Jednolity Plik Ubezpieczeniowy (JPU) – rewolucyjne zmiany w rozliczaniu składek z ZUS

Z danych ZUS wynika, że aktywnych płatników składek zarejestrowanych w ZUS, według stanu na dzień 31 grudnia 2024 roku, było niecałe 3 mln podmiotów, w tym opłacających składki wyłącznie na własne ubezpieczenia, zarejestrowanych w ZUS było ponad 1,78 mln podmiotów.

Wiele dokumentów przekazywanych do ZUS zawiera błędy, które powodują konieczność prowadzenia postępowań wyjaśniających z płatnikami składek. Każdego miesiąca ZUS wszczyna około 52,5 tys. postępowań wyjaśniających na tle błędów w złożonych dokumentach ubezpieczeniowych.

Jednolity Plik Ubezpieczeniowy (JPU) to planowane narzędzie Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, które ma na celu automatyzację procesu rozliczania składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Zamiast przekazywania do ZUS gotowych dokumentów rozliczeniowych, płatnik składek będzie jedynie zatwierdzać propozycje dokumentów przygotowanych przez ZUS na podstawie danych przesyłanych z systemów kadrowo-płacowych.

Wprowadzenie JPU oznacza odejście od dotychczasowego modelu, w którym cała odpowiedzialność za przygotowanie dokumentów spoczywała na płatnikach składek. ZUS ma przejąć ten obowiązek, korzystając z danych zgromadzonych w swoich systemach oraz informacji dostarczanych przez płatników.

Płatnicy składek w każdym miesiącu mają obowiązek rozliczyć należne składki za siebie i za osoby, które zgłaszają do ubezpieczeń (ubezpieczonych). Dokumenty ubezpieczeniowe za dany miesiąc płatnicy składek przekazują do ZUS w określonych terminach: 

• do 5. dnia następnego miesiąca - jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe, 
• do 15. dnia następnego miesiąca – płatnicy składek posiadający osobowość prawną,  
• do 20. dnia - pozostali płatnicy składek, w tym osoby opłacające składki na własne ubezpieczenia. 

We wskazanych terminach płatnicy składek mają też obowiązek opłacenia składek w wysokości wynikającej ze złożonych dokumentów. W przypadku braku przekazania dokumentów ZUS tworzy wymiar z urzędu, który jednak nie oznacza zapisu na kontach ubezpieczonych – nadal na płatniku składek ciąży obowiązek złożenia dokumentów, które zapewnią prawidłowe zapisy na tych kontach. Zapisy w zakresie okresów ubezpieczenia i wysokości składek na kontach ubezpieczonych są podstawą do ustalenia prawa i wysokości świadczeń krótkoterminowych (zasiłki, świadczenia rehabilitacyjne) i długoterminowych (emerytury, renty).

1. przejęcie przez ZUS od płatników składek zadania związanego z ustaleniem podstawy wymiaru składek i naliczaniem składek, 
2. odciążenie płatników składek od wykonywania zadań związanych z naliczaniem składek i ustalaniem kwot do zapłaty, a tym samym ułatwianie prowadzenia działalności gospodarczej, 
3. wymiana danych między systemem ZUS a systemami zewnętrznymi oraz systemami kadrowo płacowymi płatników składek, 
4. poprawa jakości danych gromadzonych na kontach płatników składek i kontach ubezpieczonych, a w konsekwencji przyspieszenie procesu przyznawania świadczeń krótko- i długoterminowych, 
5. wzrost zaufania do systemu ubezpieczeń społecznych. 

Ministerstwo Rodziny Pracy i Polityki Społecznej wskazuje, że dzięki dokonanym zmianom w odpowiednich przepisach:

• płatnicy składek, w tym przedsiębiorcy uzyskają więcej czasu na prowadzenie biznesu, 
• nastąpi zmniejszenie obciążeń, głównie biurokratycznych, po stronie płatników składek związanych z realizacją obowiązków ubezpieczeniowych, w tym poprzez ograniczenie przekazywania danych będących już w posiadaniu ZUS lub możliwych do pozyskania z innych rejestrów publicznych, 
• będzie miało miejsce zapewnienie stabilności i pewności w dokonywanych rozliczeniach składek, w tym w oparciu o dane zweryfikowane i dostępne w bazach ZUS, 
• nastąpi przejęcie przez ZUS odpowiedzialności za ustalenie miesięcznych wysokości podstaw wymiaru i składek na ubezpieczenia społeczne i pozostałe fundusze,
• płatnicy składek uzyskają pewności i stabilności swoich rozliczeń – ZUS przejmie obowiązek i odpowiedzialność za ustalanie wysokości składek, 
• nastąpi gwarancja prawidłowości rozliczeń, a tym samym poprawności i uporządkowania danych zapisanych na kontach płatników składek i ubezpieczonych, co zapewni wyspecjalizowany i profesjonalny organ państwowy jakim jest ZUS, 
• nastąpi automatyzacja i przyspieszenia procesów obsługi dokumentów ubezpieczeniowych w ZUS, 
• będzie miało miejsce ograniczenie postępowań wyjaśniających prowadzonych przez ZUS na tle składanych przez płatników składek dokumentów ubezpieczeniowych, które obecnie angażują płatników składek i ubezpieczonych, a także pracowników ZUS prowadzących postępowania w tych sprawach; a w konsekwencji zmniejszenia kosztów zarówno po stronie płatników składek, jak i ZUS, 
• nastąpi wzrost efektywności działania ZUS. 

ZUS będzie sporządzał propozycję dokumentów ubezpieczeniowych, a w następnym kroku będą one zatwierdzane przez płatnika składek.

Celem proponowanej zmiany jest umożliwienie sporządzania przez ZUS propozycji dokumentów ubezpieczeniowych, które podlegałyby następnie zatwierdzeniu przez płatnika składek w miejsce obecnie przekazywanych gotowych dokumentów za płatnika składek czy ubezpieczonych. Propozycja dokumentów byłaby sporządzana na podstawie przekazanych przez płatników składek informacji, których zakres byłby zróżnicowany i obejmował w odniesieniu do: 

1. osób rozliczających składki na własne ubezpieczenia – informacje o przychodach/dochodach (dla celów ustalenia wysokości składki zdrowotnej) oraz danych niezbędnych do ustalenia kwoty miesięcznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, 
2. pozostałych płatników składek – informacje pochodzące bezpośrednio z systemów kadrowo-płacowych. 

Istotą zmiany jest to, żeby zakres danych udostępnianych przez płatnika składek do ZUS został ograniczony do niezbędnego minimum. ZUS opierałby się na danych już zgromadzonych na kontach oraz w wewnętrznych systemach (np. zasiłkowych), jak również zaciągałby dane z systemów zewnętrznych (np. z Ministerstwem Finansów).

Projekt ustawy przewiduje szerokie zmiany w tym między innymi:

• wprowadzenie jednolitego pliku ubezpieczeniowego (JPU), który ma być zestawieniem danych i informacji dotyczących płatnika składek i ubezpieczonego, przekazywanych przez płatnika składek przez eZUS (PUE ZUS), które mają umożliwić ZUS zgłoszenie osób do ubezpieczeń, ustalanie podstaw wymiaru składek, obliczanie i rozliczanie składek oraz ustalanie prawa do świadczeń, ich wysokości i podstawy wymiaru,
• umożliwienie płatnikom składek przekazywania do ZUS danych zawartych w JPU przez bezpośrednie przekazanie danych z systemów kadrowo-płacowych do systemu IT ZUS. Zakres danych przekazywany przez płatnika składek ograniczony jest do informacji niezbędnych, których nie posiada ZUS lub nie może ich pozyskać z dostępnych rejestrów publicznych,
• na podstawie przekazanych przez płatnika składek danych w JPU, z uwzględnieniem danych zapisanych już w systemie ZUS na kontach płatnika składek i ubezpieczonych (np. o przerwach z tytułu niezdolności do pracy dotyczących wypłaconych przez ZUS zasiłków i świadczeń) utworzenie propozycji dokumentów ubezpieczeniowych (zgłoszeniowych i rozliczeniowych). Będą one uwzględniać również okoliczność, w której podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe danej osoby przekroczy roczną górną jej granicę, tzw. 30-krotności podstawy wymiaru składek,
• zapewnienie płatnikom składek wpływu na ostateczne rozliczenie należnych składek, gdyż wszystkie dokumenty wystawiane zostaną przez ZUS drogą elektroniczną płatnikowi składek do zatwierdzenia lub skorygowania/uzupełnienia. W przypadku konieczności skorygowania dokumentów płatnik składek będzie musiał uzasadnić edycję dokumentu,
• dla płatników składek opłacających składki na własne ubezpieczenia dokonanie przez ZUS z urzędu rozliczenia składek, z uwzględnieniem prawa do ulg w ich opłacaniu,
• wprowadzenie nowych terminów na przekazywanie poszczególnych danych: służących do dokonania rozliczenia składek (informacja do zatwierdzenia przez płatników składek do 5 dnia następnego miesiąca), ustalenia składki na mały ZUS plus (do 25 stycznia danego roku na rok kalendarzowy),
• ustalenie przez płatników składek zaliczkowo składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne w celu obliczenia wynagrodzenia do wypłaty,
• w przypadku płatników składek, dla których ustalenie prawa do ulg warunkuje wysokość uzyskanego przychodu przekazanie przez płatnika składek do ZUS danych (informacji) dotyczących wysokości przychodu, np. w aplikacji mobilnej mZUS dla Płatnika lub PUE (eZUS). Analogiczne zasady obowiązywałyby przy ustaleniu wysokości składki zdrowotnej. ZUS sporządzi również propozycję rozliczenia rocznego składki na ubezpieczenie zdrowotne,
• w przypadku płatników, dla których podstawa wymiaru składek jest ustalana w oparciu o najniższą podstawę wymiaru składek, pomniejszanie tej podstawy przez ZUS na podstawie informacji o niezdolności do pracy lub niemożności wykonywania pracy,
•  zapisywane na kontach płatników składek i kontach ubezpieczonych danych z dokumentów z urzędu, o czym zostaną oni poinformowani za pośrednictwem swoich kont w eZUS,
•  w sytuacji nieprzekazania przez płatników składek danych koniecznych do sporządzenia JPU przez ZUS sporządzenie propozycji dokumentów rozliczeniowych za dany miesiąc w oparciu o dane przekazane w poprzednim JPU lub o najniższą obowiązującą podstawę wymiaru składek (na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne). Płatnik składek również w tym przypadku będzie miał możliwość ich edycji i zatwierdzenia w ZUS,
• w przypadku uzyskania zwolnienia z opłacenia składek w ramach tzw. „wakacji składkowych”, wystawienie przez ZUS płatnikowi składek propozycji kompletu dokumentów uwzględniających rozliczenie jego składek zgodnie z przyznanym zwolnieniem,
•  w sytuacji, w której płatnik składek będzie miał obowiązek opłacenia składek za inne osoby zgłoszone do ubezpieczeń, sporządzenie propozycji dokumentów uwzględniających także raporty za inne osoby na podstawie dokumentów za poprzedni miesiąc. Płatnik składek będzie miał możliwość ich edycji i zatwierdzenia do przekazania,
• możliwość zewidencjonowania przez ZUS na kontach propozycji dokumentów ubezpieczeniowych przygotowanych przez ZUS w przypadku, gdy płatnik składek nie zatwierdzi tych dokumentów w odpowiednim terminie. Przyjęte zostanie domniemanie (tak jak w dokumentach podatkowych), że zostały one zatwierdzone po upływie terminu. Dokumenty te są podstawą do dalszych rozliczeń,
•  dla płatników składek rozliczających składki za byłych funkcjonariuszy i prokuratorów możliwość utworzenia przez ZUS w miesiącu grudniu lub w ostatnim miesiącu podlegania propozycji dokumentów do zatwierdzenia, z wyliczonymi składkami uwzględniającymi ich waloryzację,
•  obowiązek wydania przez ZUS decyzji o wysokości podstaw wymiaru składek lub wysokości należnych składek do zapłaty w sytuacji, w której płatnik składek nie zgodzi się z propozycją ZUS, ale nie przedstawi własnej propozycji danych lub płatnik składek zażąda takiej decyzji,
• umożliwienie ZUS wystawienia płatnikowi składek kwoty należnych składek do zapłaty z możliwością przejścia do płatności elektronicznej, po uprzednim zatwierdzeniu dokumentów i zewidencjonowaniu ich na kontach. Płatność będzie uwzględniać indywidualny numer rachunku składkowego (NRS) płatnika składek i odbywać się będzie z poziomu wystawionej kwoty należnych składek do zapłaty wynikającej z zatwierdzonych dokumentów. Przewiduje się usługę, za pomocą której płatnik składek będzie mógł automatycznie przenieść się na swoje konto w banku, gdzie będzie mógł dokonać płatności lub będzie mógł skorzystać z innej metody płatności mobilnych,
• obowiązek ZUS wystawienia ubezpieczonemu do 28 lutego każdego roku na eZUS (PUE ZUS) informacji rocznej w podziale na poszczególne miesiące za ubiegły rok,
• zmiana terminów płatności składek – odpowiednie ich dostosowanie do potrzeb wynikających z rozliczeniem składek przez ZUS i przedstawieniem ich płatnikowi składek do zatwierdzenia oraz opłaceniem przez niego należnych składek,
•  zapewnienie płatnikom składek i ubezpieczonym uprawnienia do złożenia reklamacji (od dokonanych ustaleń w zakresie zgłoszenia, wyrejestrowania, podstawy wymiaru składek, należnych składkach i innych danych ustalonych przez ZUS) wraz z uzasadnieniem. Zmiana na kontach płatnika składek lub ubezpieczonego będzie uwzględniana dopiero po zweryfikowaniu jej zasadności. ZUS uwzględni reklamacje i zmieni dane na koncie albo wyda decyzje o odmowie uwzględnienia zmian,
•  płatnicy składek nadal będą mieli możliwość zgłoszenia oświadczenia o skróceniu przechowywania akt pracowniczych zgodnie z obowiązującymi przepisami dla dokumentów oświadczenia płatnika składek (OSW) i raportów informacyjnych (RIA). Na podstawie wystawionej przez płatnika składek informacji o woli skrócenia przechowywania akt, ZUS zapisze na koncie płatnika składek OSW. Jednocześnie wystawiona zostanie płatnikowi składek informacja o ubezpieczonych, za których powinien przekazać dane niezbędne do utworzenia raportów informacyjnych RIA. Płatnicy składek będą mieli także możliwość wycofania oświadczenia, o ile dane nie zostały już zapisane na koncie raporty RIA,
• określenie czasookresu, w którym może nastąpić zmiana danych na koncie płatnika składek i ubezpieczonego, tj. w ciągu 5 lat od 1 stycznia roku następującego po roku, w którym upłynęło 5 lat od terminu dokonania zawiadomienia przez ZUS. Po tym terminie dane zewidencjonowane na koncie płatnika składek i ubezpieczonego będą traktowane jako ostateczne, a tym samym nie będzie można żądać ich zmiany, a ZUS nie będzie mógł ich korygować. Zmiana danych zewidencjonowanych na kontach będzie mogła nastąpić wyłącznie na podstawie prawomocnego wyroku sądu. Termin może zostać wydłużony o czas prowadzenia kontroli, postępowania reklamacyjnego lub postępowania wyjaśniającego, w tym zakresie dostoswane będą terminy przedawnienia składek. W tym zakresie dostosowany zostanie również obecny przepis uniemożliwiający złożenie korekt dokumentów rozliczeniowych za okres sprzed 5 lat,
•  dostosowanie zakresu prowadzonej przez ZUS kontroli płatnika składek do planowanych zmian, w tym weryfikacja poprawności danych ujętych w JPU,

z wprowadzenie obowiązku zaktualizowania przez płatnika składek danych do JPU, zgodnie ustaleniami pokontrolnymi, w sytuacji braku kwestionowania ustaleń z kontroli. 

Pierwszy etap planowanych zmian miałby objąć osoby rozliczające składki na własne ubezpieczenia. Będą to prowadzący jednoosobową pozarolniczą działalność, duchowni oraz osoby opłacające składki na dobrowolne ubezpieczenia emerytalne i rentowe, którzy nie mają tytułu do obowiązkowych ubezpieczeń. Obowiązki tych płatników składek byłyby ograniczone wyłącznie do przekazania do ZUS informacji o przychodach/dochodach (dla celów ustalenia wysokości składki zdrowotnej) oraz o deklarowanej kwocie miesięcznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.

Płatnik składek otrzymywałby informację o wystawieniu noty z kwotą do zapłaty w aplikacji mobilnej mZUS dla Płatnika lub na koncie w eZUS z możliwością jej zapłaty do ZUS. Z uwagi na konieczność dostosowania zmian przez ZUS oraz przygotowanie samych płatników składek proponuje się wejście jej w życie od dnia 1 stycznia 2028 roku.

Przepisy dotyczące pozostałych płatników składek, wobec których stosowany będzie mechanizm JPU będą wdrażane przez ZUS w drugim etapie. Dzięki temu zostanie zapewniony odpowiedni czas na przygotowanie się tej grupy płatników składek na wymianę danych z ZUS za pomocą JPU, m.in. poprzez dostosowanie do zmian systemów kadrowo-płacowych u pracodawców. W tym zakresie przewiduje się wejście w życie tych przepisów 3 lata później po pierwszym etapie, czyli od dnia 1 stycznia 2031 roku.

Planowany termin przyjęcia projektu ustawy przez Radę Ministrów to pierwszy kwartał 2026 roku.

Polecamy też:

ZUS 2026: Wyższe składki dla firm – znamy prognozowane kwoty

 ZUS potwierdza: małoletni przedsiębiorca nie odprowadza składek  

Mały ZUS Plus od 2026 roku z jasną karencją – koniec sporu, więcej pewności dla przedsiębiorców