kontrola

Jednym z dodatkowych obowiązków nałożonych na przedsiębiorców pod kątem urzędowej weryfikacji ich działalności oraz związanych z nią rozliczeń jest posiadanie „książki kontroli”. Obowiązek ten został wprost sformułowany w art. 57 Prawa przedsiębiorców, z którego treści wynika, że przedsiębiorca powinien taką książkę nie tylko prowadzić, ale również przechowywać w swojej siedzibie. Na tej samej zasadzie musi on przechowywać również upoważnienia i protokoły kontroli. Przepisy nakazują także, aby taką książkę niezwłocznie okazał kontrolującym w przypadku wszczęcia kontroli w jego firmie. Dzięki temu będą oni wiedzieli, kiedy były u niego wcześniejsze kontrole i co obejmowały. W tego rodzaju książce powinny bowiem znajdować się wpisy zawierające oznaczenie organu, który przeprowadził kontrolę oraz upoważnienia do niej, przedmiotowy zakres kontroli, a także daty jej podjęcia i zakończenia. Taka wiedza jest również przydatna dla samego przedsiębiorcy, ponieważ dzięki temu łatwiej jest mu kontrolować, czy urzędnicy nie przekroczyli przepisowych norm odnośnie liczby i czasu przeprowadzonych u niego kontroli (o czym później).

Oczywiście udział w kontroli podatkowej jako strona, której rozliczenia są weryfikowane, to nie tylko prawa, ale również określone przepisami obowiązki. W dużej mierze wynikają one z kompetencji przyznanych pracownikom organu przeprowadzającym taką kontrolę. Zgodnie z art. 286 § 1 Ordynacji podatkowej kontrolujący, w zakresie wynikającym z upoważnienia, są m.in. uprawnieni do:

Kontrolowany podatnik ma również prawo ustanowić pełnomocnika, który będzie go reprezentował przed organami podatkowymi. Aktualnie przepisy Ordynacji podatkowej przewidują kilka rodzajów pełnomocnictw, w tym: ogólne, szczególne, do doręczeń, a także do podpisywania deklaracji. Począwszy od 1 stycznia 2016 r., w związku z wykreśleniem art. 281a powołanej ustawy, nie ma już możliwości ustanowienia specjalnego reprezentanta podatnika na czas kontroli. To dlatego, że podczas czynności kontrolnych podatnika może reprezentować pełnomocnik ogólny (umocowany do działalna we wszystkich sprawach przed organami podatkowymi), względnie osoba, której udzielono pełnomocnictwa szczególnego, np. do reprezentowania mocodawcy w konkretnej sprawie, np. podczas kontroli podatkowej w zakresie rozliczeń w VAT za lipiec 2018 roku.

W trakcie kontroli podatkowej kontrolowanemu przysługuje wiele różnych uprawnień, mających na celu przede wszystkim zagwarantowanie mu czynnego udziału w tym postępowaniu, m.in. prawo do:

Zdając sobie sprawę z tego, że czynności kontrolne w firmie mogą oznaczać uciążliwość dla przedsiębiorców, ustawodawca ograniczył również łączną długość trwania kontroli, którą może przeprowadzić dany organ u podmiotów, o których mowa. Ograniczenia te zawarł w art. 55 ust. 1 Prawa przedsiębiorców. Zgodnie z powołanym przepisem czas trwania wszystkich kontroli organu kontroli u przedsiębiorcy w jednym roku kalendarzowym jest uzależniony od wielkości firmy i nie może przekraczać w odniesieniu do:

Zasadą jest, że w ramach kontroli podatkowej związanych z nią czynności organ może dokonywać nie tylko w siedzibie kontrolowanego, ale również w innym miejscu przechowywania dokumentacji oraz w miejscach związanych z prowadzoną przez niego działalnością (art. 285a § 1 Ordynacji podatkowej). Oznacza to, że jeżeli np. rozliczeniami podatkowymi przedsiębiorcy na podstawie zawartej umowy zajmuje się biuro rachunkowe i tam znajduje się związana z tymi rozliczeniami dokumentacja, to czynności kontrolne mogą się odbywać również w siedzibie tego biura, mimo że to nie ono będzie objęte tą kontrolą (więcej na ten temat znajdziesz w dalszej części artykułu). Co więcej, jeżeli kontrolowany wyrazi na to zgodę, to wspomniana kontrola albo poszczególne związane z nią czynności mogą być też przeprowadzane w siedzibie organu podatkowego (np. urzędu skarbowego), jeżeli:

Uproszczonym sposobem rozpoczęcia czynności kontrolnych jest tzw. kontrola na legitymację. Polega ona na rozpoczęciu czynności kontrolnych jedynie po okazaniu kontrolowanemu przez urzędników ich legitymacji służbowych. W świetle art. 284a § 1 Ordynacji podatkowej stosuje się ją wtedy, gdy czynności kontrolne są niezbędne do przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego albo do zabezpieczenia dowodów jego popełnienia. Praktyka pokazuje, że tego rodzaju instrument prawny jest szczególnie przydatny w przypadku stwierdzania i dokumentowania naruszeń przepisów związanych z kasami rejestrującymi, gdy np. pracownicy urzędu są świadkami sprzedaży dokonywanej przez podatnika – wbrew obowiązkowi – z pominięciem takiego urządzenia i bez omawianych uprawnień nie mogliby na to skutecznie zareagować. Wskazany tryb wszczęcia kontroli nie oznacza jednak, że są oni całkowicie zwolnieni od obowiązku doręczenia objętemu nią podmiotowi upoważnienia do jej przeprowadzenia. Przepisy nakazują bowiem obowiązek dokonania wspomnianego doręczenia bez zbędnej zwłoki, jednak nie później niż w ciągu 3 dni roboczych od dnia wszczęcia kontroli (art. 284a § 2 Ordynacji podatkowej). Dokumenty z czynności dokonanych z naruszeniem tego obowiązku nie będą mogły stanowić dowodu w ewentualnym późniejszym postępowaniu podatkowym.

Urząd skarbowy nie zawsze jednak ma obowiązek uprzedzać podatników o planowanym sprawdzeniu ich rozliczeń podatkowych. W wyjątkowych bowiem przypadkach ma prawo rozpocząć taką kontrolę bez uprzedniego doręczenia zawiadomienia o zamiarze jej wszczęcia. Przypadki te zostały wymienione w art. 282c Ordynacji podatkowej, a w odniesieniu do ogółu podmiotów prowadzących działalność gospodarczą – w art. 48 ust. 11 Prawa przedsiębiorców. I tak, w świetle pierwszego z powołanych przepisów podatników nie informuje się o zamiarze wszczęcia kontroli m.in. w przypadkach gdy ta kontrola:

Aby pracownicy fiskusa mogli przeprowadzić u podatnika kontrolę podatkową, muszą legitymować się pisemnym upoważnieniem do jej przeprowadzenia, wydanym przez naczelnika urzędu skarbowego (lub jego zastępcę). W takim dokumencie powinny być zawarte m.in. następujące informacje: oznaczenie organu; data i miejsce wystawienia; wskazanie podstawy prawnej; imię i nazwisko kontrolującego (kontrolujących); numer legitymacji służbowej kontrolującego (kontrolujących); oznaczenie kontrolowanego; określenie zakresu kontroli; data rozpoczęcia i przewidywany termin zakończenia kontroli; podpis osoby udzielającej upoważnienia, z podaniem zajmowanego stanowiska lub funkcji; pouczenie o prawach i obowiązkach kontrolowanego (art. 283 § 2 Ordynacji podatkowej).

Ponieważ kontrola z reguły stanowi dużą ingerencję w działalność przedsiębiorcy, absorbując jego czas, zasoby ludzkie, a nierzadko także środki finansowe – regułą jest, że podatnicy nie mogą być takimi działaniami zaskakiwani, lecz powinni być o nich odpowiednio wcześnie uprzedzeni. Dzięki temu mają czas na to, aby przygotować się do kontroli, zarówno pod względem organizacyjnym (np. w zakresie organizacji czasu pracy), jak i pod kątem weryfikacji ich rozliczeń z fiskusem, w tym także ewentualnej korekty złożonych przez siebie wcześniej deklaracji podatkowych. Nałożenie na organy obowiązków związanych z zawiadomieniem kontrolowanego o zamiarze wszczęcia wobec niego kontroli podatkowej wynika z treści art. 282b Ordynacji podatkowej. Ustawodawca określił również elementy, które powinno zawierać tego rodzaju zawiadomienie (na formularzu ZAW-K). W myśl art. 282b § 4 komentowanej ustawy podatkowej należą do nich:

Wspomniane wcześniej sankcje pieniężne to nie jedyne dolegliwości mogące spotkać podmiot, który utrudnia kontrolującym wykonywanie czynności służbowych. Musi się on bowiem liczyć z tym, że w przyszłości nie będzie uprzedzany przez fiskusa o kolejnych kontrolach.