Sposób tworzenia rezerw powinien wynikać z przyjętej przez spółkę polityki rachunkowości

Przypomnijmy, że zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 21 uor przez rezerwy rozumiemy zobowiązania, których termin wymagalności lub kwota nie są pewne. Tworzenie rezerw wynika z zasady ostrożności i prowadzi do tego, że sprawozdanie finansowe rzetelnie i jasno przedstawia sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy jednostki.

Sposób tworzenia rezerw powinien wynikać z przyjętej przez spółkę polityki rachunkowości. Przyjęte zasady rachunkowości powinny być stosowane w sposób ciągły oraz okresowo weryfikowane wraz ze zmieniającą się rzeczywistością. Zastosowanie przez jednostkę odpowiednich zasad ma duże znaczenie, ponieważ decydują one o rozwiązaniach, które spółka będzie stosowała w swoich księgach rachunkowych, oraz o zawartości sporządzanych sprawozdań finansowych.

Pamiętajmy, że w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Dla zapewnienia współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów do aktywów lub pasywów danego okresu sprawozdawczego zaliczane będą koszty lub przychody dotyczące przyszłych okresów oraz przypadające na ten okres sprawozdawczy koszty, które jeszcze nie zostały poniesione – (art. 6 ust. 2 uor).

Na podstawie art. 39 ust. 2 uor jednostki dokonują biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów w wysokości prawdopodobnych zobowiązań przypadających na bieżący okres sprawozdawczy, wynikających w szczególności:

1. ze świadczeń wykonanych na rzecz jednostki przez kontrahentów jednostki, a kwotę zobowiązania można oszacować w sposób wiarygodny,
2. z obowiązku wykonania, związanych z bieżącą działalnością, przyszłych świadczeń na rzecz pracowników, w tym świadczeń emerytalnych, a także przyszłych świadczeń wobec nieznanych osób, których kwotę można oszacować w sposób wiarygodny, mimo że data powstania zobowiązania nie jest jeszcze znana, w tym z tytułu napraw gwarancyjnych i rękojmi za sprzedane produkty długotrwałego użytku.

Zobowiązania ujęte jako bierne rozliczenia międzyokresowe i zasady ustalania ich wysokości powinny wynikać z uznanych zwyczajów handlowych. Zobowiązania, o których mowa w ust. 2 pkt 2, wykazuje się w bilansie jako rezerwy na zobowiązania.

Odpisy czynnych i biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów mogą następować stosownie do upływu czasu lub wielkości świadczeń. Czas i sposób rozliczenia powinien być uzasadniony charakterem rozliczanych kosztów, z zachowaniem zasady ostrożności (art. 39 ust. 3 uor).

W ustawie o rachunkowości znajduje się zapis, zgodnie z którym rezerwy należy oszacować w sposób wiarygodny (art. 28 ust. 1 pkt 9 uor). Zapis ten pozostawia wiele wątpliwości, ponieważ tematyka rezerw nie została uregulowana w taki sposób, aby jednostki mogły na podstawie zapisów ustawy rozwiązać pojawiające się problemy. Dlatego w razie braku odpowiednich uregulowań w ustawie oraz Krajowych Standardach Rachunkowości jednostki mogą stosować w przypadku rezerw przepisy MSR nr 37.

Zgodnie z MSR za najbardziej właściwy szacunek uznaje się kwotę, jaką jednostka musiałaby zapłacić, aby wypełnić obowiązek na dzień bilansowy. Szacunek ten jest sporządzany na podstawie osądu kierownictwa jednostki, opartego na jego dotychczasowych doświadczeniach związanych z podobnymi operacjami gospodarczymi, oraz na podstawie raportów niezależnych ekspertów, np. rzeczoznawców majątkowych.

Zatem jeżeli faktura, której nie wystawiono Pani dotyczy zamykanego miesiąca, to należy zaksięgować w koszty rodzajowe rezerwę na fakturę. W następnym miesiącu, kiedy otrzyma Pani już oryginał dokumentu, należy rezerwę wykorzystać lub rozwiązać z jednoczesnym zaksięgowaniem ponownie kosztu z faktury. Obie metody nie mają wpływu na wynik (są neutralne).

Należy jednak pamiętać, że zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 27 ustawy o CIT nie są kosztem uzyskania przychodów rezerwy utworzone zgodnie z ustawą o rachunkowości, inne niż określone w niniejszej ustawie jako taki koszt.