Pytanie: Spółka z o.o. posiada trzy apteki i prowadzi łącznie ich księgowość w programie Symfonia. W jaki sposób prawidłowo wprowadzić fakturę zakupu leków z hurtowni oraz raport dobowy z kasy fiskalnej? Na jakich kontach należy zaksięgować powyższe operacje? Dodatkowo w jaki sposób można rozgraniczyć przychody oraz koszty poszczególnych aptek przy księgowaniu dokumentów?

Odpowiedź:

Księgowania, o których mowa powinny być identyczne jak w przypadku działalności handlowej polegającej na sprzedaży towarów.

Zakup lekarstw od hurtowni powinien być księgowany jak zakup towarów i materiałów z użyciem konta „Rozliczenie zakupu”. Sprzedaż lekarstw przez apteki jest o charakterze handlowym. Ewidencja wygląda następująco:

FV z hurtowni za lekarstwa:

Wn Rozliczenie zakupu
Ma Zobowiązania z tytułu dostaw i usług

Przyjęcie towaru na magazyn:

Wn Towary
Ma Rozrachunki z tytułu VAT naliczonego
Ma Rozliczenie VAT

Raporty dobowe oraz miesięczne są podstawą księgowania zarówno w ewidencji VAT, KPiR, ewidencji ryczałtu, jak i w pełnej księgowości. Raport z kasy fiskalnej jest księgowany jak obroty n koncie „Kasa”.

Wn Kasa (analitycznie nr apteki)
Ma Należności/Przychody ze sprzedaży
Ma VAT należny

Raporty te w momencie wpisu korygowane są o wartości dotyczące zwrotów towarów. Księgowania dokonuje się jeden raz dziennie po dokonaniu sprzedaży, nie później niż przed rozpoczęciem sprzedaży w dniu następnym. Możliwe jest również księgowanie na podstawie miesięcznego zestawienia dobowych raportów kasowych.

Zestawienie miesięczne powinno zawierać:

numer kolejny wpisu,
numer unikatowy pamięci fiskalnej kasy,
numery i daty raportów dobowych,
wynikającą z raportów łączną kwotę należności pomniejszoną o łączną kwotę podatku i skorygowaną o wartości dotyczące zwrotów towarów.

W pełnej księgowości zadekretowane raporty kasowe stanowią dowód uzyskania przychodu i księgowane są zgodnie z przyjętą przez przedsiębiorstwo polityką rachunkową jednostki.

Natomiast metoda rozchodu towarów także powinna być sprecyzowana w polityce rachunkowości. Zgodnie bowiem z art. 34 ust. 4 uor w przypadku gdy ceny nabycia albo zakupu, albo koszty wytworzenia jednakowych albo uznanych za jednakowe, ze względu na podobieństwo ich rodzaju i przeznaczenie, są różne, wartość stanu końcowego rzeczowych składników aktywów obrotowych wycenia się w zależności od przyjętej przez jednostkę metody ustalania wartości ich rozchodu, w tym zużycia, sprzedaży:

według cen przeciętnych, to jest ustalonych w wysokości średniej ważonej cen (kosztów) danego składnika aktywów,
przyjmując, że rozchód składnika aktywów wycenia się kolejno po cenach (kosztach) tych składników aktywów, które jednostka najwcześniej nabyła (wytworzyła),
przyjmując, że rozchód składników aktywów wycenia się kolejno po cenach (kosztach) tych składników aktywów, które jednostka najpóźniej nabyła (wytworzyła),
w drodze szczegółowej identyfikacji rzeczywistych cen (kosztów) tych składników aktywów, które dotyczą ściśle określonych przedsięwzięć, niezależnie od daty ich zakupu lub wytworzenia.

Wszelkie operacje, nazwy i numery kont powinny znaleźć odzwierciedlenie w polityce rachunkowości jednostki. Zgodnie bowiem z art. 4 ust. 1 uor, jednostki obowiązane są stosować przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, rzetelnie i jasno przedstawiając sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy. Zdarzenia, w tym operacje gospodarcze, ujmuje się w księgach rachunkowych i wykazuje w sprawozdaniu finansowym zgodnie z ich treścią ekonomiczną – art. 4 ust. 2 uor.

Przyjęte zasady (politykę) rachunkowości należy stosować w sposób ciągły, dokonując w kolejnych latach obrotowych jednakowego grupowania operacji gospodarczych, wyceny aktywów i pasywów, w tym także dokonywania odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych, ustalania wyniku finansowego i sporządzania sprawozdań finansowych tak, aby za kolejne lata informacje z nich wynikające były porównywalne – art. 5 ust. 1 uor.

Odnośnie rozgraniczenia przychodów oraz kosztów poszczególnych aptek przy księgowaniu dokumentów proponuję odpowiednio oznaczać numery kont w zakładowym planie kont. Przykładowo dla apteki A:

700 01 xxxx – przychody z e sprzedaży apteki A;
701 01 xxxx – koszt własny sprzedanych towarów apteka A;
400 01 xxx – amortyzacja apteki A;

Dla apteki B:

700 02 xxxx – przychody z e sprzedaży apteki A;
701 02 xxxx – koszt własny sprzedanych towarów apteka A;
400 02 xxx – amortyzacja apteki A;

Oczywiście nazewnictwo oraz numery aptek leżą w Państwa gestii i powinny znaleźć odzwierciedlenie w polityce rachunkowości.

Dla celów podatku VAT podstawą księgowania w ewidencji VAT może być raport dobowy. Obowiązek podatkowy powstaje w dacie wydania towaru lub wykonania usługi – art. 19 ust. 1 VAT. Wydanie paragonu będzie podstawą stwierdzenia, że towar wydano, a usługę zrealizowano.