szkole Bankowej , dowiesz się:

Na jakich kryteriach powinien opierać się pracodawca, wskazując kwotę ryczałtu
Jak wyliczyć kwotę ekwiwalentu z pracę zdalną
Co do kosztu usług telekomunikacyjnych (telefon i Internet) to założyć trzeba, że pracownik nie wykorzystuje ich w całości na potrzeby wykonywania pracy – co powinien zrobić pracownik
Jak zwracać koszty energii elektrycznej i korzystanie z prywatnego łącza internetowego za pomocą ryczałtu
Czy koszty prądu i wody oraz dostępu do Internetu, zakupu sprzętu elektronicznego (monitora), zakupu mebli (biurka i fotela) pracownikom świadczącym pracę zdalną są przychodem ze stosunku pracy – stanowisko dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej
Czy koszty pracy zdalnej są zwolnione ze składek
Czy koszty pracy zdalnej są zwolnione z podatku
Jakie będą konsekwencje tego, że kwota wypłaconego przez pracodawcę ryczałtu zostanie zakwestionowana przez organ podatkowy jako wyższa niż ustalona na podstawie kryteriów zawartych w przepisach Kodeksu pracy
W jakim przypadku pracodawca będzie musiał dokonać korekty deklaracji podatkowych PIT-4R oraz informacji podatkowej PIT-11
W jaki sposób księgować wypłatę ekwiwalentu lub ryczałtu

Na temat pracy zdalnej przeczytasz także tutaj:

Praca zdalna od 7 kwietnia 2023 r. i regulamin pracy zdalnej – odpowiedzi na pytania pracodawców

Już 21 marca 2023 r. wchodzą w życie zmiany w aktach osobowych

Praca zdalna okazjonalna a regulamin pracy zdalnej 2023 (wzór)

Praca zdalna – Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej odpowiada na 13 pytań pracodawców

Praca zdalna z Kodeksu pracy od 7 kwietnia 2023 r. – pobierz wnioski, procedury, regulamin

Obejrzyj wideoszkolenie:

Ryczałt czy ekwiwalent: czyli jak rozliczać koszty pracy zdalnej od 7 kwietnia 2023 r. – cz. 1

Obejrzyj także inne wideoszkolenia na temat zmian w prawie pracy w 2023 roku:

Nowość w aktach osobowych pracownika – część E

Praca zdalna w Kodeksie pracy od 7 kwietnia 2023 r. – dokumentacja, koszty, zasady bhp

Zmiany w zasiłkach macierzyńskich i urlopach rodzicielskich w 2023 roku

Nowe urlopy rodzicielskie także dla pracowników, którzy zostali rodzicami na początku 2022 roku

Ryczałt czy ekwiwalent: czyli jak rozliczać koszty pracy zdalnej od 7 kwietnia 2023 r. – cz. 1

Na podstawie nowego art. 67 (24) § 1 Kodeksu pracy pracodawca ma obowiązek zwracania kosztów pracy zdalnej swoich pracowników. Jeśli pracodawca nie będzie wypłacał ryczałtu bądź ekwiwalentu, pracownik może zgłosić się do Państwowej Inspekcji Pracy, a także do sądu pracy. Sprawdź, jak zgodnie z prawem rozliczać koszty pracy zdalnej od 7 kwietnia 2023 r.

Korzyści

Z praktycznego szkolenia, które prowadzi Barbara Dąbrowska, dyrektor w firmie consultingowej, wykładowca w Wyższej Szkole Bankowej , dowiesz się:

Gdzie opisujemy i wskazujemy zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu za pokrycie kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej ?
Kto jest odpowiedzialny za to, czy pracownik posiada krzesło, biurko czy stół, a także oświetlenie
Jak powinno wyglądać oświadczenie pracownika o posiadaniu warunków lokalowych i technicznych do wykonywania pracy zdalnej
Czy pracodawca może pokrywać inne koszty oprócz kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej
Co to jest ekwiwalent
Czym charakteryzuje się ekwiwalent i jakie dokumenty należy gromadzić, aby rzetelnie rozliczyć się z poniesionych kosztów
Co należy uwzględnić ustalając wysokość ekwiwalentu za używanie własnych narzędzi
Jak skalkulować ekwiwalent za użytkowanie komputera
W jaki sposób zwracać koszty energii elektrycznej

Obejrzyj także inne wideoszkolenia na temat zmian w prawie pracy w 2023 roku:

Zmiany w zasiłkach macierzyńskich i urlopach rodzicielskich w 2023 roku

Nowe urlopy rodzicielskie także dla pracowników, którzy zostali rodzicami na początku 2022 roku

Na temat pracy zdalnej przeczytasz także tutaj:

Praca zdalna od 7 kwietnia 2023 r. i regulamin pracy zdalnej – odpowiedzi na pytania pracodawców

Już 21 marca 2023 r. wchodzą w życie zmiany w aktach osobowych

Praca zdalna okazjonalna a regulamin pracy zdalnej 2023 (wzór)

Praca zdalna – Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej odpowiada na 13 pytań pracodawców

Praca zdalna z Kodeksu pracy od 7 kwietnia 2023 r. – pobierz wnioski, procedury, regulamin

Jak rozliczać koszty pracy zdalnej od 7 kwietnia 2023 r. – przychody i podatek PIT

Nowelizacja Kodeksu pracy sprawiła, że praca zdalna została wprowadzona do przepisów tej ustawy jako oficjalna forma organizowania i wykonywania przez pracowników obowiązków służbowych na odległość. Zmiany dotyczą nie tylko związanych z nią praw i obowiązków stron w zakresie prawa pracy, ale również ich skutków na gruncie podatkowym. Sprawdź, jak rozliczać koszty pracy zdalnej i czy koszty pracy zdalnej pomniejszą przychody pracodawcy.

Pomimo tego, że praca zdalna systematycznie zyskiwała na popularności, to przez wiele lat nie była uregulowana w przepisach. Jej zalety najbardziej uwidoczniły się na początku pandemii koronawirusa w Polsce, co skłoniło prawodawcę do wprowadzenia regulacji ustawowych w tym zakresie. Regulacje te zostały zawarte w art. 3 ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (tzw. specustawa o COVID-19). Z założenia miały one jednak charakter tymczasowy, ponieważ miały funkcjonować w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu.

Przełomowa natomiast okazała się nowelizacja przepisów prawa pracy, dokonana mocą ustawy z 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (dalej: ustawa nowelizująca). Wprowadziła ona przepisy dotyczące pracy zdalnej do Kodeksu pracy (art. 67¹⁸–art. 67³⁴). Przy czym regulacje te obowiązują od 7 kwietnia 2023 r. Na ich podstawie miejscem wykonywania pracy zdalnej będzie miejsce wskazane przez pracownika, jednak uzgodnione z pracodawcą (tj. zaakceptowane przez niego). Przy czym może to być miejsce zamieszkania tej osoby, ale nie musi. Wspomniana praca może zaś być w nim wykonywana całkowicie lub częściowo.