Sprawdź, jak zaksięgować skorygowane faktury

Halina Skiba

Autor: Halina Skiba

Dodano: 15 października 2018
Pytanie:  Jesteśmy zakładem budżetowym podległym urzędowi gminy. Z klientami − osobami fizycznymi − mamy zawarte umowy na dostawę wody i odprowadzanie ścieków. Klient raz w miesiącu otrzymuje fakturę VAT, którą księgujemy następująco: Wn 201 brutto, Ma 700 netto, 225 VAT. W trakcie kontroli okazało się, że jeden z klientów ma źle naliczane usługi, i to od kilkunastu lat, płacił podwójnie. W jaki sposób skorygować te faktury i jak je zaksięgować?
Odpowiedź: 

Faktury mogą być skorygowane za okres do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Rozliczenie faktur korygujących

Przystępując do korygowania rozliczeń z klientem z tytułu usług dostawy wody i odprowadzania ścieków, należy tę możliwość rozpatrzyć w świetle przepisów ustawy o VAT oraz Kodeksu cywilnego. Przepisy nie określają wprost terminów wystawiania faktur korygujących. Jednak z analizy interpretacji i orzecznictwa wynika, że wystawianie faktur korygujących – oraz uwzględnianie skutków wynikających z korekt (zarówno po stronie podatku należnego, jak i podatku naliczonego) – jest możliwe wyłącznie do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Przykładowo w interpretacji z 29 czerwca 2012 r., nr IBPP1/443-361/12/LSz, dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach stwierdził, że: „(…) w art. 86 ust. 10a, jak i art. 29 ust. 4a u.p.t.u. ustawodawca zezwolił na bieżące ujmowanie faktur korygujących (tj. bez konieczności korygowania deklaracji pierwotnych), lecz nie oznacza to, że przepisy te funkcjonują w oderwaniu od zasad ogólnych określających prawo do skorygowania rozliczeń podatkowych określonych cyt. przepisem art. 70 § 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. − Ordynacja podatkowa. Prawo do korekty istnieje w związku z tym dopóty, dopóki zobowiązanie nie uległo przedawnieniu. Okres przedawnienia wynosi co do zasady pięć lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku”.

Wynika z tego, że w odniesieniu do okresu, który przedawnił się, nie mogą być dokonywane żadne czynności ani zwiększające zobowiązanie podatkowe, ani zmniejszające zobowiązanie podatkowe. Podatnik nie jest tym samym zobowiązany do posiadania dokumentów oraz ewidencji prowadzonych do celów rozliczania podatku za okresy, które uległy przedawnieniu. Takie samo stanowisko prezentuje dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 14 marca 2014 r., IPPP2/443-1395/13-2/RR, oraz WSA w Warszawie w wyroku z 9 sierpnia 2011 r. o sygn. akt III SA/Wa 3312/10.

Natomiast w świetle art. 118 Kodeksu cywilnego, jeżeli przepis szczególny nie stanowi inaczej, termin przedawnienia wynosi sześć lat, a dla roszczeń o świadczenia okresowe oraz roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej − trzy lata.

Koniec terminu przedawnienia przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego, chyba że termin przedawnienia jest krótszy niż dwa lata, okres roszczeń wynosi 3 lata dla tego tytułu należności.

Jeżeli usługobiorca nie zgłaszał wcześniej swoich roszczeń do zakładu budżetowego z tytułu nienależnie naliczonych opłat, to przedawniają się z upływem 3 lat od zaistnienia nieprawidłowości.

Jednostka (ZB) po przeanalizowaniu wszystkich okoliczności zdarzenia, o którym mowa w zapytaniu, musi podjąć decyzję, za jaki okres będzie dokonywała korekt, oczywiście w świetle obowiązujących przepisów.

Przyjmując, że sytuacja ta została ujawniona w 2018 roku, zakład budżetowy powinien dokonać korekt faktur sprzedaży za okres od 2013 roku, okres przedawnienia zobowiązania podatkowego za ten rok upływa bowiem z końcem 2018 roku.

Faktury korygujące, zarówno w ewidencji dotyczącej VAT, jak i ewidencji księgowej, jednostka powinna ująć w 2018 roku.

Faktury korygujące dotyczące poprzednich lat, należy ująć w księgach rachunkowych jednostki zgodnie z art. 54 ust. 2 i 3 ustawy o rachunkowości. Na podstawie tego przepisu, jeżeli jednostka otrzymała informacje o zdarzeniach, które mają istotny wpływ na roczne sprawozdanie finansowe już po jego zatwierdzeniu, to skutki tych informacji ujmuje w księgach rachunkowych roku obrotowego, w którym te informacje otrzymała.

Zdarzenia po dniu bilansowym

Natomiast, jeżeli w danym roku obrotowym lub przed zatwierdzeniem sprawozdania finansowego za ten rok obrotowy jednostka stwierdziła popełnienie w poprzednich latach obrotowych błędu, w następstwie którego nie można uznać sprawozdania finansowego za rok lub lata poprzednie za spełniające wymagania określone w art. 4 ust. 1 ustawy o rachunkowości, to kwotę korekty spowodowanej usunięciem tego błędu odnosi się na kapitał (fundusz) własny i wykazuje jako „zysk (strata) z lat ubiegłych”.

Z punktu widzenia sposobu ujęcia zdarzeń po dniu bilansowym w księgach bieżącego roku obrotowego zdarzenia możemy podzielić na dwie grupy:

1) nieistotne, których skutki ujmowane są w wyniku finansowym bieżącego roku obrotowego, w którym otrzymano informację,

2) istotne, których skutki ujmowane są w kapitale własnym w pozycji „Zysk/strata z lat ubiegłych” (korekta jest odnoszona jako zysk/strata).

Poziom istotności błędu jednostka ustala samodzielnie w przyjętych zasadach w polityce rachunkowości.

Moim zdaniem wykryta nieprawidłowość nie powinna być istotna dla jednostki, ale podkreślam, że to jednostka samodzielnie musi ustalić. Dlatego jednostka powinna obciążać koszty bieżącego roku w następujący sposób:

  • Wn konto 761 „Pozostałe koszty operacyjne” – netto,
  • Wn konto 225 „Rozrachunki z budżetami” – korygowany VAT należny,
  • Ma konto 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” – brutto.
Halina Skiba

Autor: Halina Skiba

specjalista ds. finansowych w jednostce budżetowej, wieloletni praktyk, autor licznych publikacji w zakresie klasyfikacji budżetowej
Nie ma jeszcze komentarzy do tego dokumentu.
Zaloguj się aby dodać komentarz