E-faktury w KSEF

Od 1 lipca 2024 r. wejdą w życie przepisy określające obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (dalej: KSeF). Obowiązek ten będzie wynikał z dodawanego tego dnia art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT.

Początkowo obowiązek ten nie będzie obciążał wszystkich podatników, gdyż w okresie od 1 lipca do 31 grudnia 2024 r. niektórzy podatnicy będą nadal uprawnieni do wystawiania „zwykłych” faktur elektronicznych lub faktur w postaci papierowej.

Będzie tak w przypadku podatników zwolnionych z VAT, tj.:

1. podatników, u których sprzedaż jest zwolniona od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT, a więc podatników korzystających z tzw. zwolnienia podmiotowego (do wartości sprzedaży wynoszącej 200.000 zł),
2. podatników wykonujących wyłącznie czynności przedmiotowo zwolnione od podatku (na podstawie przepisów art. 43 ust. 1 ustawy o VAT lub przepisów wykonawczych).

(art. 145l ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT).

Obecnie podatnicy posiadający rozbudowane struktury często działają jako niezależne byty w ramach jednej organizacji. Wystawieniem faktur zajmują się wyspecjalizowani w tym zakresie pracownicy, wykorzystujący do tego celu programy do fakturowania. Faktury po ich wystawieniu przekazywane są do działu księgowości.

Inaczej wygląda kwestia związana z otrzymywaniem faktur zakupowych. Faktury te przeważnie trafiają na wyznaczoną skrzynkę mailową, ale mogą być także dostarczane w tradycyjny sposób, tj. pocztą w formie papierowej. Odebrane faktury zakupowe przekazywane są do osób w organizacji, które są odpowiedzialne za ich akceptację, a dopiero po jej uzyskaniu są przekazywane do działu księgowości.

Niektórzy podatnicy decydują się również na powierzenie wystawiania faktur podmiotom zewnętrznym, tj. biurom rachunkowym, które także prowadzą ich rozliczenia podatkowe. W związku z tym po zakończeniu danego okresu rozliczeniowego, podatnicy przekazują do biur rachunkowych otrzymane faktury zakupowe.

Jeszcze bardziej skomplikowany wydaje się proces wystawienia i obiegu faktur zakupowych w JST, które składają się z wielu jednostek organizacyjnych. Pomimo tego, że są one jednym podatnikiem VAT i posługują się tym samym NIP, to zarówno proces wystawienia, jak i odbierania faktur w praktyce bywa często zdecentralizowany, a zatem przebiega odrębnie w każdej poszczególnej jednostce organizacyjnej.