Koszty firmowe opłacone z prywatnego konta. Sprawdź, jak ująć w księgach rachunkowych i PKPiR

Katarzyna Trzpioła

Autor: Katarzyna Trzpioła

Dodano: 19 czerwca 2018
Pytanie:  Właściciel firmy zapłacił z prywatnych środków za faktury zakupu samochodów, do dostawcy. Nadmieniam, iż ze względu na braki finansowe firmy, środki te nie zostaną zwrócone właścicielowi. Proszę o radę, w jaki sposób mam to zdarzenie ująć w księgach rachunkowych.
Odpowiedź: 

Poniżej przedstawię ujęcie tego zdarzenia zarówno w księgach rachunkowych, jak i w PKPiR.

Ujęcie w księgach rachunkowych

W księgach rachunkowych rozrachunki z właścicielami, wspólnikami prowadzi się na koncie „Pozostałe rozrachunki – w analityce: Rozrachunki z właścicielami, Rozrachunki ze wspólnikami i ich imienne konta. Na koncie tym ujmuje się wszelkie płatności dokonywane przez te osoby, dotyczące wydatków związanych z prowadzoną działalnością, zarówno bezgotówkowe, jak i gotówkowe, w tym również prywatną kartą kredytową.

Gdy właściciel firmy, tak jak w sytuacji opisanej w pytaniu, płaci prywatnymi pieniędzmi za firmowe zakupy, konto rozrachunkowe z dostawcą nie powinno wykazywać salda. Saldo będzie figurowało po stronie Ma na koncie „Pozostałe rozrachunki - Rozrachunki z właścicielem – jako zobowiązanie wobec niego. Z kolei koszty wynikające z faktur, które zostały zapłacone przez z prywatnych środków pieniężnych, powinny zostać zaksięgowane na zasadach ogólnych, tj. tak jak inne koszty związane z funkcjonowaniem jednostki.

Zapisy związane na przykład z zakupem samochodów opłaconych z prywatnych pieniędzy mogą przebiegać w ewidencji księgowej w następujący sposób:

  • Wn Rozliczenie zakupu - wartość netto faktury

  • Wn VAT naliczony i jego rozliczenie VAT naliczony podlegający odliczeniu

  • Ma Pozostałe rozrachunki - wartość brutto zobowiązania

Następnie przyjęcie aut do użytkowania:

  • Wn Środki trwałe

  • Ma Rozliczenie zakupu

W sytuacji, gdy właściciel płaci za firmowe zakupy, bez względu na ich wartość, należy rozważyć czy będą wydatki te mu zwrócone. Jeśli tak, to pozostają one do tego czasu na koncie Pozostałe rozrachunki. Jeśli natomiast nie będzie zwrotu to należy to potraktować, jako trwałe zwiększenie wkładu właściciela i przeksięgować tę kwotę na kapitał podstawowy zapisem:

  • Wn Pozostałe rozrachunki

  • Ma Kapitał podstawowy (kapitał właściciela)

Ujęcie w PKPIR

W podatkowej księdze przychodów i rozchodów prowadzonej zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U z 2017 r poz. 728 ze zm.) nie ujmuje się płatności. Nie ma, więc znaczenia czy wydatek został zapłacony z konta firmowego czy prywatnego właściciela. Rozpatrywane jest tylko czy ma związek z działalnością gospodarczą, o którym mowa w art. 22 ust.1 ustawy o PIT. Jeśli tak to na podstawie faktury ujmuje się nakład we właściwej kolumnie PKPIR. W przypadku nabycia samochodu, który może być środkiem trwałym właściciel musi podjąć decyzję czy będzie to auto wpisane do firmy, jako środek trwały czy będzie przede wszystkim służyło potrzebom osobistym i tylko na zasadzie rozliczania kilometrówki będą ujmowane jego koszty w firmie. Taka decyzja jest kluczowa dla sposobu ujęcia tego auta.

Obowiązek prowadzenia ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych przez podatników rozliczających podatek dochodowy na podstawie księgi podatkowej wynika z § 4 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia. W przepisie tym jednak nie wskazano sposobu jej prowadzenia, lecz odesłano w tym zakresie do art. 22n ust. 2-6 ustawy o PIT.

Minimalny zakres danych, jakie powinny znaleźć się w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, został unormowany w art. 22n ust. 2 ustawy. Podatnik może uzupełnić ewidencję o dodatkowe dane, które spełniają jego indywidualne potrzeby, np. o tabelę amortyzacyjną. Zapisów dotyczących środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych dokonuje się w ewidencji najpóźniej w miesiącu przekazania ich do używania. Stanowi o tym art. 22n ust. 4 ustawy. Późniejszy termin wprowadzenia środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych do ewidencji uznaje się za ich ujawnienie. Wówczas odpisów amortyzacyjnych dokonuje się począwszy od miesiąca następującego po miesiącu, w którym te składniki majątku zostały wprowadzone do ewidencji (por. art. 22h ust. 1 pkt 4 ustawy).

Odpisy amortyzacyjne dokonywane od wartości początkowej środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych wpisuje się do księgi podatkowej w kolumnie 13 "Pozostałe wydatki". W razie braku omawianej ewidencji dokonywane odpisy amortyzacyjne nie mogą być uznane za koszty uzyskania przychodów.

PRZYKŁAD

Właściciel zakupił auto za 50.000 zł, opłacił zakup z własnych środków i podjął decyzje, iż samochód będzie wpisany do ewidencji środków trwałych w dniu 30 maja 2018 r. W 5 czerwca 2018 r. zakupiono paliwo za 500+115 VAT (podlega odliczeniu w 50%), a na koniec miesiąca naliczono amortyzację 50.000*0,2/12= 833,33 zł.

W PKPIR będzie ujęta faktura za zakup paliwa (wraz z połową podatku VAT) oraz odpis amortyzacyjny za czerwiec 2018 r.

 

Lp.

Data zdarzenia gospodarczego

Numer dokumentu księgowego

Kontrahent

Opis zdarzenia gospodarczego

wydatki

Imię i nazwisko (firma)

Adres

Pozostałe wydatki

Razem wydatki (12 + 13 +14)

 

1

2

3

4

5

6

13

14

15

       

1

5-06-2018

16/2/2018aC

ABD SA

ul. Kryńska 22 Warszawa

paliwo do WK 12345

500,00 zł

500,00 zł

 

2

5-06-2018

16/2/2018aC

ABD SA

u. Kryńska 22 Warszawa

VAT paliwo WK 12345

57,50 zł

57,50 zł

50%

125

30-06-2018

DW 5/06/2018

POLE PUSTE

 

amortyzacja WK 12345

833,33 zł

833,33 zł

 

Jeśli auto nie jest wprowadzone do ewidencji środków trwałych, a dla potrzeb działalności gospodarczej podatnicy ponoszą wydatki z tytułu używania samochodu osobowego, to wydatki te mogą być uznane za koszty podatkowe tylko w części nieprzekraczającej kwoty wynikającej z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o PIT. Wyliczenie tego limitu wymaga ustalenia faktycznego przebiegu samochodu. Dokonuje się tego na podstawie prowadzonej ewidencji przebiegu pojazdu, która powinna zawierać co najmniej dane wymienione w art. 23 ust. 7 ustawy o PIT. W razie braku takiej ewidencji omawiane wydatki nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.

Ewidencja powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

PRZYKŁAD

Właściciel zakupił auto za 50.000 zł, opłacił zakup z własnych środków i podjął decyzje, iż samochód nie będzie wpisany do ewidencji środków trwałych w dniu 30 maja 2018 r. w czerwcu poniósł koszty paliwa w wysokości 500 zł + 115 VAT a z ewidencji przebiegu pojazdy wynika, iż na potrzeby firmy przejechano 400 km. Ujęcie w ewidencjach będzie tak, jak poniżej.

Nr

Data wyjazdu

Opis

trasy wyjazdu (skąd - dokąd)

Cel

wyjazdu

Liczba faktycznie przejechanych kilometrów

Stawka za 1km przebiegu

Wartość (kol. 5 x kol. 6)

Podpis

pracodawcy

zł gr

zł gr

1

2

3

4

5

6

7

8

1

05.06.2018

Warszawa ul. Klonowa 5 - Grodzisk Miła 8 - Warszawa ul. Klonowa 5

nadzór nad budową PL125

160

0,8358

133,73

 
 

2

12.06.2018

Warszawa ul. Klonowa 5 - Sochaczew ul. Gdańska 12 - Warszawa ul. Klonowa 5

nadzór nad budową PL1

240

0,8358

200,59

 
 
 

W PKPiR ujęta będzie faktura, ale tylko do wysokości 400*0,8358= 334,32 oraz podatek VAT z całej faktury, ale tylko w wysokości, 50% ponieważ nie jest prowadzona ewidencja przebiegu pojazdu na potrzeby podatku VAT.

Lp.

Data zdarzenia gospodarczego

Numer dokumentu księgowego

Kontrahent

Opis zdarzenia gospodarczego

Wydatki (koszty)

Imię i nazwisko (firma)

Adres

Pozostałe wydatki

Razem wydatki (12 + 13 +14)

 

1

2

3

4

5

6

13

14

15

       
 

5-06-2018

16/2/2018aC

ABD SA

ul. Kryńska 22 Warszawa

paliwo do WK 12345

334,32 zł

334,32 zł

 

2

5-06-2018

16/2/2018aC

ABD SA

ul. Kryńska 22 Warszawa

VAT paliwo WK 12345

57,50 zł

57,50 zł

50%

Katarzyna Trzpioła

Autor: Katarzyna Trzpioła

Doktor nauk ekonomicznych w zakresie nauk o zarządzaniu, adiunkt na Wydziale Zarządzania Uniwersytetu Warszawskiego, praktyk, wieloletni szkoleniowiec i dydaktyk, autorka wielu publikacji z zakresu rachunkowości finansowej podatkowej, MSSF i rachunkowości zarządczej. Współpracuje z następującymi redakcjami: Portal FK, Rachunkowości i Podatki dla praktyków, Nowe Standardy Sprawozdawczości.
Słowa kluczowe:
KPiRksięgi rachunkowe
Nie ma jeszcze komentarzy do tego dokumentu.
Zaloguj się aby dodać komentarz
wiper-pixel